オフィス移転の時期はいつがベスト？繁忙期やおすすめの時期を解説

オフィス移転には適した時期がありますが、引越し業者の繁忙期のように向いていない時期もあります。この記事では、オフィス移転の時期はいつがベストなのか、移転の繁忙期や適した時期について紹介するので、オフィスを移転する際の参考にしてください。

オフィス移転の時期はいつ頃がよいのか、向かない時期はあるのかなど、オフィスの移転に関する時期について悩んでいませんか。

オフィス移転には、引越し業者の繁忙期以外など、いくつか適した時期があります。また、移転に向いていない時期も複数あるため、移転を検討している場合は、適した時期について事前に把握しておきましょう。

この記事では、オフィス移転の時期はいつがベストなのか詳しく紹介します。本記事を読むことで、繁忙期や移転に適した時期が分かり、移転に失敗するリスクを減らせるでしょう。ぜひ最後までご覧ください。

オフィス移転を検討すべきタイミング

オフィスの移転は、以下のようなタイミングで検討しましょう。

• オフィスの更新時期の1年前

• 社員の増減があったとき

• オフィスの老朽化が気になり始めたとき

ここでは、各タイミングの詳細を紹介します。

​オフィスの更新時期の1年前

オフィスの更新時期の1年前は、移転を検討すべきタイミングです。一般的にオフィスの賃貸契約は2年更新ですが、解除するためには解約予告期間があり、すぐには移転できません。

また解約予告は、解約希望日の6ヶ月前までに行うことが一般的です。そのため、余裕をもって更新まで残り1年のタイミングで移転を検討しましょう。

個人の引越しではなく、オフィスのような大規模な移転は、余裕をもってスケジュールを決めることが重要です。

社員の増減があったとき

社員数が増えたり減ったりした場合も、オフィス移転を検討するタイミングです。なぜなら、オフィスが狭すぎたり広すぎたりするリスクがあるためです。

オフィスの面積が狭い場合は仕事スペースが窮屈になり、社員がストレスを感じやすくなります。逆に広すぎると使っていないスペースができてしまい、賃貸の無駄な出費が増えてしまうでしょう。

特に社員数が10％以上増減しているケースにおいては、注意が必要です。

オフィスの老朽化が気になり始めたとき

老朽化したオフィスが気になる場合も、移転を検討すべきタイミングといえるでしょう。地震などの災害が起こった際に、安全性に問題が出るためです。

特に昭和56年以前に建てられた建物は、古い耐震基準に沿っている可能性があるため、注意が必要です。社員の安全を守るために、オフィスの老朽化が気になり始めた際は、移転を検討しましょう。

オフィスを移転するメリット

オフィス移転には、以下のようなメリットがあります。

• コスト削減になる

• 社員のモチベーションアップにつながる

• 就職希望者が増える

ここでは、各メリットの詳細を見ていきましょう。

コスト削減になる

オフィスを移転することで、コストの削減につながります。例えば、以下のような費用を抑えることが可能です。

• 賃料

• 光熱費

• インフラ関連

• 交通費

オフィスの面積が狭くなったり、都心ではないエリアに場所を変えたりすることで、毎月の賃料を抑えられる可能性があります。

またオフィスを小さくすれば、仕事に必要なインフラ設備の費用や毎月の光熱費も削減できるでしょう。

さらにオフィスの立地を考慮することで、社員が通いやすくなり交通費も抑えられます。こうしたさまざまなコストを削減できることは、オフィス移転の大きなメリットです。

社員のモチベーションアップにつながる

オフィスを移転することで、社員のモチベーションがアップするメリットもあります。新しくてきれいなオフィスや内装がおしゃれなオフィス、眺望の良いオフィスなどは、社員の満足度をアップさせ、仕事に対するモチベーションも上げられる可能性があります。

また、働きやすい環境が整ったオフィスならば、社員の定着率もアップできるでしょう。

就職希望者が増える

オフィス移転によって、就職希望者が増えやすくなるメリットもあります。例えば、会社のビルにカフェが入っていたり、フロアが広くて開放的だったりする場合は、会社のイメージが良くなり、働きたいと感じる人は多いでしょう。

就職希望者は働く環境もチェックしているため「清潔感がない」「居心地が悪そう」「設備を含めて女性のことを考えていない」といった場合は、会社に対して悪いイメージを持ちます。

優秀な人材を確保したい場合は、企業イメージが良くなるようなオフィスに移転することを検討しましょう。

オフィス移転が多い時期

オフィス移転の多い時期は、以下のようにある程度決まっています。

• 最も多いのが1月から3月

• 年末忙しくなる前の9月から12月

• 新体制が落ち着いた頃の5月

ここからは、オフィス移転が多い時期とその理由について見ていきましょう。

最も多いのが1月から3月

オフィスの移転が最も多い時期は、1月から3月です。なぜなら、これらの時期は会社の決算時期と重なるためです。決算前に経費を消化し、節税を目指す会社は少なくありません。

実際、1年間の移転のうち、35％ほどがこの時期に行われています。タイムスケジュールは、前年3月の決算終了後に移転計画を立て、1年かけて動き翌年3月に移転を始めることが一般的です。

また3月は新年度という区切りだからこそ、移転を考える企業もあります。

年末忙しくなる前の9月から12月

9月から12月も、オフィスの移転が多い時期です。10月や12月に決算を行う会社もあるため、繁忙期となります。

また忙しくなる年末前に、移転を進めようと考える会社もあります。決算時期と重なる場合は、オフィスの移転が多くなると認識しておきましょう。

新体制が落ち着いた頃の5月

決算時期周辺以外では、5月もオフィスの移転が多い時期です。5月に移転が多い理由は以下の通りです。

• 4月に新体制への移行が行われ、人事的に落ち着く

• 新入社員の研修が終わり、新入社員が増える部署がある

• ゴールデンウィークがあり、休日を使って移転しやすい

5月に移転を終えたい場合は、前年の11月頃から動きはじめることが一般的です。

オフィスの移転におすすめの時期

オフィスの移転は、以下の時期に進めることをおすすめします。

• 引越し閑散期の6月から8月

• 節税したい場合は1月から3月

• 忙しい場合は5月または9月

ここでは、オフィスの移転におすすめの時期と、なぜおすすめなのかもあわせて紹介します。

引越し閑散期の6月から8月

オフィス移転におすすめの時期は、6月から8月です。これらの時期は年末や年度末とは異なり、引越しする人や会社が少なく移転の閑散期になるためです。

引越しの閑散期となれば、新しい物件を見つけやすいだけではなく、移転費用も抑えられる可能性があります。引越しの繁忙期を避けることで、さまざまな恩恵を受けられるでしょう。

節税したい場合は1月から3月

繁忙期となる1月から3月であっても、節税したいケースにおいてはおすすめの移転時期です。決算時期にあわせて経費を使えば、節税できるためです。また経費となる移転費用は、以下のようにたくさんあります。

• 引越し代

• 償却

• 内装費用

• 火災保険料

• 仲介手数料

• 移転登記費用

• 家具購入

• ビジネスホン移設工事

• 名刺・封筒印刷

• パソコン追加購入

• 印鑑　など

しっかり節税したい場合は、経費となる移転費用を把握しておきましょう。

忙しい場合は5月または9月

普段の業務が多忙であり、移転したくてもできない場合は、5月もしくは9月もおすすめです。これらの時期には大型連休があり、休みの日を使って移転を進められるためです。

5月にはゴールデンウィーク、9月にはシルバーウィークがあります。年によっては多くの祝日が重なり、例年以上に長期休暇になります。忙しい場合は、5月または9月に移転することも検討してみましょう。

オフィスの移転に向かない時期

以下のようにオフィスの移転に不向きな時期もあります。

• 最も避けるべきなのは12月

• 個人の引越し繁忙期と重なる3月から4月

オフィスの移転に向かない時期も把握して、スムーズに移転できるようにしましょう。

最も避けるべきなのは12月

オフィスの移転に最も向かない時期は12月です。12月は年末年始休暇があり、あらゆる業者の手配が難しくなります。

また年末は通常業務だけではなく、会社によっては忘年会などの行事もあるため、他の月と比較しても忙しい時期です。

多忙な状況でオフィスを移転することにメリットはないため、12月は避けるようにしましょう。

個人の引越し繁忙期と重なる3月から4月

3月から4月も、オフィスの移転に向かない時期です。これらの時期は、個人も含めた引越しシーズンであり、業者は繁忙期となります。

また、繁忙期だからこそ業者は引越し代を上げるため、他の時期よりも、出費が増えるデメリットもあります。

繁忙期に依頼する場合は、通常よりも引越し費用が1.1～2倍程度までアップする可能性があるため、注意が必要です。できるだけコストをかけたくない場合は、引越し業者の繁忙期を避けるようにしましょう。

オフィスの移転準備を始める時期

オフィスの移転準備の目安時期は以下の通りです。

• 新オフィスの物件探しは6ヶ月前

• 旧オフィスの原状回復工事発注は3ヶ月前

• 新オフィスのレイアウトは4ヶ月前までに決める

スムーズに移転できるように、準備を始める時期も把握しておきましょう。

新オフィスの物件探しは6ヶ月前

新しいオフィスを探す時期は、6ヶ月前が目安です。実際に契約するのは3ヶ月前までですが、すぐに物件が見つかるわけではないため、余裕をもって6ヶ月前から動いておきましょう。

また新オフィスを選ぶ際は、費用面と環境面をチェックすることをおすすめします。費用は賃料や共益費、更新料だけではなく、権利金や保証金も確認し、会社の財務状況や資金的に問題ないのか、照らし合わせましょう。

新しいオフィスの環境面をチェックするポイントは、以下の通りです。

• 社員のワークスペースが確保できる面積の広さになっているか

• 最寄りの交通機関は、社員の通勤時間や取引先へのアクセスに影響があるか

• 役所や銀行、飲食店の有無など、会社にとって利便性の高い周辺環境になっているか

• 駐車場はあるのか、駐車料金はどれぐらいなのか

• 新オフィスのビルの使用可能時間は、何時から何時までなのか

移転先の物件を探す際は、自社の状況と費用面・環境面を確認しましょう。

旧オフィスの原状回復工事発注は3ヶ月前

これまでに使ったオフィスの原状回復工事は、3ヶ月前に発注します。借主が賃貸物件を退去するときに、原状回復が義務付けられているためです。賃貸オフィスの原状回復では、以下のような作業が必要です。

• デスクやソファなどの備品撤去

• カーペットの張り替え

• 壁紙・クロスの張り替え

• 天井ボードの張り替え

• 仕切り・パーテーションの撤去

• 電気・電話回線の撤去

• 床下配線の撤去

• 汚れのクリーニング

原状回復義務の範囲は、賃貸借契約書を確認しましょう。なお、原状回復工事に関するスケジュールは、以下の通りです。

• 見積もり依頼：6ヶ月前

• 業者の選定・発注：3ヶ月前

• 工事着工：1ヶ月前

工事期間の目安は2週間〜1ヶ月です。

また、原状回復工事の発注だけではなく、6ヶ月前に旧オフィスの解約予告も忘れないようにしましょう。繁忙期に移転する場合は、なるべく早く手配することをおすすめします。

新オフィスのレイアウトは4ヶ月前までに決める

新オフィスのレイアウトは、移転日の4ヶ月前までに決定しましょう。レイアウトを考える際のポイントは以下の通りです。

• 移転する目的を明確にし、その目的に合ったレイアウトにする

• 社員のモチベーションや生産性を上げるために、社員の声を反映させる

• 必要なスペースを洗い出し、会議室などの配置を決める

• 依頼する業者の実績や施工事例を確認して、業者を決定する

内装工事発注は3ヶ月前までにしておくことで、余裕をもってオフィス移転を進められるでしょう。

​オフィスの移転をする際の注意点

オフィスの移転には、メリットばかりがあるわけではないです。例えば、さまざまな移転費用がかかり、必要以上にコストがかかってしまう可能性があります。

できるだけコストを抑えたい場合は、ちょっとした部分でも節約することを意識しましょう。新しいオフィス家具に買い替えるのではなく、中古の家具を選んだり、家具をリースしたりするだけでも、余計な出費を減らせます。あるいは、備品以外は買い替えずに使い続けることもおすすめです。

また新オフィスに移転し、会社が遠くなってしまう社員がいることもデメリットです。こうしたケースにおいては、リモートワークやフレックス制を導入することで、社員が辞めることを避けられる可能性があるでしょう。柔軟な働き方を実現できる仕組みを整えることは、社員の定着率アップにもつながります。

さらに、移転の準備や手配を通常業務と並行して進めなければならず、会社全体の抱える負担も大きいです。新しいオフィスへの移転を検討する際は、事前にしっかりと計画を立てて、通常業務への影響も最小限に留められるように工夫しましょう。

​オフィス移転を最適な時期に終わらせよう

オフィスの移転をスムーズに進めるためには、余裕をもってスケジュールを決めることが大切です。移転におすすめの時期は、引越し閑散期の6月から8月や忙しい場合は5月や9月などです。年末の12月など、会社が多忙な時期はオフィスの移転には向いていません。

オフィス移転に向いている時期と向かない時期をしっかり把握して、自社にとって最適な時期に最適な形で移転することをおすすめします。

またオフィスの移転にはコストがかかるだけでなく、移転の準備などで会社に大きな負担もかかります。コストを抑えられるところはできるだけ節約し、さまざまな面で負担にならないように工夫していきましょう。