オフィスコスト削減アイデア7選｜オフィス移転もおすすめ

「オフィスコストを抑えたいけど、何をすべきかわからない」

オフィス運営にはさまざまなコストがかかり、それらを正確に把握して削減を目指すことが、重要です。特に、日常的に発生する経費が大きな負担となりがちです。

そこで、本記事では、オフィスコスト削減の具体的なアイデアを解説します。また、コスト削減の一環として、サービスオフィスという選択肢もご紹介します。

オフィスコストの削減は、単に費用を抑えるだけでなく、企業の運営を効率化し、より健全な成長を促進するための重要なアプローチです。本記事を通じて、最適なオフィス運営のヒントを見つけていただければ幸いです。

まずはオフィスにかかるコストを洗い出す

オフィスコストを削減するには、まずどこにコストがかかっているかを明確にしましょう。そのうえで、無駄なコストと必要なコストとに分類していきます。

以下ではオフィスにかかるコストの例を紹介していきますので、自社のオフィスコストを洗い出す際の参考にしてください。

オフィス賃料

オフィス賃料は運営コストの大部分を占めるため、重要な検討対象となります。

具体的には、月々の賃料、共益費、その他関連費用を詳細に把握し、総額を算出します。これにより、コスト削減の余地や優先順位が明確になります。

ITコスト

ITコストには、ハードウェア、ソフトウェア、通信費などが含まれます。大きな削減余地がある一方で、追加費用の可能性も考慮する必要があります。

具体的には、現在のIT環境の費用を詳細に分析し、不要なものや効率化できる部分を特定します。クラウドサービスへの移行や機器のリース化なども検討対象です。

エネルギーコスト

エネルギーコストとは、水光熱費を指します。特に電気代は、オフィスの広さに応じて基本料金が高くなるため、大きな削減余地があります。

電気代や水道代は、社員一人ひとりの節電・節水の取り組みによって削減可能です。

オフィスコスト削減の一歩として、社内のルール整備から始めてみると良いでしょう。

オペレーションコスト

オペレーションコストには、主に人件費と物流費が含まれます。特に人件費は給与以外にも通勤手当、保険料、残業代なども考慮する必要があります。

人件費は会社のコストの大部分を占めますが、削減が難しい項目でもあります。しかし、業務効率化や残業削減などで間接的に抑制できる可能性があります。

オフィス用品・消耗品

オフィス用品・消耗品のコスト洗い出しは、見落としがちなポイントです。個々には安価でも、全体では無視できない金額になるためです。

具体的には、OA機器の適正配置やペーパーレス化推進で大幅な削減が可能です。また、文房具やコピー用紙などの消耗品の使用量や購入方法の見直しも効果的です。

オフィスコストを削減する具体的なアイデア7選

オフィスコストは、さまざまな方法で削減できます。大規模な場合はオフィスの移転、細かいところであれば節水や節電などもコスト削減です。

以下でコストを削減するためのアイデア7つを解説しますので、ぜひ自社のコスト削減方法として取り入れてみてください。

オフィスの移転・縮小

オフィスの移転や縮小は効果的なコスト削減法です。テレワークやハイブリッドワークの導入でスペースを見直し、賃料を抑えられます。

また、利便性の高い場所への移転で従業員の交通費も削減可能です。現代の働き方に対応しつつ、大幅な経費削減が期待できます。

オフィス機器をリース品に切り替える

オフィス機器のコスト削減にはリース品への切り替えが効果的です。社用スマホ、家具、OA機器、パソコンなどをレンタルやサブスクで利用することで、初期投資を抑えられます。

ただし、長期的なコスト比較や契約条件の検討が必要です。機器の種類、使用頻度、会社の成長計画を考慮し、購入とリースの適切なバランスを取りましょう。

人材の外注化

人件費を抑える方法として、人材の外注化を検討してみましょう。特定業務を外部委託することで、人材育成・維持費用を抑え、必要なスキルを柔軟に調達できます。固定費の変動費化も可能です。

ただし、社内ノウハウの蓄積が難しくなる点に注意が必要です。外注と内製のバランスを考慮し、中長期的な視点で戦略を立てましょう。

書類等のペーパーレス化

細かいコストを抑えるために、ペーパーレス化もおすすめです。紙の使用量削減だけでなく、書類の搬送・保管・廃棄に関わる人件費や時間的コストも抑えられます。情報のデジタル化で業務効率と生産性も向上します。

段階的に実施し、業務フローも見直すことで、より効果的なコスト削減と業務改善が可能です。

水光熱費等の契約先の見直し

オフィスコスト削減の効果的な方法として、水光熱費等の契約先の見直しがあります。日常的に使用するサービスを再検討することで、大きな費用削減につながります。

水光熱費、インターネット回線、社用スマートフォンの契約内容や契約先を見直し、より安価なサービスを探しましょう。

長期契約の場合は有利な条件が出ている可能性があるので、定期的な見直しが重要です。

社内ルールの整備

社内ルールを整備してコストを抑える方法も効果的です。日常的な電気や水道の使い方を整備するだけで、無駄なコストを抑えられます。

具体的には、エアコンの設定温度の調整、不要な照明の消灯、節水コマの設置などです。

これらの小さな取り組みが積み重なることで、大幅なコスト削減につながります。

賃料の交渉

オフィスコストの削減として、オーナーとの賃料交渉といった方法も見かけることがあります。しかし、オフィス賃料の値下げ交渉は通常困難です。

交渉の余地があるのは、建物の老朽化や周辺相場の変動など、明確な理由がある場合に限られます。

可能性がゼロとは言い切れないので交渉をしてみるのも良いですが、基本的に値下げは難しいと覚えておきましょう。

オフィスコスト削減による業務非効率に注意

オフィスコスト削減は慎重に行いましょう。過度なコスト削減は業務効率、品質、従業員のモチベーションに悪影響を及ぼす可能性があるためです。

特に、売上に直結するコストや商品・サービスの質、セキュリティに関わる部分は慎重に扱う必要があります。例えば、事務作業の人員削減が、結果的に他の従業員の時間を奪うこともあります。

したがって、コスト削減を検討する際は、短期的な利益だけでなく、長期的な影響も考慮しましょう。

オフィスコスト削減にサービスオフィスへの移転をおすすめする理由

オフィスコストを削減する方法として、本記事ではサービスオフィスへの移転をおすすめします。

なぜなら、下記の理由によってコストを削減できるからです。

• オフィス機器や家具を自社で購入・管理する必要がない
• 共用の会議室の利用により、賃貸スペースを削減できる
• 受付・ティーサーブなどを自社で雇う必要がない
• オフィス移転にかかる時間コストを大幅に抑えられる
• 利便性の良い立地で通勤時間・交通費を抑えられる

以下では、サービスオフィスの特徴と合わせて、コスト削減につながる具体的な理由を解説します。

※サービスオフィスとは、受付・共用サービスが充実している一般的なレンタルオフィスよりも高級感のあるオフィスを指します。サービスオフィスについては、下記の記事も参考にしてください。

>ビジネスの成長を加速させる、サービスオフィスとは？

オフィス機器や家具を自社で購入・管理する必要がない

サービスオフィスは機器や家具の購入・管理が不要なケースも多く、大幅なコスト削減が可能です。設備が整い、管理もサービス側が担当するため、初期投資や保守・更新の人件費を抑えられます。

さらに、スペースの柔軟な調整で事業規模の変動にも対応しやすく、効率的なオフィス運営を実現できます。

共用の会議室の利用により、賃貸スペースを削減できる

サービスオフィスについては、時間単位で利用できる会議室が設置されており、賃貸スペースを削減できます。

結果としてオフィス賃料の削減を行うことが可能となります

受付・ティーサーブなどを自社で雇う必要がない

サービスオフィスでは受付やティーサーブのスタッフを自社で雇用する必要がありません。これにより人件費を大幅に削減できます。

多くのサービスオフィスでは、これらのサービスが標準で提供されており、その費用は賃料に含まれています。そのため、個別に人材を雇用するよりも効率的です。

さらに、高品質なサービスを維持しながらコストを削減できるため、「縮小」というマイナスイメージを避けられます。

オフィス移転にかかる時間コストを大幅に抑えられる

サービスオフィスであれば、オフィス移転にかかる時間コストを削減できます。内装や設備が整っているため、移転の準備や調整にかかる時間が最小限で済むからです。

通常の移転では、内装工事やセキュリティシステムの設置に多くの時間を要しますが、サービスオフィスではこれらが既に整備されています。

さらに、一定以上のグレードとセキュリティが確保されているため、追加の調整も少なくて済みます。

利便性の良い立地で通勤時間・交通費を抑えられる

サービスオフィスへの移転は、社員の通勤時間と交通費を削減できます。

多くのサービスオフィスが駅近くの好立地にあるため、定期代などの交通費や通勤時間が短縮されるのです。これは、社員の生産性向上やワークライフバランス改善にもつながります。

また、アクセスの良さは顧客訪問や商談にも有利で、ビジネス効率の向上にも貢献します。

オフィスコストを削減できるおすすめのサービスオフィス

オフィスコストを削減できるおすすめのサービスオフィスをピックアップしてご紹介します。下記で紹介するサービスオフィスは、以下の点からコスト削減につながります。

• 機器・家具の充実
• 受付・ティーサーブ等の充実
• 利便性

全5つのサービスオフィスを紹介しますので、コスト削減としてオフィスの移転や縮小を検討しているのであれば、ぜひサービスオフィスをご検討ください。

Business-Airport 新橋

Business-Airport 新橋は、新橋駅徒歩1分の好立地で、共用部や無料オフィス家具が充実しています。

ルームクリーニングや郵便発送代行など運営サポートも整っているため、自社の管理コストや人件費を抑えられます。オフィス機器やミーティングルームも完備されており、初期投資も必要ありません。

＞Business-Airport 新橋​

近鉄半蔵門SQUARE

近鉄半蔵門SQUAREは、半蔵門駅から徒歩1分の好立地で、テラスやコモンラウンジ、キッチンなどの共用部が充実しています。

家具付きのため、初期投資を抑えられ、充実した設備と便利な立地で、運営コストと社員の通勤負担の軽減も可能です。ウッドデッキや屋上テラスなどの施設により、従業員のモチベーション向上にも寄与します。

＞近鉄半蔵門SQUARE​

Aios 永田町

Aios永田町は、永田町駅から徒歩3分の好立地に加え、充実したレセプション、会議室、ティーサービスを提供しています。

家具・機器のレンタルやルームクリーニングもあり、初期投資と運営コストを抑えられます。地震対策や環境配慮も万全で、セキュリティも高水準。

効率的で安全なオフィス環境を求める企業に最適です。

＞Aios 永田町

​H3:初台センタービル

初台センタービルは、初台駅から徒歩7分の立地に、充実した共用部を備えています。

家具とインターネットが付属し、初期投資を抑えられます。開放的なロビーラウンジ、無料で使える会議室、リフレッシュスペースなど、多様な作業環境を提供。

効率的で快適なオフィスとしておすすめです。

＞初台センタービル

​H3:GRANOFFICE Shirokane

GRANOFFICE Shirokaneは、高級ホテル並みの快適さとオフィス機能を兼ね備えたサービスオフィスです。

白金台駅から徒歩4分の好立地に加え、充実した共用部や駐車場を完備。フロント・コンシェルジュサービス、無料のプール・フィットネスクラブ利用など、豊富な付加価値を提供します。

高品質な環境でコスト削減を図りたい企業には、最適な選択肢です。

＞GRANOFFICE Shirokane​