働き方改革におすすめのITツールは？活用するメリットや注意点を解説

​働き方改革に必要なITツールを探していませんか。働き方改革におすすめのITツールはたくさんあり、上手に活用すれば業務の効率化を目指せます。このページでは、働き方改革の基礎知識やおすすめのITツール、働き方改革のIT活用例などを紹介します。

働き方改革にはどんなITツールが必要なのか、自社にあったものを探していませんか。昨今、働き方改革が進められており、そのためにはITツールの導入が欠かせません。

本記事では、働き方改革の基礎知識やおすすめのITツール、働き方改革のIT活用例と、ITを活用する際の注意点などを取り上げます。

本記事を読むことで、働き方改革やおすすめのITツールを把握でき、自社に見合ったものを見つけられるでしょう。ぜひご一読ください。

​働き方改革の基礎知識

まずは、働き方改革の基礎知識を見ていきましょう。働き方改革について詳しく知りたい方は、参考にしてください。

働き方改革とは

働き方改革は、国内で当たり前だった長時間労働を見直すことで、過労死や自殺といった問題を解決する取り組みのことです。また、一億総活躍社会を実現することが目的となっています。

ただし、長時間労働を見直すミッションではあるものの、シンプルに働く時間を抑える取り組みではありません。働き方改革を推進するために、さまざまな企業が以下のような施策を実施しています。

• 育児休暇

• 短時間勤務制度

• テレワーク

• フレックスタイム制度

労働時間を減らすだけでなく、一人一人が活躍できる環境づくりを目指しているのです。さらに働き方改革では、以下のような労働における効率化が議論されています。

• 労働生産性を上げるために効率化を進める

• ITツールなどを活用し、多様性を実現する

• 育児中の女性や高齢者などの労働参加促進

働き方改革は、単純に働く時間を抑える取り組みではないと認識しておきましょう。

いつから始まったのか

「働き方改革関連法」が施行され始めたのは、2019年4月以降です。法の内容とそれぞれの適用時期は以下の通りです。

中小企業では、残業時間の上限規制と同一労働同一賃金は、上記よりも1年後に始まります。また建設業・運送業は、残業時間の上限規制に5年猶予されています。

残業時間の上限規制は、原則として残業時間の上限を、月45時間・年360時間としているものです。同一労働同一賃金は、正社員と非正規雇用との間で、基本給などの待遇において不合理な差がなくなる決まりのことです。

働き方改革関連法が適用されるのは、企業の規模や業種によって異なると認識しておきましょう。

実現に向けて必要な取り組みは

厚生労働省によると、働き方改革を実現するためには以下の7つの取り組みが必要とされています。

• 長時間労働の是正

• 雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保

• 柔軟な働き方がしやすい環境整備

• ダイバーシティの推進

• 賃金引き上げ、労働生産性向上

• 再就職支援、人材育成

• ハラスメント防止策

また、国は職場環境改善の有効な手段として、ITツールの活用を挙げています。ITツールを導入すれば、業務の可視化や管理が可能になり、効率性・生産性を上げられます。

​働き方改革のメリット

働き方改革には、以下のようなさまざまなメリットがあります。

• 生産性が上がる

• ワークライフバランスの促進につながる

• 労働者の不足を解消できる

ここでは、各メリットの詳細を見ていきましょう。

生産性が上がる

働き方改革によって、業務の生産性を上げられます。ITツールを導入すれば、業務の見直しや整理を行うことができ、コスト削減と労働時間の短縮につなげられるためです。

業務を可視化しなければ、何に時間を使っているのか、どこに出費が多いのか把握できず、生産性の向上を図ることは難しいでしょう。

社員一人一人の生産性をアップさせるためには、ITツールの導入が欠かせません。

ワークライフバランスの促進につながる

仕事と生活の両立を目指す「ワークライフバランス」も、働き方改革によって得られるメリットです。長時間労働を減らし、柔軟な働き方を実現できれば、仕事と自由な時間のバランスが良くなります。

また、ワークライフバランスによって私生活が充実し、仕事に対するモチベーションも上げられるでしょう。

働き方改革と同じように、昨今ではワークライフバランスも重要視されているため、ITツールなどを導入して職場環境改善を目指すことが大切です。

労働者の不足を解消できる

働き方改革は、労働者の数を増やせるメリットもあります。「短時間勤務制度」「テレワーク」「フレックスタイム制度」といった施策を実施すれば、「フルタイムで働けない」「育児中だから出社が難しい」という女性や高齢者も働けるようになります。

こうした柔軟な働き方を実現することで、労働者の不足を解消できるでしょう。働きづらかった人や、就職先が見つけづらかった人が働けるようになることも、働き方改革の大きなメリットです。

​働き方改革におすすめのITツール​

働き方改革では、以下のようなITツールがおすすめです。

• コミュニケーションが円滑になるチャットツール

• 遠くの人と会話できるWeb会議システム

• 簡単に共有できるオンラインストレージ

• 残業が減らせる勤怠管理システム

• 業務を自動化できるRPAやAI

• 問い合わせが減らせるチャットボット

働き方改革におすすめのITツールを把握して、社内への導入を検討しましょう。

コミュニケーションが円滑になるチャットツール

チャットツールは、働き方改革におすすめのITツールです。メールよりも気軽にメッセージを送信できるだけでなく、内容ごとにチャンネルを作り、コミュニケーションを分類できる機能もあるため、仕事の効率がアップします。

また電話をかけたり、電話で話す時間を見計らったりする必要もなく、円滑なコミュニケーションを実現できるでしょう。

遠くの人と会話できるWeb会議システム

Web会議システムも、おすすめのITツールです。オンラインで会議を行えるため、遠方の相手でも移動時間をかけることなくコミュニケーションが取れます。さまざまな場所に拠点を構えている場合でも、すぐに会議を行えます。

また、パソコンなどのデバイスとネット環境があれば、いつでもどこでも会議ができる手軽さも特徴です。

Web会議システムを導入することで無駄な時間を削減でき、生産性を上げられるでしょう。

簡単に共有できるオンラインストレージ

データをクラウド上に保存できるオンラインストレージもおすすめです。オンラインストレージは、アクセスすれば誰でも閲覧できるため、資料の確認・共有を簡単に行えます。

外出先で資料を忘れた場合も、クラウドにアクセスすれば確認できるため、社内の人からメールで送ってもらうような手間もかかりません。必要なときに、必要なデータにアクセスできる環境を整えることで、生産性も上げられます。

残業が減らせる勤怠管理システム

勤怠管理システムは、残業時間の削減につなげられるITツールです。多様な働き方になることで、ひとり一人の勤怠状況は複雑になっています。しかし勤怠管理システムを導入すれば、社員の勤怠状況を正確に管理し一目で確認できます。

また紙のタイムカードよりも、簡単に「出勤」「退勤」などを操作することも可能です。残業を抑制するための環境作りに、勤怠管理システムを活用しましょう。

業務を自動化できるRPAやAI

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAI（人工知能）を導入することで、業務の効率化を実現できます。RPAとは、AIなどを活用して業務を自動化できる仕組みのことです。

RPAを導入すれば、データ入力などの定型業務をロボットに任せられたり、労働力不足を解決できたり、ミスを減らせたりするなどのメリットがあります。

また自動化できる業務は、データ入力などの定型業務だけでなく、メールの送受信などの操作も可能です。自動化したい業務が多い場合は、RPAやAIの導入を検討しましょう。

問い合わせが減らせるチャットボット

問い合わせに対して自動で対応するチャットボットも、働き方改革におすすめのITツールです。チャットボットは、入力されたキーワードから質問を予測して答えを表示してくれます。

「同じような問い合わせが何度もある」という場合は、チャットボットを導入することで問い合わせ対応を減らせ、業務効率を向上させられるでしょう。

働き方改革のIT活用例

さまざまな企業では、以下のような働き方改革のIT活用を行っています。

• 紙媒体から電子化への移行

• 社内SNSの運用

• クラウドソーシングによる業務発注

• テレワークの導入

こうした働き方改革のIT活用例を紹介するので、自社に取り入れるべきか参考にしてください。

紙媒体から電子化への移行

オフィスワークの電子化は、働き方改革のIT活用例のひとつです。オフィスワークを紙媒体から電子化することで、仕事の流れを変えることなく業務効率を改善できます。

また電子化・ペーパーレス化すれば、紙がかさばる問題はなくなり、書類の検索も手軽に行えるというメリットがあります。オフィスが紙媒体中心になっている場合は、電子化への移行を検討しましょう。

社内SNSの運用

働き方改革のIT活用例として、社内SNSの利用も挙げられます。社内SNSを運用することで、確認が必要な書類を回す必要がなくなり、「いいね」で反応できるため、意思決定までのスピードが上がります。

共有事項の確認作業を効率化させたい場合は、社内SNSの活用も検討してみてください。

クラウドソーシングによる業務発注

クラウドソーシングを活用することも、働き方改革のIT活用例です。クラウドソーシングは、自社の業務を複数の個人に委託できるサービスです。

適切なコストで、業務に見合ったスキルを社外で確保できるため、社内の業務をスリム化できるでしょう。また、自社が持っていない専門知識やスキルを活用できるメリットもあります。

テレワークの導入

テレワークや在宅勤務ができる環境を整えることも、働き方改革のIT活用例です。テレワークや在宅勤務には、以下のようなメリットがあります。

• 通勤時間がなくなり、社員のストレスを軽減できる

• オフィスの光熱費削減

• 育児中の社員も働ける

• 非常事態時でも事業を継続できる

多様な働き方やコスト削減を実現したい場合は、テレワークの導入をおすすめします。

​働き方改革にITを活用する際の注意点

働き方改革にITを活用することのメリットは多いですが、以下のような注意ポイントもあります。

• リモートワークなら自己管理が必要

• 仕様変更により内容が変更される場合がある

• セキュリティ対策を徹底する

各注意点を把握して、正しくITを活用しましょう。

リモートワークなら自己管理が必要

リモートワークやテレワーク、在宅勤務などオフィスではない場所で仕事を進める場合は、スケジュール管理を自分で行う必要があります。

しっかりと自己管理ができていないと生産性の低下が起こり、働き方改革を実現できません。またリモートワークによって、働きすぎてしまう社員も出てきてしまい、長時間労働を防止できないリスクもあります。

会社でリモートワークを採用する場合は、社員の働きぶりをチェックし、仕事の整理を行えるタスク管理ツールの導入も検討しましょう。

仕様変更により内容が変更される場合がある

ITツールは、アップデートによりサービスの内容が変更されてしまう可能性があります。無料だった機能が有料になったり、使い方が変わったり、今までの機能がなくなったりするケースもあるでしょう。

仕様変更によるサービス内容の変更は止められません。そのためITツールを導入する前に料金や内容を確認し、自社にあったものを選択することが大切です。

セキュリティ対策を徹底する

リモートワークやテレワーク、在宅勤務など社外で仕事を行う場合は、セキュリティ対策が重要です。セキュリティ対策をしなければ、情報漏洩などのリスクがあるためです。

情報漏洩のリスクをなくすためには、ウィルス対策ソフトの導入が必要不可欠です。さらに「セキュリティガイドライン」など社内でルールを作ったり、利用アクセスの管理・制限など、技術的な対策を練ったりする必要もあるでしょう。

​働き方改革に必要なITツールを活用しよう

働き方改革は、一億総活躍社会を実現することが目的の取り組みです。単純に働く時間を抑える取り組みではなく、ITツールなどを活用して多様性を実現するなど、一人一人が活躍できる環境づくりを目指している改革でもあります。

働き方改革を行うために活用できる、チャットツールやWeb会議システムなどのさまざまなツールも登場しているので、自社に合ったものを導入するのも一つです。

働き方改革にITを活用することにはメリットはあるものの、デメリットやリスクがあることも事実です。社内ルールを取り決め、ITツールに対してしっかりと理解しておく必要があります。

働き方改革に必要なITツールを活用し、業務効率アップを目指しませんか。