オフィス移転のメリット・デメリットを徹底解説｜重要ポイントも紹介

​オフィスの移転には、さまざまなメリットがあります。この記事では、オフィス移転のメリット・デメリットや移転するときの流れ、オフィス移転を成功させるための重要ポイントなどを解説します。オフィスの移転を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

オフィスを移転することは、業務効率化やコスト削減、企業のイメージアップなどのメリットがあり、新規事業の立ち上げや従業員の増加によって移転する会社も少なくありません。

ただし、デメリットもあるため、本格的にオフィスの移転を考えるときはメリット・デメリットの両方を理解する必要があります。

そこでこの記事では、オフィス移転のメリットやデメリットを解説します。

また、スムーズに移転できるように移転の流れや、オフィス移転を成功させるためのポイントも取り上げますので、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転のメリット

オフィスを移転することで、以下のようなメリットがあります。

• 業務の効率化が狙える

• コストを削減できる

• 社員のモチベーションアップにつながる

• 社会的イメージの向上につながる

• 優秀な人材が集まりやすくなる

メリットを把握してから本格的に移転を検討しましょう。

業務の効率化が狙える

オフィス移転でレイアウトを見直すことで、効率的に働ける環境を作れます。他部署との連携がしやすい環境にすれば、連絡を取りやすくなり効率よく業務を進められるようになるでしょう。

また、リフレッシュルームや休憩スペースを設置することで息抜きしやすくなり、メリハリを持って仕事をすることが可能です。オフィスを移転する際は、レイアウトに気を配ることが重要です。

コストを削減できる

オフィスの移転をきっかけに、コストを削減することも可能です。オフィスが複数の拠点・フロアにわかれている場合、集約することで賃料のコストカットにつながります。

賃料の高いエリアから安いエリアへ移転する場合も、月々のコストを下げられるでしょう。オフィス面積を小さくすれば、光熱費も抑えられます。コストの最適化を図りたい場合も、オフィス移転は有効です。

社員のモチベーションアップにつながる

オフィスの移転によって社員のモチベーションを向上させることも可能です。コミュニケーションの取りやすいデスクの配置や広々とした動きやすいレイアウトに変更すれば、社員のモチベーションを向上できます。

また、多くの企業が集まっているオフィス街に移転した場合、従業員のやる気が刺激されてモチベーションアップにつながることも少なくありません。社員のモチベーションが上がれば、事業成長にも導けます。

社会的イメージの向上につながる

洗練されたデザインの新しいオフィスに移転すれば、企業のイメージアップにつながります。古いオフィスよりも新しい清潔なオフィスのほうが良い印象を与えられ、信頼できる会社としてスムーズに商談が進むことも考えられます。

また、アパレル系は青山や六本木、金融系は丸の内や大手町など、業界によってオフィスの立地自体がブランド的な価値を持つケースもあるでしょう。イメージアップを狙うためには、オフィスの移転を検討しましょう。

世界的大企業や​日本企業のおしゃれなオフィスを参考にしたい方は、以下の記事がおすすめです。

「企業のオフィス戦略とは？世界や日本のおしゃれな実例から紹介」

優秀な人材が集まりやすくなる

魅力的なオフィスに移転することで、求人募集をするときに会社のアピールポイントにつながります。たとえば、新しく広いオフィスに移転した場合、働く環境を重要視する求職者から興味を持ってもらえる可能性が上がります。

人手不足が叫ばれるなかで少しでも優秀な人材を確保したい場合は、きれいなオフィスやオシャレなオフィスに移転し、印象を良くすることが重要です。

オフィス移転のデメリット

オフィスの移転にはさまざまなメリットがありながらも、以下のようなデメリットもあります。

• 手間がかかる

• 移転費用がかかる

• 移転に不満を抱く社員が出る可能性がある

デメリットも押さえてからオフィス移転を検討しましょう。

手間がかかる

オフィス移転のデメリットは、作業に手間がかかることです。通常の業務と平行して移転作業を進めるため、一時的に社員に負担がかかります。また、人手が足りない場合、移転作業が滞ってしまいます。

スムーズに移転するには、事前にスケジュールを策定し、移転作業に必要な人材を確保することが大切です。

移転費用がかかる

オフィスの移転には、さまざまな初期費用が必要です。新しいオフィスに移転する際、敷金や礼金、仲介手数料、搬出・搬入費などの支払いがあります。元のオフィスの原状回復工事も必要です。

さらに、新たな備品の購入や不要なものの廃棄費用などもかかります。移転する前には、どれくらいの費用がかかるのか資金計画を立てておきましょう。

サービスオフィス.JPであれば、仲介手数料がかかりません。一般のオフィスよりも、保証金が低く設定されていることも特徴です。また、専門スタッフが条件交渉を代行してくれます。

移転に不満を抱く社員が出る可能性がある

新しいオフィスに移転することを嫌がる社員が出るケースもあります。たとえば、移転先が自宅から遠くなり、通勤時間が長くなる社員は仕事へのモチベーションが下がる可能性があります。

また、オフィス周辺の飲食店の有無がモチベーションの維持に重要なポイントになることもあるため、店舗の少ない場所への移転の場合、不満に感じる社員もいるでしょう。

オフィスを移転する際は、社員の通勤時間や周辺環境などを考慮して場所を決めることが重要です。

オフィスの移転の進め方

オフィスを移転するためには、事前の準備が欠かせません。ここでは、移転の進め方を解説するので、スムーズに移転するためにぜひ参考にしてください。

1年～6ヶ月前

オフィス移転の1年〜6ヶ月前は、以下の準備が必要です。

• 移転の目的・コンセプトを明確にする

• オフィスの移転先を選ぶ

• 移転スケジュールを作成する

移転の目的・コンセプトを明確にする

まずは、移転する目的やコンセプトを考えます。以下の点を明確にすれば、移転先選びに役立ちます。

• 移転する理由

• 今のオフィスの課題

• 移転の予定時期

目的やコンセプトが曖昧な場合、オフィス選びで失敗するリスクがあるため、社内でしっかりと話し合いましょう。

オフィスの役割やコロナ以降に求められるオフィスのあり方を知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

「新しいオフィスのあり方とは！コロナ以後に求められるオフィスの役割」

オフィスの移転先を選ぶ

移転先のオフィスを決めるときは、以下の点を押さえておきましょう。

• 立地

• 周辺環境

• 最寄り駅からの所要時間

• 社員の通勤時間

• 社員の交通費の増減

• 取引先へのアクセスのしやすさ

• 入居にかかるコスト

• 設備

新しいオフィスを探す際は、不動産ポータルサイトの利用や不動産会社への依頼がおすすめです。実績豊富な不動産会社に依頼すれば、希望に合うオフィスを見つけやすいでしょう。

また、すべての希望を満たせるオフィスを見つけることは難しいため、希望条件に優先順位をつけることが重要です。

「サービスオフィス.JP」を利用すれば、複数のサービスオフィスを一度に比較することが可能です。内覧も複数の物件でできるため、納得のいくまでオフィスを比較検討できます。

移転スケジュールを作成する

移転先を決めたら、移転スケジュールを作成します。定められた期日に手続きするものもあり、以下の点に注意してスケジュールを決めましょう。

• オフィス解約通知は退去の6ヶ月前までにおこなう

• インターネット・電話回線の移転手続きや内装工事は工期を考慮し、移転日にオフィスが完成するように依頼する

• 各機関への届出の期日を明確にする

各機関の届出の内容と期日は、以下の表を参考にしてください。

オフィスの移転でおすすめの時期は、以下の記事で詳しく解説しています。

「オフィス移転の時期はいつがベスト？繁忙期やおすすめの時期を解説」

1ヶ月～2ヶ月前

移転の1ヶ月〜2ヶ月前は、以下の3つの作業を進めます。

• 移転先オフィスのレイアウトを作成する

• 取引先への挨拶

• 移転マニュアルを作成し社員へ配布

移転先オフィスのレイアウトを作成する

移転の2ヶ月前には、オフィスの内装や家具のレイアウトを作成し、業者を選定します。買い替えや新規に購入が必要なものがあれば手配しましょう。

オフィスのレイアウトは、部署ごとに必要なスペースを洗い出して配置を決めます。業者とも打ち合わせをしながら、理想のオフィス環境を作りましょう。

取引先への挨拶

挨拶が必要な取引先をリストアップし、挨拶状の手配をします。取引先だけではなく、加入している団体や法律事務所・会計事務所などにも通知しましょう。

ほかにも、以下のような書類や備品などの住所変更も忘れずに手配してください。

• ホームページ

• 社判

• 社員証

• 名刺

• 契約書

• 請求書

• 封筒

• 伝票　など

移転マニュアルを作成し社員へ配布

スムーズに移転できるように、移転マニュアルを作り社員に配ります。移転マニュアルがあれば、移転に関わる必要な作業を社員一人ひとりに認識してもらえます。

移転マニュアルの作成時は、業者に依頼する部分と各自がおこなう部分を明確にすることが大切です。

移転当日

移転当日は、旧オフィスと移転先オフィスの両方に社員を配置し、連絡を取り合いながら作業を進めます。忘れ物がないかやすべての荷物が届いているのかを必ず確認してください。

事前に移転当日の作業内容を確認すれば、スムーズに作業を進められます。オフィス移転の流れを詳しく知りたい方は、以下の記事をぜひご覧ください。

「オフィスの移転で迷わない！基本の流れからコツまで徹底解説」

オフィス移転を成功させるための重要ポイント

オフィスの移転に失敗すると、余計に時間やコストがかかってしまう可能性があります。そこでここでは、オフィスの移転を成功させる秘訣を解説します。

オフィス移転のメリットを社員と共有する

オフィスを移転する前に、移転のメリットを社員に伝えておく必要があります。オフィス移転は一時的に社員に大きな負担をかける場合があるため、メリットを共有し、積極的に協力してもらえるようにしましょう。

移転マニュアルを作成した後、社内説明会を開くことで一度に社員に対して説明することが可能です。

レイアウトは社員の希望をヒアリングして検討

オフィスのレイアウトを決める際は、社員の希望をヒアリングすることが大切です。働きづらいレイアウトにしてしまうと、生産性もモチベーションも落ちてしまうリスクがあります。

また、社員の声を反映させてレイアウトのコンセプトを決めれば、設計者に説明しやすく、使いやすいレイアウトを提案してもらえます。

業者を決める際は複数社から見積もりをとる

移転にかかる費用を抑えるためには、複数社に見積もりを依頼して業者を決定する必要があります。

業者に依頼する引っ越し費用の相場は、社員1人あたり3万円です。社員10人の場合は約30万円、100人だと約300万円もかかります。

複数社からの見積もりを確認して比較することで、相場よりも安い業者を見つけられ、移転費用を節約することが可能です。

補助金・助成金が利用できないか確認する

移転の時期や会社の規模、移転先などの条件が合えば、国や自治体の補助金・助成金を利用できます。オフィス移転に利用できるおもな補助金・助成金は、以下のとおりです。

補助金・助成金をうまく利用すれば、コストを大きく削減できる可能性があります。オフィスの移転を検討する際は、事前に利用できる補助金・助成金がないのか確認しましょう。

まとめ

オフィスを移転すると、業務の効率化やコスト削減、社員のモチベーション向上など、さまざまなメリットを受けられます。社会的イメージの向上につながり、人材が集まりやすくなるため、採用面においてもメリットがあると考えられます。

しかしながら、手間やコストがかかり、社員によっては不満に感じる可能性があります。オフィスの移転は、事前に社員に説明してメリットを共有し、希望を取り入れたレイアウトにすることが重要です。

移転のコストを抑えるためには、複数社から見積もりを取りましょう。見積もりを比較し、相場よりも安い金額に設定している業者に依頼すれば、移転費用を抑えられます。

国や自治体の補助金・助成金もあるため、利用できる補助金・助成金はないのか事前に確認しましょう。