在宅勤務のおすすめのコツ5選！従業員が集中できる環境を作ろう

​在宅勤務を会社に導入しようと考えていませんか？この記事では、在宅勤務が抱える問題点を解説し、導入するためのコツや在宅勤務の推進で検討するべきこと、取り入れる際の流れなど幅広く解説します。導入を成功させたい方は、ぜひ参考にしてください。​

昨今、さまざまな企業が在宅勤務を取り入れています。在宅勤務には、生産性の向上やコスト削減、事業継続性の確保などメリットがある一方、問題点も少なくありません。

この記事では、会社に在宅勤務を取り入れようと考えている方に向けて、問題点や導入するときのコツを解説します。

また、在宅勤務を始める流れなども取り上げるので、導入すべきか迷っている方は本記事をぜひ最後までご覧ください。

在宅勤務が抱える問題点

在宅勤務を導入した場合、以下のような問題が生じると考えられます。

• 仕事とプライベートの混同

• 従業員同士のコミュニケーションの低下

• 勤怠管理・従業員の評価に工夫が必要

• セキュリティリスクの高まり

• 在宅勤務導入のコスト負担

まずは問題点を把握し、在宅勤務を導入すべきか判断しましょう。

仕事とプライベートの混同

在宅勤務の問題点として、仕事とプライベートが混同してしまうことが挙げられます。生活空間のなかで仕事をすることになり、居心地の良さから気が緩んでしまう人は少なくありません。

また、出社や退社などの気持ちの切り替えになる行動がなくなり、だらだらと仕事を続けて長時間労働になってしまうケースもあります。

在宅勤務は、仕事に集中できずサボりやすくなり、生産性も落ちてしまう可能性があるので、注意が必要です。

従業員同士のコミュニケーションの低下

従業員同士でコミュニケーションする機会が減ることも在宅勤務の問題点です。各従業員は自宅で仕事をしているため、オフィスに出社しているときとは異なり気軽に声をかけにくくなります。

コミュニケーションが不足すると、十分な意思疎通が取れずに業務でトラブルが発生するかもしれません。また、トラブルの内容によっては対処しづらいことも考えられます。

業務に必要なコミュニケーションを確保するためには工夫が必要です。

勤怠管理・従業員の評価に工夫が必要

在宅で仕事をすると、勤怠管理が困難です。出社や休憩、退勤の時間がわからず、長時間労働になってしまう可能性があります。また、正確に労働時間を管理できなければ、違法残業が発生してしまうかもしれません。

業務プロセスの詳細を把握するのも難しいため、従業員を正しく評価できなくなることも問題点に挙げられるでしょう。適切に評価しなければ、従業員の仕事に対するモチベーションは落ちてしまいます。

在宅勤務では、勤怠管理システムの導入や公平に従業員を評価する仕組み作りが重要といえます。

セキュリティリスクの高まり

在宅勤務ではセキュリティの問題点もあります。社内ネットワーク上では、高度なセキュリティ環境が構築されていますが、従業員の自宅のインターネット環境のセキュリティが十分かは判断できません。

ハイセキュリティではない場合、不正アクセスされるリスクが高まり、社内情報が外部に流出するかもしれません。

セキュリティの問題点をクリアするためには、会社側で環境を整備することが重要です。

在宅勤務導入のコスト負担

在宅勤務を導入する際は、さまざまなコストがかかります。導入時に必要なおもなコストは、以下のとおりです。

• 各種通信機器

• ITツール

• 通信回線の配備 など

在宅勤務と無縁だった会社の場合、環境整備に予想以上にコストがかかってしまう可能性があるため注意してください。

企業が在宅勤務を導入するときのポイント

在宅勤務を導入して失敗しないためには、以下のコツを参考にしてください。

• 従業員の意識改革

• 誰でも使いこなせるツールを導入

• ペーパーレス化を推進

• 1on1ミーティングを実施

• 業務や評価のルールを明確化

従業員の意識改革

在宅勤務を導入する際は、従業員の意識改革をおこなう必要があります。これまでの働き方とは異なるので、コミュニケーションの取り方やスケジュール管理などを教育しましょう。

現場だけではなく、経営層から積極的に変わってもらうことも重要です。経営層の意識改革によって、社内に「生産性の向上」「業務の負担軽減」「働き方の多様化」などのビジョンを発信すれば、従業員の意識を変えられるかもしれません。

また、従業員の意見を聞いて働きやすい環境への改善につなげましょう。トップだけで制度やルールを決めても、うまく機能しない可能性があるため、社員の意見から利便性を向上させることが重要です。

誰でも使いこなせるツールを導入

在宅勤務では、情報共有やタスク管理などをおこなうためにITツールの導入が必要です。以下のようなツールやシステムを導入すると在宅勤務でも働きやすくなります。

• ビデオ通話で会議をおこなえる「オンライン会議システム」

• SNSのように気軽にコミュニケーションできる「ビジネスチャット」

• 社内で情報共有できる「スケジュール管理」「グループウェア」

• 進捗状況をひと目で把握できる「タスク管理ツール」　など

パソコンの扱いが苦手な従業員やITに詳しくない従業員もいるため、できるだけ使いやすいチャットや会議ツールなどを選ぶことが重要です。

ペーパーレス化を推進

在宅勤務を導入するならペーパーレス化は欠かせません。なぜなら書類でなくデータで情報交換するためです。

紙の書類を自宅に持って帰ると、機密情報や個人情報などが流出する恐れがあり、セキュリティ面に問題があります。

ただし、ペーパーレス化を進めるためには、書類のデータ化やクラウドサービスの導入などが必要になり、手間もコストもかかります。

一度にペーパーレス化するのではなく、なにから取りかかるべきか見極めながら、予算も含めて段階的に進めましょう。

1on1ミーティングを実施

在宅勤務の問題点である従業員同士のコミュニケーション不足を解決するために、1on1ミーティングを実施しましょう。

1on1ミーティングとは、部下と上司でプライベートのことからキャリアまで幅広く話す面談のことです。人事評価面談のように目標や評価について話す場ではありません。

在宅勤務中に1on1ミーティングすれば、進捗状況や課題などを把握しやすくなり、業務をスムーズに進められます。また、上司と部下が信頼関係を築けるため、仕事に対するモチベーションの向上にもつなげられるでしょう。

1on1ミーティングは週に1回程度を目安に実施するのが基本です。一人あたり15〜20分程度でもよいので、1週間に1回以上はオンラインでコミュニケーションをとりましょう。

業務や評価のルールを明確化

在宅勤務ではチームごとに業務ルールを設定し、評価制度を明確にするのがおすすめです。

業務予定や日報の提出をルールにすれば、日々の出来事を従業員同士で共有でき、それぞれの行動を把握できます。

評価のルールでは、実績以外も評価できる仕組みにしましょう。在宅勤務の場合、数字化できない業務をしている従業員への評価はより難しくなるため、目標の達成度や業務スピードなども評価項目に加えることが大切です。

在宅勤務の推進で検討するべきこと

在宅勤務を推進する際は、オフィス移転や補助金の活用を検討しましょう。オフィスを縮小できれば、維持費を抑えることが可能です。補助金や助成金が支給されれば、トータルコストを節約できます。

ここでは、在宅勤務の推進で検討するべきことを解説します。

オフィスの移転

在宅勤務を導入すると、従業員はオフィスに通う必要がなくなるため、これまでよりも小さい面積の職場に移転することが可能です。オフィスを縮小化できれば、賃料や光熱費などの維持費の節約につながります。

また、移転先でのレイアウト変更などで働きやすい環境にすることで、生産性の向上も見込めます。内装や設備にこだわれば、企業のブランドイメージが上がり、採用活動にも役立つでしょう。

オフィスの賃料が気になっていたり、オフィス内に不要なスペースがあったりする場合は、ぜひオフィスの移転を検討してください。

移転先にサービスオフィス

オフィスを移転するときは、サービスオフィスがおすすめです。サービスオフィスとは、受付機能や共有スペースがすでに設置されているオフィスのことです。内装工事などの初期費用の節約をしやすいため、多くの企業から支持を集めています。

サービスオフィスを探す際は、サービスオフィス.JPがおすすめです。さまざまなサービスオフィスを一度に比較できるサイトで、備え付け家具の有無や各オフィスの初期費用も比較できます。

契約時の仲介手数料もかからないため、移転にかかるコストを抑えることができるでしょう。コスト削減を望んでいるなら、サービスオフィス.JPからサービスオフィスを探してみてください。

在宅勤務向けの補助金・助成金の申請

在宅勤務を導入することで、国から補助金・助成金をもらうことが可能です。以下は、厚生労働省や経済産業省による補助金・助成金です。

また、各自治体がおこなっている補助金・助成金もあります。自治体ごとの補助金・助成金の一部は以下のとおりです。

補助金には業種や導入環境、社員数などの条件があるため、該当するものがないか在宅勤務を導入する前に確認してみましょう。

在宅勤務を始める流れ

在宅勤務の導入は、以下の流れで進めることが一般的です。

1. 在宅勤務の必要性を検討

2. プロジェクトチームを結成してルール作り

3. 新制度の実施・改善

スムーズに在宅勤務をはじめられるように、ぜひ参考にしてください。

在宅勤務の必要性を検討

まずは、なぜ在宅勤務が自社で必要なのかを明確にしましょう。在宅勤務は問題解決のための手段であり、導入が目的になってはいけません。

必要性を検討しなければ、コミュニケーション不足になったり、従業員の管理が大変になったりするだけで後悔する可能性があります。

以下は、在宅勤務を導入する目的やメリットとしてよく挙がるものです。

• 多様な人材の雇用

• 固定費の削減

• 非常時の事業継続

• 生産性向上

• 企業のイメージアップ

• デジタル化の促進

社内で在宅勤務の必要性を検討し、メリットがあるのか見極めましょう。

プロジェクトチームを結成してルール作り

在宅勤務を導入するためには、プロジェクトチームを結成する必要があります。プロジェクトチームは、経営企画や総務、情報システムなどの社内の各部門から横断的にメンバーを集めることが重要です。

在宅勤務のルールは、現状を把握してから構築しましょう。以下は、把握すべきおもな項目です。

• 就業規則

• 勤怠管理

• 人事評価制度

• セキュリティ体制

• 教育制度

在宅勤務によって働き方が大きく変わるため、しっかりと社内で検討し時間をかけてルールを作りましょう。

新制度の実施・改善

ルールを作成したら、実際に在宅勤務をはじめます。決めた内容が一度ですべてうまくいくとは限らないため、在宅勤務の効果を評価し、改善を繰り返すことが大切です。

また、一部の従業員を対象にトライアルとして在宅勤務を導入するのも有効です。トライアルで反省点や改善すべきポイントを洗い出せば、自社に合った在宅勤務のやり方を見つけられます。

トライアルを実施するときは繁忙期を避け、在宅勤務の必要性がある従業員を対象にするとよいでしょう。

在宅勤務の気になる疑問

最後に、在宅勤務でよくある質問を紹介します。

• 在宅勤務を導入するメリットは？

• 在宅勤務に向かない職種は？

• 在宅勤務は増えているか？

在宅勤務を導入するメリットは？

在宅勤務を導入することで、以下のようなメリットがあります。

• 生産性向上

• 営業効率UP

• コスト削減

• 人材・事業継続性の確保

• デジタル化の推進

• 企業のイメージ向上

従業員側には、通勤のストレス削減やワーク・ライフ・バランスの実現などのメリットがあります。

在宅勤務に向かない職種は？

以下のような職種は、在宅勤務が難しい傾向にあります。

在宅勤務は、人と接することがなく一人で完結できる職種に向いています。たとえば、システムエンジニアやプログラマ―などのIT系職種は在宅勤務で働きやすいです。

在宅勤務は増えているか？

近年の働き方改革や新型コロナウイルスの影響によって、在宅勤務を取り入れた企業は増加しました。

「一般社団法人日本オフィス家具協会」の調査によると、毎日職場に通う人は新型コロナ感染症拡大前では87.7％でしたが、緊急事態宣言発令中になると59.9％まで減少しています。

ただし、2022年11月時点では毎日職場に通う人は70.9％まで増加しているため、出社率を増やそうとする動きもあると考えられます。

※参照：一般社団法人日本オフィス家具協会｜ウイズコロナ時代の 働く場とオフィス についての調査

まとめ

在宅勤務には、仕事に集中できず生産性が落ちたり、従業員同士のコミュニケーションが低下したりするなど、さまざまな問題点があります。インターネット環境のセキュリティリスクも無視できません。

ただし従業員の意識改革をおこない、ITツールの導入や1on1ミーティングの実施などによって、在宅勤務でもしっかりと仕事を進めることは可能です。

在宅勤務を導入したら、オフィスの移転も検討しましょう。小規模のオフィスに移転すれば、賃料や光熱費を節約できます。受付機能や共有スペースがすでに設置されているサービスオフィスに移転することで、初期費用を抑えることが可能です。

サービスオフィスを探す際は、さまざまなサービスオフィスを一度に比較できるサービスオフィス.JPも活用してみてください。