シェアオフィスはどんな人が使う？利用者の「特徴・目的・向き不向き」
abwとは、従業員が業務内容や気分で働き方を選べる自由な働き方です。abwの導入は従業員の満足度向上や心身の健康につながります。優秀な人材を確保したい会社にも向いています。本記事では、abw型オフィスのメリット・デメリットを詳しく解説します。導入方法や導入企業の事例も紹介するので、働き方改革に活かしてください。
働き方改革が進んでいくなかで、abwという新しい働き方に注目が集まっています。abwとは、従業員が業務内容や気分で働き方を選べる自由な働き方です。
abwを導入すると、従業員の満足度の向上や心身の健康につながります。企業イメージをアップして、優秀な人材を確保したい会社にも向いているでしょう。
本記事では、abwを導入したabw型オフィスのメリット・デメリットを詳しく解説します。導入方法や導入企業の事例も紹介するので、企業の働き方改革にぜひ活かしてください。
abwとは、従業員が仕事の内容や気分によって働く場所や時間を選ぶことができる自由な働き方です。abwはActivity Based Workingの略で、仕事内容や作業の効率を重視して、場所や時間にとらわれない働き方という意味を持ちます。
働き方は従業員が自由に決定できるので、オフィスに出勤して働いても、カフェで働いても、出社時間も退勤時間も自由です。もちろんある程度の制限はありますが、作業効率を求めて集中できる環境を選ぶことができます。
もともとabwはオランダ発祥の働き方といわれていますが、最近では日本でも見られるようになりました。abwを導入したオフィスはabw型オフィスとよばれ、働き方改革への効果に期待が寄せられています。
abw型オフィスと混同されやすいのが、フリーアドレスという働き方です。
フリーアドレスとは、オフィス内に決まった座席がなく、従業員が好きな場所で働くことができるワークスタイルのことをいいます。
パーテーションで仕切られた個別の作業スペースや、大型のテーブルを複数人で囲む部屋など、気分に合わせて働く場所を選ぶことができます。この点はabw型オフィスと同じです。
ただし、フリーアドレスで自由に移動できる範囲はオフィス内に限られます。abw型オフィスは、オフィスの内外を問わずどこでも自由に働くことが可能です。感染症対策の面や、非常時のリモートワークにも強いので注目されています。
abw型オフィスの導入には、次の4つのメリットがあります。
生産性の向上
ワークライフバランスが取れる職場の実現
オフィスの維持コストの削減
人材の確保や維持に有利
それぞれのメリットを詳しくみてみましょう。
まず、abwを導入し従業員の作業効率が上がることで、生産性の向上が見込まれます。
abw型オフィスは、各従業員が仕事に集中しやすい環境で働くことに長けています。作業効率がよい環境を作りやすくなり、企業全体としての生産性向上も望めるでしょう。
また、従業員が出勤やオフィスワークのストレスから解放されることで、モチベーションの維持・向上にもつながります。
生産性向上を目的とした働き方改革について解説したこちらの記事も参考にしてください。
「働き方改革で生産性向上を成功させる方法は？5つのポイントを解説」
abwを導入すると時間を有効的に使えるようになり、従業員のワークライフバランスが整うメリットもあります。
abw型オフィスは、オフィス内外を問わずどこでも自由に仕事ができます。自宅や近所のカフェ・ワーキングスペースを仕事場に選ぶと、通勤にかかる時間を削減できるので、プライベートに充てる時間を増やせるでしょう。
時間外労働が多い職場や、介護や育児と仕事を両立したい従業員が多い企業におすすめです。
abwを導入すると、従業員全員分のデスクを用意する必要がなくなります。オフィスのパソコンや空調設備などの稼働率も少なくなるので、オフィスのランニングコストの削減にもつながります。
さらに、オフィスの縮小で賃料を削減できる可能性もあるでしょう。
オフィスでの作業を選ぶ人数が少なくなれば、固定席がある場合と比べてオフィスの面積は狭くても問題ありません。より柔軟性の高いシェアオフィスやサービスオフィスなどを活用してもよいでしょう。
サービスオフィスを探すなら、こちらがおすすめです。
abw型オフィスは、従業員にメリットの大きい制度です。働き方の自由度が高くなり、ワークライフバランスを整えてプライベートの充実も期待できます。
このように従業員の満足度が高まると、会社のイメージアップにつながり、人材が集まりやすくなるメリットがあります。働きやすい環境を求めて、優秀な人材が見つかる可能性もあるでしょう。
また、従業員の他の企業への流出を防ぐこともできます。満足度の向上に努めることで、社内の優秀な人材を維持することにもつながるでしょう。
abw型オフィスは従業員のモチベーションの維持・向上に役立つことがわかりました。しかし、次のようなデメリットもあります。
マネジメント・労務管理の難易度が上がる
導入にコストがかかる
従業員の理解がなければ効果を得にくい
デメリットとそれぞれの詳細と解決策を解説します。
abw型オフィスを導入して従業員が自由に働くと、マネジメントや労務管理が難しくなる点はデメリットです。
特に、自宅などオフィスの外で働く従業員の管理の難易度は高くなります。実際の労働環境を見ることができないので、悩みや法外労働があっても把握が難しいです。
abwの導入で、労働時間の管理や人事評価は既存のやり方では通用しなくなります。勤怠管理システムなどのツールを導入したり、人事評価の基準を新たに設定したりするなど、ルールの見直しで対応しましょう。
abwの導入にはコストがかかります。例えば次のようなコストの発生が考えられます。
社外での業務に使うパソコン等の導入費用
勤怠管理システム・チャットツールなどの費用
社内の環境整備費用
ウイルス・セキュリティ対策費用
社内の制度変更のコスト
オフィスのランニングコストの削減など、abwは長期的にみるとコストの削減につながる制度です。ただし、abwを正しく活用して効果を得るには、ある程度の初期投資が必要になるケースもあります。
abwの導入は目先のメリット・デメリットだけで判断せず、将来的なメリットを考えて慎重に判断しましょう。
abwの導入にはさまざまなメリットがあります。しかし、環境だけ整えても従業員の意識が変わらなければ意味がありません。abwを導入しても従業員の働き方が変わらなかったとなれば、メリットは得られないでしょう。
abwを効果的に導入するには、従業員と共有意識を持つことが必要です。現在の働き方やオフィスの問題点を共有し、明確な目的・目標を持ってabw型オフィスの導入を提案しましょう。
従業員の意見が取り入れられるよう、ヒアリングをおこなうこともおすすめです。abw導入後も意見を取り入れながら、職場環境の改善を続けていきましょう。
では、実際にabw型オフィスを導入する手順を解説します。
オフィスの現状調査
abw型オフィスにする目的を明確にする
会社の制度の見直し
オフィスのレイアウト変更などでabwを実践
各ステップを詳しくみてみましょう。
まずはオフィスや会社の現状を調査し、問題点を洗い出す作業をおこないます。
実際にどのような問題や課題があるのかを把握していないと、従業員の働きやすい環境を作ることはできません。アンケートやヒアリングをおこなうなど、入念な調査が必要です。
経営者側が見た問題点と、従業員の問題点が異なることは多々あります。従業員の意見も聞いて、双方の問題や課題が解決するよう努めることが必要です。
課題が明らかになったら、abw型オフィスにする目的を明確にするフェーズに移ります。
はじめに、浮かび上がった課題がabwの導入で解決できるか検討しましょう。例えば、従業員同士のコミュニケーション不足が課題として挙げられていたら、個人の自由な働き方を推進するabwの導入では、直接的な解決にはならないかもしれません。
abwが向いているのは、次のような特徴を持つ企業です。
営業など外出が多い会社
IT技術の導入に抵抗がない会社
従業員同士でコミュニケーションがよく取れている会社
変化や改革に柔軟な従業員が多い会社
abwは問題解決の手段であってゴールではありません。導入自体が目的にならないようにしましょう。
目的が明確になったら、abwの導入に向けて会社の制度の刷新をおこないましょう。
せっかくabw型オフィスになっても制度が既存のままでは、人事評価や労務管理が適切におこなわれず、従業員の満足度が下がってしまう恐れもあります。例えば次のような制度・ツールの導入がおすすめです。
設定した目標と達成度で評価する目標管理制度の導入
勤怠管理システムやログ管理システムの導入
社内用チャットツールの導入
セキュリティソフトの導入
フレキシブルオフィスの活用
このような制度・ツールの導入で、従業員の自由な働き方にも対応できます。業務内容や解決したい課題に合わせて制度を見直し、適切なツールを導入しましょう。
働き方改革におすすめのITツールを紹介したこちらの記事もおすすめです。
「働き方改革におすすめのITツールは？活用するメリットや注意点を解説」
制度が整ったら、いよいよabwを実践しましょう。オフィスのレイアウト変更などから始めるとよいでしょう。
abw型オフィスでは、従業員の作業内容や気分に合わせて選択できるよう、さまざまな形のワーキングスペースを用意する必要があります。
集中して仕事に取り組める個別ブースや、Webミーティング用の防音スペース、リフレッシュやコミュニケーションに使えるオープンスペースなど、バラエティに富んでいると効果的です。
すぐに導入が難しい場合には、オフィスの一部で既存のパーテーションを取り除き、誰でも自由に使えるオープンスペースを設けるとよいでしょう。
続いて、abwのメリットを活用するためにできる導入のコツを解説します。導入時に意識したいポイントは次の4つです。
事前に費用対効果の検討
長期で従業員の意識改革
専門家のアドバイスを聞く
サービスオフィスを活用
それぞれ詳しく解説します。
abwの導入にはコストがかかります。解決したい課題を考えて、コストに見合う効果が得られるか費用対効果の検討は入念におこないましょう。
特にabw導入にあたってオフィスの引越しを考える場合、コストが大きくなりやすいです。abw型オフィスへの引越しにかかるコストと相場価格は次のとおりです。
コスト | 価格相場 |
賃貸契約費用 | 賃料の約15ヶ月分 |
産業廃棄物の処理費用 | 4tトラック1台あたり10万円ほど |
原状回復費用 | 3～10万円×坪数 |
新オフィスの内装工事費用 | 20～35万円×坪数 |
設備導入費用 | 通信設備工事：5～15万円×坪数 |
オフィス家具導入費用 | 10～30万円×座席数 |
引越し費用 | 2～5万円×社員数 |
この他、テレワークの導入でパソコンの配布が必要になったり、在宅勤務手当を支給したりすることも考えましょう。業者に依頼する部分も見積もりを出すなどして、導入費用は具体的な数字にして費用対効果を考えるとよいです。
こちらの記事では、オフィス移転について詳しく解説しています。
「オフィスの移転で迷わない！基本の流れからコツまで徹底解説」
abw型オフィスの導入を成功させるには、従業員の意識改革も必要です。急に職場環境が変わっても、うまくなじめなかったり利用できなかったりする心配があります。従業員がabwをうまく活用できるよう、長期的に意識改革をおこないましょう。
具体的には以下のような施策がおすすめです。
従業員アンケート
ヒアリング
トップメッセージを発信
社内PRや説明会
イベントの開催
施策は、実行後に結果の分析をおこなうことも大切です。導入して終わりではなく、abw導入後にも意識改革を続けていくようにしましょう。
abwにはデメリットもあります。道具や資料をたくさん使う研究職や機密事項を扱う仕事など、導入に向いていない仕事もあるでしょう。
abwを効果的に導入するには、専門家のアドバイスを聞くこともおすすめです。オフィスの移転や解説をおこなうWEOサービスなど、オフィス改革のコンサルタントに相談するとよいでしょう。
一から自社のみで取り組むよりも、効果的に改革が進められます。
サービスオフィスなどのフレキシブルオフィスの活用もおすすめです。
サービスオフィスとは、オフィスにサービスが付帯したレンタルオフィスのことをいいます。オフィスのセキュリティ・清掃・受付などの業務を委託できるので、人件費やランニングコストを削減できます。また、ビジネスに必要な機器や家具が備わっているので、導入費用もかかりません。
abwを導入すると、常に従業員全員の座席を用意する必要はなくなります。必要に応じてサービスオフィスを利用することで、経費削減につながるでしょう。
比較しながら効率的にサービスオフィスを探すなら、こちらをご覧ください。
フレキシブルオフィスについて詳しくはこちらの記事もおすすめです。
「話題のフレキシブルオフィスとは？メリットや利用の流れを徹底解説」
abwの導入企業の事例
最後に、abwを導入してオフィス改革に成功した企業事例をいくつか紹介します。
人材業のA社では、オフィスを移転してabwの導入に成功しました。
A社では、データを活用して従業員の働きやすい環境を入念に調査することで、改革を成功させています。入館データ・労働時間・曜日や時間帯ごとの在籍率・部屋の利用頻度など、さまざまなデータで従業員の働き方を分析しています。
デスクの空席率や会議室の利用頻度の分析結果を受けて、新オフィスには少人数向けの会議室を新たに追加しました。導入前の現状調査の大切さがわかる事例です。
製品販売・コンサルタント業をおこなうB社では、2018年からabwを導入しています。生産性やコミュニケーションを意識したワークスタイルの導入で、従業員の満足度も向上しました。
新しい制度を始めるだけでは、従業員のパフォーマンスの向上にはつながりません。ヒアリングや課題分析をおこない、企業に適切なワークスタイルを確立することが大切です。
金融業大手のC社では、オフィス移転に伴ってabwを導入しました。老舗企業のため、既成概念にとらわれた働き方が主軸となっていましたが、長期的な意識改革を進めることでワークスタイルの確立に成功しています。
それまで部門で分けられていた仕事には、業務に関連性があり、部門間で連携が必要なものも多くありました。abwの導入で業務統合や従業員間のコミュニケーションを活性化ができ、生産性の向上にも成功しています。
abwは、従業員が働く場所や時間を自由に選べる新しいワークスタイルです。働き方やオフィス改革に有効性があります。オフィス内に限られるフリーアドレスと異なり、テレワークなど感染症対策にも効果がある働き方です。すでに多くの企業で導入されています。
導入のメリットとしては、従業員の働きやすさ向上が挙げられます。モチベーションの維持・向上にもつながるので、人材の確保や維持にも効果的です。ただし、マネジメントが難しいなどのデメリットもあります。導入コストがかかるので、費用対効果を意識して導入を検討する必要があるでしょう。
abwの導入は、社内でヒアリングやアンケートをおこなうなど企業課題が解決できるのか検討して判断しましょう。
サービスオフィスを複数棟、比較検討できます。
気になる物件を選び、条件や設備などの違いを確認してみましょう。一覧表で比較ができる便利な機能です。比較資料としてご利用ください。
