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オフィス移転にはさまざまなコストがかかりますが、工夫することで削減できます。この記事では、オフィス移転にかかるコストや削減アイデアを紹介します。オフィス移転を検討している方や、できるだけ費用を抑えたい方はぜひ参考にしてください。
オフィス移転には、新しいオフィスにかかるコストや旧オフィスにかかるコストなど、さまざまな費用がかかります。従業員数や会社の規模によっては、数百万円〜数千万円かかることも珍しくありません。
ただし、移転先選びや内装の工夫、引越し業者選びなどで大幅に削減できる可能性があります。
そこでこの記事では、オフィス移転にかかるコストや削減アイデアを中心に解説します。移転費用を抑えるために、ぜひ本記事をお役立てください。
オフィス移転にかかるコストは、以下の3つにわけられます。
移転先オフィスにかかるコスト
旧オフィスにかかるコスト
引越しコスト
どれくらいのコストがかかるのか、目安を把握しておきましょう。
移転先オフィスにかかるコストは、以下の3種類です。
契約に必要な費用
内装・設備工事の費用
什器の購入費用
新しいオフィスに移転する際、入居に関する費用がかかります。代表的な契約に必要な費用は敷金と礼金です。敷金は賃料の6〜12ヶ月分、礼金は1〜2ヶ月分が相場で、賃料が高いオフィスほど、敷金も礼金も支払う金額が上がります。
ほかにも、物件紹介などのサポートを受けた不動産会社に支払う仲介手数料があります。仲介手数料の相場は、賃料の1ヶ月分が目安です。ただし、仲介手数料が無料の不動産会社もあります。
また、賃貸契約には必須となっている火災保険料も必要な費用です。火災保険料の相場は2年契約で2〜3万円程度です。
オフィスの内装工事は、1坪あたり10万円〜30万円程度かかる場合が多いです。間仕切りを多くしたり天井を抜いたりなど、手の込んだ内装にするほど費用は高くなる傾向にあります。面積が広いオフィスも内装工事費用は高くなります。
また、インターネットなどを導入する設備・通信工事費も必要です。相場は、一坪あたり10万円以上といわれていますが、オフィスによっては、もともとインターネット環境を構築している場合もあります。
移転先オフィス用にデスクや椅子、キャビネットなどの什器を購入する場合は、買い替え費用が発生します。おもな什器をすべて揃えると社員1人あたり10〜20万円程度かかります。
ただし、旧オフィスの什器をそのまま利用すれば、費用はかかりません。移転先のオフィスによっては、オフィス家具がすべて揃っているケースもあります。
今まで利用していたオフィスにかかるコストは、原状回復費用と不要品の廃棄費用です。それぞれの相場を見ていきましょう。
原状回復費用は、入居時に定められた状態に戻すための工事費用です。原状回復は、民法によって義務として定められています。
金額は旧オフィスの規模やグレードによって異なりますが、相場は1坪あたり3万円〜8万円程度です。
原状回復工事を依頼する業者は、賃貸借契約書の内容を確認しましょう。ほとんどの場合、手抜き工事を避けるために、貸主が業者を指定しています。
不用品を処分する際には廃棄費用がかかります。目安は2トン車1台分で7万円〜8万円、4トン車1台分で10万円〜15万円程度です。
オフィス移転では処分する用品の量が多くなるため、一般家庭よりもコストは高くなる傾向にあります。ただし、リサイクル業者に依頼すれば、買い取ってもらえる可能性があり、廃棄費用を抑えることが可能です。
引越しコストは、書類やパソコン、デスクなどの運搬を業者へ依頼する費用です。社員1人あたり約3万円が相場で社員数が多いほど費用が高くなります。
また、2月〜4月の繁忙期になると引越しの料金は上がります。階段やエレベーターを使えず、窓からクレーンで運び出すような大きな荷物がある場合も、割増料金を請求されることが考えられます。
オフィス移転にかかるコストは、移転先選びや移転先オフィスの内装の工夫、引越し業者選びなどで削減できます。ここでは、具体的にオフィス移転のコストを削減する方法を紹介します。
以下のような移転先を選べば、コストを削減することが可能です。
レンタルオフィス
賃料の低い立地
フリーレント物件
居抜きオフィス
移転先をレンタルオフィスにすれば、コストを削減できます。レンタルオフィスとは、デスクやインターネット回線などが整備されているワークスペースのことです。オフィスとしての機能が整っている場所を利用するため、内装・設備の工事にかかる費用を抑えることが可能です。
レンタルオフィス以外にも、複数人でひとつの共用スペースを利用するコワーキングスペースやシェアオフィスなどの形態もあります。これらのオフィスは、一般的な賃貸オフィスよりも柔軟に利用できるため、注目を集めています。
また、レンタルオフィスは敷金・礼金を不要とするサービスが多く、賃料にWi-Fi利用費や光熱費、清掃費などが含まれることもあり、月々の固定費を抑えられる場合が多いです。業態によっては、受付や事務代行があるサービスオフィスを利用するのもおすすめです。
サーフィス株式会社では、さまざまなサービスオフィスを比較して選ぶことが可能です。専門スタッフによって条件交渉なども代行します。契約する際は、仲介手数料がかからないことも特徴です。
さらに、賃貸部分は各室個室となっているため、セキュリティ面の心配がありません。会議室やビジネスに必要な機器なども備えられているので、購入するコストを抑えられます。
コワーキングスペースやサービスオフィスについては、以下の記事でも詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
関連記事：https://service-office.jp/column/office/94
オフィスの立地によって賃料を抑えることが可能です。同じ面積のオフィスでも、都心部から離れるほど賃料は安くなる傾向にあります。主要駅の近くのオフィスは、賃料が高めです。
ただし、業態や取引先へのアクセス、従業員の通いやすさ・交通費などを考慮する必要があります。たとえば、外回りの営業が多い場合は、駅から近いほうが仕事がしやすいです。
また、不動産会社と交渉して賃料を安くしてもらうのも手です。不動産会社によっては、交渉次第で仲介手数料が安くなるときもあります。
フリーレント物件へ移転すれば、賃料を抑えられます。フリーレントとは、貸主が空き室を減らすために一定期間の賃料を無料にする制度のことです。
フリーレント物件であれば、移転先オフィスの内装工事期間や旧オフィスの原状回復工事期間の二重の賃料支払いが避けられます。無料期間の目安は、一般的に3ヶ月〜半年程度です。
ただし、フリーレント期間は、賃料以外の共益費や光熱費などの支払いはあるため、なにも出費がないわけではないことは覚えておきましょう。
居抜きオフィスも、工事費や什器の購入費用を抑えることが可能です。居抜きオフィスは、前の借り主が利用していた内装や設備、什器などをそのまま使えます。
ただし、自社向けに自由にレイアウトを作れない点には注意が必要です。レイアウトを変更する工事をすると、かえってコストがかかってしまいます。
レイアウトの変更やフリーアドレスによって、固定コストや什器コストを削減できます。ここでは、内装を工夫する方法を解説します。
部署・フロアごとに給湯室やコピー機、会議室などを配置している場合、レイアウトを工夫して1ヶ所にまとめれば、スペースと固定コストを削減できます。また、移転するときに作業が減るため、移転コストも抑えられるでしょう。
ただし、レイアウトの変更によって社員が働きづらくなる可能性もあるため、事前に希望をヒアリングすることがおすすめです。
また、決めたレイアウトは簡単には変更できずコストもかかるため、専門家に相談してアドバイスを受けると失敗するリスクを減らせます。
フリーアドレスを導入すれば、オフィス什器にかかるコストを抑えられます。フリーアドレスは、社員一人ひとりのデスクを決めない制度です。
省スペース化を実現できるため、デスクやキャビネットなどの什器の購入費用を節約することが可能です。また、広いスペースを必要としないからこそ、オフィスの賃料も抑えられるでしょう。
ただし、フリーアドレスは集中力の低下や進捗の確認が難しくなるため、仕事に集中できるスペースの設置やビジネスチャットなどを利用したタスク管理などの工夫が必要です。
おすすめのITツールは、以下の記事で詳しく解説しています。
関連記事：https://service-office.jp/column/working-style/62
オフシーズンを狙ったり複数社の見積もりを比較したりすれば、引越し費用を抑えられます。ここでは、引越しコストを削減する方法を解説します。
引越しのオフシーズンを狙って移転すれば、引越し費用を抑えられます。引越しの繁忙期である2月〜4月や9月は、費用が通常の約1.5倍になるケースもあります。
また、オフシーズンは費用が安いだけではなく値引き交渉もしやすいため、閑散期のゴールデンウィーク明けから6月頃の移転も検討しましょう。
引越し作業は複数社に連絡を取り、見積もりを依頼しましょう。業者によって金額や付帯サービスが異なるため、比較検討することが大切です。
引越しコストは、作業員の数や時間、作業内容によって変わるため、近くのオフィスへの移転や従業員数の少ない会社は、自分たちで運べるものは運ぶとコストを抑えられます。
オフィスの移転では、補助金・助成金や不用品の買い取りによってトータルコストをおさえることが可能です。オフィス移転で事前に知っておくべきことを見ていきましょう。
オフィス移転で使える可能性がある補助金・助成金は、以下のとおりです。
補助金・助成金 | 内容 |
キャリアアップ助成金 | 正社員化や処遇改善をおこなうと助成金が支給される |
ものづくり補助金 | 生産性向上のための投資として最大1,000万円の補助金がある |
事業承継・引継ぎ補助金 | 事業承継で経営革新をおこなう会社に対して経費を一部補助する |
移転の時期や会社の規模、移転先などの条件が合えば、国や自治体の補助金・助成金を利用できます。オフィス移転を検討する際は、事前に利用できる補助金がないのかチェックしましょう。
移転先オフィスで使わないデスクやキャビネットなどは、リサイクル業者に買い取ってもらえる場合があります。また、引越し業者によっては、中古オフィス什器の買い取りサービスをおこなっています。
オフィス家具の処分は費用がかかるため、買い取ってもらうことで廃棄コストを削減することが可能です。
オフィス移転には、内装・設備工事や原状回復、廃棄費用など多くのコストがかかります。オフィスの規模によっては、数百万円〜数千万円程度かかることも少なくありません。
オフィスの移転費用を抑えるためには、物件選びが重要です。レンタルオフィスであれば、月々の固定コストを削減できます。受付機能や会議室などが欲しいなら、サービスオフィスもおすすめです。
オフィス移転にかかるコストは、工夫次第で大幅に削減できます。社内レイアウトや什器の配置も調整して、コストを削減してください。移転前にどのコストを削れるのかシミュレーションしておきましょう。
サービスオフィスを複数棟、比較検討できます。
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