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働き方改革推進法の成立に伴い残業時間の上限規制が設けられ、中小企業でも2020年4月から適用されています。本記事では、労働時間に関する法的な仕組みやサービス残業が増える原因と対策、サービス残業解消のため業務効率を高めるコツなどを紹介します。
2019年に働き方改革推進法が成立し、それに伴って残業時間の上限規制が設けられました。中小企業でも2020年4月から適用されています。
しかし、コロナ禍によるテレワークの導入などもあり、従業員一人ひとりの労働時間や業務量が見えにくくなってきているといわれています。「以前よりもサービス残業が増えた」という働く人々の声は数多くあります。これに対し、どのような対策をとればいいのか悩んでいる経営者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、労働時間に関する法的な仕組みやサービス残業が増える原因とその対策、サービス残業解消のため業務効率を高めるコツなどを紹介します。ぜひご一読いただき、本当に意味のある働き方改革のあり方を一緒に考えていきましょう。
まず労働時間やサービス残業について、法律でどのように決められているかを確認していきましょう。働き方改革の具体策を考えるうえでの前提になるため、ここで紹介するポイントをしっかりと押さえておいてください。
労働時間について取り決めしている法律は、労働基準法（労基法）です。労基法では、原則となる「法定労働時間」が定められています（労基法32条）。
法定労働時間：1日8時間以内・1週40時間以内
上記の法定労働時間を超える労働は禁止されています。しかし、労使間で「36（さぶろく）協定」を締結し（労基法36条）、割増賃金（残業代）を支払うことにより（労基法37条）、時間外労働や休日労働をさせることができます。ただし36協定を締結しても、無制限に時間外労働をさせてよいわけではなく、次のような上限規制が設けられています（労基法36条4項）。
残業時間の上限規制：⽉45時間以内・年360時間以内
さらに、臨時的な特別の事情があって、労使が合意した特別条項つきの36協定を締結した場合は、次のような上限規制があります（労基法36条6項）。
【臨時的な特別の事情がある場合の上限規制】
時間外労働時間の上限規制：年720時間以内
時間外労働時間と休⽇労働の合計：月100時間未満・2～6ヶ月平均がすべて月80時間以内
時間外労働時間が⽉45時間を超えることができるのは年6ヶ月まで
なお、上記の規制が適用されない業種・部署・職種があります。詳しくは労働基準監督署（労基署）や社会保険労務士（社労士）に相談してみてください。
“参考：厚生労働省「労働時間・休日」「時間外労働の上限規制」”
”参考：月60時間の残業は違法かもしれない！36協定や割増賃金の基準をチェックしよう｜法ナビ労働問題”
上限規制を超えて従業員を働かせると、労基法違反となり労働基準監督官による調査や是正勧告をされます。それでもなお是正しないと刑事責任が問われ、刑罰（6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰⾦）が科される恐れがあるため注意が必要です（労基法119条）。
罰則は、対象となる労働者1人につき1罪として取り扱われます。つまり部署単位などで上限を超えている場合は、上限を超えている人数に応じて刑罰が重くなるということです。
なお36協定を締結していない場合や、締結していても労基署に提出していない場合は、適切な残業代を支払っていたとしても違法とみなされます。社労士と相談しながら手続きに漏れがないように気をつけましょう。
サービス残業とは、適切な残業代が支払われない時間外労働のことをいいます。そのようなサービス残業に該当する典型的なケースは次の通りです。
労働時間を実際よりも少なく報告させる（終業時刻にタイムカードに打刻したあとも働くなど）
時間外労働時間の端数を切り捨てる
始業時刻よりも早く勤務を開始させる
「名ばかり管理職」にして時間外労働をさせる
「みなし残業代」として支給している手当以上を超える時間外労働をさせる
持ち帰り残業（使用者の指揮命令下に置かれていたと認められる場合）
「残業」というと、終業時刻後も残って働くことと捉えがちですが、始業時刻前の労働も時間外労働として扱われます。
また、従業員の自主的な時間外労働に関しては、労働時間とみなされないのが原則です。ただし与えている業務量が多い場合は「黙示の命令」があると判断され、時間外労働として扱われます。いずれも残業代が支払われていなければ違法です。
サービス残業をさせると、経営者に対して労基法上の刑事責任が問われます。さらに未払い残業代の支払いを裁判所から命じられることも。未払い残業代については、従業員は経営者に対して2年（2022年4月からは当面3年）遡って請求することが可能です。さらに次の金額が加算されることがあります。
付加金：未払い残業代の額と同額（労基法114条）
遅延損害金：在職中は3％、退職後は14.6％（民法404条2項、賃金の支払の確保等に関する法律6条）
これらに加え、従業員から精神的苦痛を与えられたとして、慰謝料を請求される可能性もあります。
サービス残業を強要したり黙認したりすると、多額の費用の支払いを命じられかねません。また報道や口コミなどによって会社の社会的信用も失墜し、経営基盤を揺るがしかねない事態に陥ってしまうでしょう。
働き方改革前と比べて「残業時間は変わらない」「むしろサービス残業が増えた」という声が数多くあります。そこで、なぜサービス残業が増えてしまうのか、その原因を探っていきましょう。
残業時間の上限を設けても、それに伴って業務量を減らさなければ、本来勤務時間内だけで業務をこなすことはできません。早朝から出勤したり、家に持ち帰って仕事を続けたりするなど、サービス残業が必要になってしまいます。
テレワークが暮らしの中に定着するようになると、従業員が仕事とプライベートの区別をつけにくくなり、サービス残業をしがちになります。
また、会社側が一人ひとりの業務量や労働時間を管理しにくくなることも、サービス残業が必要になる原因のひとつです。
“参考：東京新聞「テレワーク「隠れ残業」増 「通常より長時間労働になった」51%」2020年8月3日”
従業員が「社内での評価を上げてもらいたい」「会社に貢献したい」などの気持ちから、自発的に時間外労働をしてしまうことも、サービス残業を生む要因になります。
特に上司が、日頃から長時間働く部下を「よく働いている」として評価している場合は要注意です。部下がそれに応えようとして、ますますサービス残業するという悪循環に陥ってしまいがちです。
サービス残業を生む要因への対応策として、よりポイントを絞りさらなる働き方改革を実行することが必要です。ここでは対策のポイントをいくつか紹介します。
まずは、従業員一人ひとりの労働時間を「見える化」しましょう。1日、1週間、1ヶ月、1年単位で、どのくらいの時間働いているのかを正確に把握します。そして誰にでも分かるようにしておくことが、労基法に適合した働き方の前提です。
最初は手書きの出勤簿で構いません。インターネットで入手できるひな形を活用しましょう。月締めで取りまとめる場合は、厚生労働省宮城労働局が提供している「残業時間管理シート」が便利です。
従業員が増えてきたり、シフト制やテレワークを導入するなど、働き方が変わったりしたときは、タイムカードの設置や勤怠管理アプリの利用をおすすめします。
記録をつける際は、共通のルールをあらかじめ決めておきましょう。従業員それぞれが思い思いのやり方で記録してしまうと、取りまとめる手間がかかります。さらに当初の目的である「正確な労働時間の把握」もできません。
経営者だけでなく、全従業員が「サービス残業を絶対してはならない」という意識を持つことが大切です。全社員が、サービス残業解消のための具体的な行動をとれるようにしないと、働き方改革の意味がなくなってしまいます。
なかには「誰にも迷惑をかけていないからいいだろう」と考える人もいるかもしれませんが、サービス残業そのものがそもそも違法です。長時間労働が本人の健康を蝕み、結果として家族や会社、取引先などにも迷惑をかけることになりかねないことを、労使ともに認識することが大切です。
「○曜日はノー残業デイ」と設定し、週1日以上は定時に全員退社するのがおすすめです。「みんなが残っているから退社しづらい」という人もいるので、全員が一斉に定時退社すれば、逆に会社に残りづらい雰囲気が生まれます。
ノー残業デーではない日も、「残業は○時まで」と最終退社時間を取り決めておきましょう。
ノー残業デイや最終退社時間を取り決めするうえで注意したいのは、「持ち帰り残業」をさせないことです。通常の勤務時間内では処理しきれない業務量や、難易度の高い仕事を抱えている人が、持ち帰り残業をやりがちです。
経営者や管理職は労働時間だけではなく、それぞれの業務量や業務内容をしっかりと把握しておくことが大切です。その人に合った業務量・業務内容を配分するとともに、ある特定の人に負担が集中しないように配慮する必要があります。
残業時間削減や有給消化の目標が達成できたら、従業員にボーナスを出して、モチベーションを高める方法もあります。ボーナスを出したら会社の利益が減ってしまうのではないかと心配する経営者の方もいるかもしれません。
そのような場合は、生産性連動賞与の導入を検討するとよいでしょう。生産性連動賞与とは、会社の業績が維持できていれば、労働時間を削減することによって捻出できた残業代予算残額のすべてを、ボーナスとして上乗せ支給するものです。
残業が減っても、経営者は収益を得ることができ、従業員は労働時間が減っても収入を確保できます。したがって、労使間にウインウインの関係が生まれることが期待できます。
“参考：プレジデントオンライン「残業減でも給与増「生産性連動賞与」とは（山口俊一）」2017/04/13 ”
従業員が仕事にやりがいを感じられるようにするためには、仕事の進め方を抜本的に見直すことも重要です。現在の質量の仕事をより短時間でできるように、効率化を図る必要があります。
従業員のワークライフバランスを実現させ、従業員の職場への満足度が向上することで「魅力ある職場づくり」→「人材確保」→「業績向上」→「利益増」の好循環をつくることにつながります。
ただし、業務量の配分には注意しましょう。労働時間を削減しつつ、業務量や難易度を維持しようとすると、特定の人や管理職などに負担が集中しがちです。そうなると健康を害したり、職場への満足度が低下したりする恐れがあるため、経営者としての配慮が求められます。
“参考：厚生労働省「働き方改革のポイントをチェック！」”
“参考：株式会社ワークライフバランス「プレスリリース 企業の働き方改革に関する実態調査（2021年版）」2022年2月17日”
サービス残業解消のために業務効率を高めるには、ICT化がカギとなります。ICTとは、「Information」「Communication」「Technology」それぞれの頭文字を取ったもので、デジタル機器や情報処理テクノロジーを業務に取り入れることです。ここでは、ICTなどを活用しながら業務効率を高めるコツをいくつか紹介します。
これまで、書面でやりとりしていていた契約書の電子化に取り組みましょう。電子契約でも法的に有効ですし、次のようなメリットがあります。
書面契約よりも手間や時間を削減できる
印刷代・郵送代・保管コストなどを削減できる
書面契約にかけていたリソースを本来業務にあてられる
関連資料などのペーパーレス化ができる
電子契約を締結するには、電子署名及び認証業務に関する法律（電子署名法）に準拠した電子署名が可能な電子契約サービスを利用する必要があります。クラウド上で利用できるサービスもあるので、ぜひ調べてみてください。
社内SNSやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールを積極的に活用しましょう。コミュニケーションツールを導入することで、次のような効果を得ることができます。
意思の伝達がスムーズになり、コミュニケーションの質を高められる
業務連絡の時間を大幅に短縮できる
業務連絡だけでなく気軽なやりとりにも利用でき、社内交流が活発になる
コミュニケーションツールも、さまざまなサービスがWeb上で提供されています。チャット、ファイル管理、タスク管理などの機能を搭載しているビジネス用のサービスを選ぶのがおすすめです。
オンラインストレージとは、Web上にデータを保存できるディスクスペースのことです。データの保管や共有が容易で、どこからでもアクセスできるため、多くの企業でも利用されています。
オンラインストレージも、Web上で数多くのサービスが提供されていますが、選定する際のポイントは次の通りです。
データ容量は十分か
社内で利用しているデバイスでも利用できるか
自社のセキュリティポリシーに合致しているか
日本国外のサーバを利用していないか
操作性や管理機能は優れているか
業務をアウトソーシング化することも、業務効率を高めるのに有効なことがあります。アウトソーシングとは、業務の一部を外部の企業に発注することです。社内のリソースを本来業務に傾注させ、生産性を高めることが期待できます。
アウトソーシング化を検討する場合は、まず自社の業務を「見える化」しましょう。そのうえで自社で行うべき業務と、アウトソーシングできる業務に切り分けることが必要です。
自社で行うべき業務 | アウトソーシングできる業務 |
|
（例）コンサルティング、会計記帳、労務管理、福利厚生、商品の梱包・発送、広告・宣伝、システム構築・運用管理、ウェブサイトの制作・更新など |
最後に働き方改革を実行する際の注意点を紹介します。働き方改革に取り組んでも、すぐに効果が表れるとは限りません。むしろ逆効果ともいえるような副作用が起こることもあります。それでも粘り強く改革を続けていくことが大切です。
働き方改革に取り組む際は、まずこれまでの制度や業務の進め方などを抜本的に見直す必要があります。本来業務と並行して、改革のための作業を進めていかなければなりません。
改革の方向性・具体策が固まったあとも、全従業員に対して研修や教育を行い、意識改革を図る必要があります。新しい制度や業務の進め方が定着するまで、かなりの時間がかかることを認識しておきましょう。
これまで会社の業績を支えてきたものに、サービス残業で行われていた業務が含まれている場合は、それを「見える化」しましょう。サービス残業しなくても、その業務がこなせるように体制を組みなおす必要があります。場合によっては新たな人員配置や、業務のアウトソーシング化などをする必要があり、コストがかかることもあるでしょう。
また、新しい制度や業務の進め方に従業員が適応できず、生産性が低下してしまうリスクもあります。シミュレーションやテストを重ねて、どのような効果や副作用があるかを検証しておくことが必要です。
働き方改革によって、逆効果が出ることを恐れることもあるかもしれません。しかし改革に着手しなかったり、名ばかりの改革を行ったりしても、いつまでたってもサービス残業を解消することができません。
サービス残業は労基法違反であり、最悪の場合は刑罰が科されたり、多額の未払い残業代・慰謝料などを請求されたりする恐れがあります。それだけでなく、ブラック企業として広く世間に知られてしまえば、イメージダウンは避けられないでしょう。
働き方改革に取り組む企業を対象に、国の助成金制度や無料相談窓口が用意されています。また、労務管理の専門家である社労士も相談にのってくれるので、これらを利用することをおすすめします。
“参考：厚生労働省「働き方改革特設サイト 支援のご案内」”
“参考：全国社会保険労務士連合会「社労士を探す」”
働き方改革に取り組むうえで大切なことは、「サービス残業は違法であり、根本的に解消しなければならない」という意識を、経営者・全従業員が持つことです。そのためにも、労基法に規定されている時間外労働について、知識を得ておきましょう。
また、これまでの業務の進め方を「見える化」することも大切です。労働時間を削減しながら、どのように業務の効率化を進め、生産性の向上を図るかの具体策を練る必要があります。これらの作業は、本来業務と並行して行わなければならず、場合によっては副作用が起こることもあるでしょう。
社労士や所轄の労基署、国が設けている相談窓口などとも相談しながら、根気よく本当に意味のある働き方改革を実行してください。
サービスオフィスを複数棟、比較検討できます。
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