新しいオフィスのあり方とは！コロナ以後に求められるオフィスの役割

新型コロナウイルス感染症によって、大人数が密閉された空間で集まることは許されなくなり、オフィスのあり方は変わりました。この記事では以前とどのようにオフィスが変化したのかを紹介し、そのうえでオフィスの今後についてお伝えします。

新型コロナウイルス感染症によって、世の中は大きな転換を余儀なくされました。大人数が密閉された空間で集まることはよしとされず、マスクを付けて生活を送り、手洗いを徹底する。このような状況でオフィスのあり方も変わってきています。

この記事では、新型コロナウイルス感染症によるオフィスのあり方の変化について紹介していきます。ぜひ参考にしていただき、コロナ対策をしっかりしたうえで、社員が働きやすく仕事の効率も上がるオフィスへと変化させましょう。

オフィスのあり方はコロナが原因で変化

新型コロナウイルス感染症によりリモートワークが増えたことで、それまで業務を行う場所であったオフィスは、必要性が低下してしまいした。一方、オフィスのあり方が変化したことで、社員教育などに問題が生まれています。ここでは、これらについてみていきましょう。

コロナ以前は業務を行う場所としてオフィスが必要

コロナ禍になる前のオフィスは時間や場所、空間を共有するスペースとして必要とされていました。中にはレイアウトやデザインに特色を持たせ、企業ブランドをアピールする企業や、オフィスの設備を充実させて社員のやる気を引き出そうと努力する企業なども見られました。しかし、新型コロナウイルス感染症によって、一定の空間に人が集まるオフィスは、予防の観点から変化が必要とされたのです。

具体的には主な業務はテレワークで行い、必要がある場合のみ出社するという方針が取られるようになりました。これにより、それまであたり前とされていたオフィスに関する概念が通用しなくなったのです。

コロナで従来型のオフィスの必要性が低下

新型コロナウイルス感染症により、テレワークが業務の中心となったことでオフィスの必要性が低下しました。それによって規模を縮小したり、解約したりする企業も増えています。三鬼商事株式会社「オフィスマーケットデータ　東京ビジネス地区／最新市況」では、空室率は6％以上と非常に高いことが分かります。（2022.01月時点）

コロナがいつ収束するのかが不透明なこともあり、一度落ちついたとしても再流行する可能性がある以上、コロナ前の状況に戻れる保証はありません。また、コロナ禍により業績が悪化する企業も出続けることが予想される以上、先行きは不透明です。

オフィスのあり方の変化で新たな問題

オフィスで業務にあたるのではなく、テレワークが主体となったことで以下の問題が生まれました。

• テレワークでの社員教育

• 使わないオフィスのメンテナンス

本来は、オフィスで仕事の教育を行うはずでしたが、テレワークによりネットを介して教えることになり、戸惑う社員が出てきました。教わる新入社員なども、理解しにくいといった問題が生まれています。これによりモチベーションが低下して、退職するケースも発生しています。

さらに、使わないオフィスのメンテナンスをどうするのかという問題が生まれました。基本的に、人がいなくなれば家もオフィスも汚れていくので、維持管理していかなければなりません。しかし、社員で行うのか外部委託するかを検討する必要がありますし、社員で行う場合は掃除のためだけに出社する手間が発生します。

これに関しては、郵便物も同様の問題を抱えており、わざわざ出社して取りに行く作業は無駄です。このようにオフィスのあり方の変化は新しい問題を生んでいるので、どう対処していくのか検討していく必要があります。

コロナ以後でオフィスに求められるあり方

アフターコロナのオフィスでは以下の点が求められます。

• 従業員同士のコミュニケーションの場

• 働く場所の自由度を許容

ここでは、これらについて詳しく解説します。

従業員同士のコミュニケーションの場

テレワークで大きな影響があったのは、社員同士のコミュニケーションがなくなったことです。以前は、職場の仲間や他の部署の社員とも気軽に交流が可能でした。しかしテレワークではちょっとした相談事など、わざわざネットを介して会話しようとは思わないでしょう。むしろ邪魔してしまうのではないかと躊躇することも多いと思います。

ただしコミュニケーションには、価値観の共有やインスピレーションを与える効果があり、これによってチームワークが創出されたり、創造性を養えたりします。したがってアフターコロナにおいては、オフィスをそういった場所として活用していくことが重要になるでしょう。

働く場所の自由度を許容

人によっては、家族がいることで自宅でのテレワークに集中できなかったり、業務の環境が整っていないことで生産性が落ちたりすることがあります。そのような場合は、働く場所の自由度を許容してみるのがおすすめです。具体的には、シェアオフィスなどのフレキシブルオフィスを契約し、仕事に集中できる環境を作ってみてはいかがでしょう。

この方法は、1人からでも低コストの賃料を支払えば利用が可能です。

従来のオフィスのあり方を変えるポイント

従来のオフィス環境を変えたい場合には、以下のポイントに留意しましょう。

• ABW導入に向け社内の制度・環境を見直し

• 感染症対策は最新のガイドラインに沿って実施

• オフィスにコミュニケーションの場を拡充

• オフィスの空きスペースで新しいビジネス

これらについて詳しくお伝えします。

ABW導入に向け社内の制度・環境を見直し

ABW「Activity Based Working（アクティビティベースドワーキング）」とは、働く場所の自由度を許容することで、業務を行う場所をオフィスや在宅のテレワークなど自由に選択できるようにします。これによって業務の余計なコストを削減したり、家事の時間を確保できたりするなど、企業と社員の双方で有効に活用できます。

ただし、ABWを導入していくためには社内の制度・環境の見直しが必要です。以下で一例を挙げてみましょう。

• オフィスの電話対応はどうするのかといった事務作業の見直し

• 外で仕事をするために、ネット環境とセキュリティ対策を行う

また、意思疎通のためにツールを導入する場合には、その検討も必要で使い方も周知しなくてはなりません。

なおABW導入に際して、あると便利な働き方を変えるツールについては、以下を参考にしてください。

あると便利な働き方を変えるツール

以下のツールを活用していくとABW導入の際に役立ちます。

以上を参考にして興味があるものを実際に使ってみましょう。

感染症対策は最新のガイドラインに沿って実施

新型コロナウイルス感染症の対策は、経団連「オフィスにおける新型コロナウイルス感染予防対策ガイドライン」の最新バージョンに沿って実施するのが適切です。こちらの要点を簡単に紹介すると以下のようになります。

• 感染防止のために企業は法令を遵守する

• 体調の悪い社員は休ませたり、病院に行くことをすすめたりする

• 感染予防のために手洗いを徹底し、マスクの着用などに努める

• 休憩スペースなどの共用部分は消毒を徹底する

• 社員に感染予防を周知させ、適切な対応をとるように促す

• 社員の感染が判明した場合には保健所などの指示に従う

あたりまえのことも書かれていますが、細かくルール化されている項目も存在します。、すべてを正しく理解したうえでみなさんのオフィスに適用しましょう。なお、これに加えて企業として何らかの対策や条項を設けて周知し、徹底することも感染対策には有効です。

オフィスにコミュニケーションの場を拡充

テレワークの普及に伴い出社する人が減ったら、レイアウトを変更してコミュニケーションの場を拡充するのが有効です。具体的にはデスクの数を減らし、その分のスペースを確保したうえでソファーやテーブルなどを設置しましょう。そして、お菓子なども用意しておけば、仲間同士で話しやすい環境ができます。

こうすればコミュニケーションしやすくなり、オフィスでリラックスしながらチームワークを高められるでしょう。なお、レイアウトをどのように変更すればよいのかについては以下を参考にしてください。

オフィスレイアウトの変更例

オフィスレイアウトについてはコロナ対策を前提として検討しましょう。デスクを配置する場合でも、ある程度の距離を取れるように計算してください。例えば、デスクを向かい合わせる対向島型のレイアウトを採用している場合は、思い切ってデスクを半分にしてみましょう。

アクリル板の仕切りで、デスクをL字状のブース型レイアウトに変更し、空いたスペースにテーブルなどを設置してください。こうすれば業務に集中できるエリアと、コミュニケーションができるエリアが生まれます。

また、オフィスの広さに余裕があり、PCの占めるスペースが大きい場合は、ブーメラン型と呼ばれる120度の扇状のデスクでレイアウトを構成するのも面白いです。アクリル板の仕切りがあれば、隣の人とコミュニケーションを取ることもできるでしょう。

オフィスの空きスペースで新しいビジネス

テレワークにより自社オフィスに空きスペースがある場合には、放置しても何の成果も生まないため、何らかの方法でビジネスとして活用しましょう。

中でも一番手っ取り早いのが、他社に貸し出してしまう方法です。1回の使用料をあらかじめ定めておくなど、わかりやすいルールを作成して貸し出せばよいです。

ただし、料金の徴収を行うために人を置くのは手間がかかるので、何らかのアプリやツールで処理できるようにすると、うまくいくでしょう。

​新たな働き方で活用するべき5つのオフィス

新たな働き方を模索する中で、現在のオフィスから移転することを検討しているなら、以下の5つの方式を検討してみましょう。

• 短期で移転するならレンタルオフィス

• 企業の枠を超えるコワーキングスペース

• 新しい営業所としてサテライトオフィス

• 業務の効率化を図るサービスオフィス

• 最低限の機能を確保するバーチャルオフィス

ここではそれぞれの方式について解説します。

短期で移転するならレンタルオフィス

短期で移転する可能性がある場合は、レンタルオフィスがおすすめです。オフィスの設備を複数の事業者と共有しながら利用していく方法で、普通のオフィスよりも賃料が安くなっています。レンタルオフィスは、仕切られたスペースに専用の個別デスクが完備されているので、集中しながら業務が行えます。

また仕切りがあることで、情報を秘匿する必要のある仕事でも許認可が取れることもメリットです。一方で、コワーキングなどの方式と比較すると、レンタルオフィスは個別デスクの分だけ、相対的に賃料が高いというデメリットがあります。会議室などを共有することに抵抗がない企業や、他の方式で許認可が取れない場合にレンタルオフィスは向いています。

企業の枠を超えるコワーキングスペース

コワーキングスペースは、共有して仕事をするという意味をもち、レンタルオフィスと同じようにオフィスを共有します。ただし個別デスクがなくフリーアドレスのオフィスです。基本的には1人で利用することに向いており、月額制か1日あたりで費用を支払います。したがって、手軽にオフィスを利用できることが特徴です。

また、コワーキングスペースは他の事業者とコミュニケーションを取れるため、人脈づくりや一緒に仕事をすることができます。ただし、フリーアドレスのオフィスは他の人と距離が近すぎるため、セキュリティ面で問題があることはデメリットです。したがって、これから起業する人やスタートアップ企業に向いているでしょう。

新しい営業所としてサテライトオフィス

サテライトオフィスとは、本社とは別のオフィスで業務にあたる方式です。多くの場合は郊外や地方に会社がオフィスを設け、そこに通勤して仕事をします。在宅では集中できない場合に、都会よりも静かなところで集中して業務にあたれることが最大のメリットです。

ただし、オフィスの場所が固定されていることで通いづらかったり、業種によっては向いていないというデメリットがあります。企業として別のオフィスを確保したい場合に、業務ができる設備が用意できるのであれば一考の価値はあるでしょう。

業務の効率化を図るサービスオフィス

事務作業などを効率化したい場合には、サービスオフィスがおすすめです。レンタルオフィスと同じく仕切られた区域を貸切る方式ですが、相違点として、コンシェルジュサービスという有料オプションがあります。事務作業や秘書業務を依頼できるため、社員数が少なく人材が少ないケースなどでは有効に使えるでしょう。また、他にも人材交流や事業のサポートをしてくれるサービスオフィスもあります。

ただし、コストがかかってしまう点と、この種のサービスオフィスは内装が変更できないという欠点があります。コストが多少増しても、業務を効率化したいのであればおすすめです。

最低限の機能を確保するバーチャルオフィス

バーチャルオフィスは仮想的なオフィスを意味し、住所のみを事業に活用する方式です。郵便物やFAXなどは転送してもらい、会議室を利用したければそのたびに借ります。リモートワークが主体の場合に、現実のオフィスを持たなくても事業ができるため、賃料コストを抑えられるなどのメリットがあります。

ただし、取得した住所がかつて悪用されていたことで風評被害を受けるかもしれません。また弁護士などの情報を秘匿する必要のある仕事は、許認可が下りないこともデメリットです。。あらかじめ問題のない住所であることを確認したうえで、現実のオフィスをほとんど利用しない場合は検討してみるとよいでしょう。

オフィスのあり方を変える注意点

オフィスを見直す場合には以下の点に注意が必要です。

• オフィスの移転にはコスト以外にもデメリット

• フレキシブルオフィスは複数を比較しないと損

これらを理解したうえで行動に移しましょう。

オフィスの移転にはコスト以外にもデメリット

オフィスを移転すると、それまでと環境が変わることで社員にプラスに働くこともありますが、一方でモチベーションが低下する可能性もあります。移転先の周辺環境が悪くなり、食事ができる場所が極端に減ったり、通勤時間が悪化したりすることによって引き起こされます。

これらの問題は、どうしようもない場合もあります。ただし事業者としてその可能性が考えられるときには、移転先を再検討したり、移転によってマイナスな影響を受ける社員には、個別で補償したりするなどのケアをするとよいでしょう。

フレキシブルオフィスは複数を比較しないと損

レンタルオフィスなどの総称であるフレキシブルオフィスを利用する場合には、複数を比較しなければ損をします。同じ立地や広さのオフィスであっても、価格が異なることがよくあるからです。複数を比較する方法として、一括で比較してくれるサービスなどを利用することをおすすめします。

最近では、ネットから簡単にアクセスできるフォームを用意している不動産会社もあるので、気軽に利用してみましょう。

まとめ

新型コロナウイルス感染症によって、以前のような業務の中心であったオフィスが戻ってくるのかは不透明です。今後を見据えていくのであれば、コミュニケーションの場として活用するなど、新しいオフィスのあり方を模索していくことが必要です。

その際にはオフィスを移転する必要が出てくるかもしれませんが、いまはさまざま形式のオフィスがあるので、あなたの会社に適したオフィスを見つけましょう。コロナに負けずに従業員が働きやすく、効率や生産性も上がるオフィスづくりをぜひ実現してください。