オフィスコスト削減アイデア7選｜オフィス移転もおすすめ
現代における会社作りでは雇用形態や状況にかかわらず、働きやすい環境を作ることが必要不可欠です。そこで注目されるのが働き方改革です。本記事では働き方改革のアイデアをタイプ・目的別に徹底解説。改革を導入したい方はぜひご覧ください。
働き方改革は働く人の環境と実生活を大切にして、より生産性を高める試みです。現代における会社作りには必要不可欠なシステムとなっており、従業員が快適に安心して働けるようにすることで、一人一人が仕事に打ち込みやすくなります。とはいえ働き方改革を具体的に進めるには、どのような方法が好ましいのでしょうか。
本記事では自社の職場環境を改善したい方に向け、働き方改革のアイデアをタイプや目的別に徹底解説。基本的な制度改善から多様な人が働きやすくするアイデアまでご紹介します。より良い会社作りを望む方は、ぜひご覧ください。
そもそも働き方改革とはどのようなものでしょうか。政府主導で導入されて数年たちますが、早々に導入した企業もあれば、新型コロナウイルス感染症の流行で本格的に導入し始めた会社も少なくありません。
そこで、あらためて本来の改革内容について見てみましょう。
働き方改革は、2019年4月から厚生労働省主導で施行された制度です。改革が導入された背景には、以下の2つの理由があるとされます。
少子高齢化による生産年齢人口の減少
長時間労働による健康被害をなくすため
少子高齢化によって生産年齢人口が減り、社会構造を動かしていくためには年齢にかかわらず、幅広い労働者が必要になっている点が大きな理由とされます。さらに年齢だけではなく、要介護者がいる人やハンディキャップがある人など、さまざまな事情を抱える人も健やかに働ける社会を目指し、多様性を持たせる目的もあるのです。
また、日本では残業時間が世界的にも長いといわれています。最悪の場合では、健康被害や過労死に繋がってしまったケースもあり、さまざまな業種で従業員の健康を損なわない構造にすることが目標でもあります。
働き方改革で具体的に行うことは以下の3つです。
柔軟性がある働き方の導入
雇用形態にかかわらず公平な待遇にする
長時間労働の是正
有給休暇の取得の推奨
そもそもの生産人口を増やすことや、幅広い人が健やかに働けるようにするためには「柔軟性がある働き方の導入」と「雇用形態にかかわらず公平な待遇にする」ことは必須です。例えば雇用形態は労働者に合わせたものを導入したり、働き方も短時間労働やテレワークを導入することで、あらゆる事情を抱えた人が働きやすい環境になるでしょう。
また、長時間労働の問題や有給取得率の低さなど、サービス残業を善しとして休みを悪とする慣習をなくすためには、「長時間労働の是正」と「有給休暇の取得の推奨」を進めていくことも必要です。働き方改革では、このような目的をテーマとして改革を実行していくことになります。
働き方改革を導入するためには、具体的なアイデアを実行していく必要があります。ここからは働き方改革のアイデアをタイプ別にご紹介します。アイデアのタイプは大きく分けて以下の5つです。
意識を変えるためのアイデア
多様な人材と働き方のためのアイデア
業務を効率化するためのアイデア
長時間勤務削減のためのアイデア
年次有給休暇取得のためのアイデア
働き方改革を行うといっても社内の意識が変わらなければ、改革を進めるのは困難になります。そこで役職や部署にかかわらず、会社全体で意識を変えていきましょう。アプローチするアイデアは以下の2つです。
組織のトップからの働きかけ
改革のための研修制度やチームを作る
数人が働き方を見直すべきと思っても、複数人で作られる会社ではその意向を共有することは難しいです。だからこそ社内のトップや高い役職を務める人が、意識改革を呼びかける必要があります。
理想的な働く形のイメージと改革の重要性をトップが説くことで、社内で改革が推奨される雰囲気作りに繋がるでしょう。
働き方改革を効率的に行うために、研修制度やチームを作ることもおすすめです。新しい働き方を導入すると今までとは違う連携が必要になり、トラブルが起きることも考えられます。
そのため、新制度の研修を行ってあらかじめ練習しておき、その際に出てきた問題点などを踏まえて正式に導入を目指しましょう。
次に、さまざまな人材と働き方での改革アイデアを見ていきましょう。労働者の雇用形態や状況を問わずに働きやすい環境を作るためには、従来の働き方にとらわれないことが重要です。
オフィスをフリーアドレスにする
テレワークを導入
勤務時間パターンの複数導入
雇用形態の待遇差をなくす
介護や育児との両立のための支援
1つめのアイデアは、オフィスをフリーアドレスにすることです。この場合でのフリーアドレスとは、オフィス内のデスクの場所を定めずに、従業員が自由な席で働けるようにするシステムです。デスクを決めた場所にしないことで職場の堅苦しい雰囲気をなくし、社員同士の繋がりを生むことを狙えます。
フリーアドレスにする場合は、以下のようなデスクデザインにすることもおすすめです。
ファミレス型
集中ブース型
カウンター型
スタンディング型
次に挙げられるのはテレワークです。オフィスに出勤せずに、インターネットを通して場所を問わず働くことができるため、通勤する手間や時間のロスをなくすことができます。そのため、私生活とのバランスを取りやすいシステムといえます。
2020年以降の新型コロナウイルス感染症の流行では、多くの会社が従業員のリスクを回避するためにテレワークを導入していました。
なお、テレワークには以下のような種類があります。
在宅勤務：自宅からオンラインを通して働く方法
モバイルワーク：電車、新幹線、飛行機、飲食店など外出先で働く方法
コワーキング：貸しオフィスやワークスペースなどを使って働く方法
ワーケーション（プレジャー）：休暇を兼ねて旅行先で働く方法（もしくは出張）
勤務時間パターンを複数導入することで、さまざまな事情の方が働きやすくなります。従来通りでは1日の労働時間が定められているため、働きたい意思があっても務めることが難しいケースも多いです。
導入する勤務時間パターンは、以下のようなシステムが挙げられます
フレックスタイム制：1ヶ月の総労働時間で換算し1日の労働時間を定めない
短時間正社員制度：基本条件は変わらず短時間で勤務できる
従来通りの働き方に加え、このような働き方の選択肢が増えれば、家族の介護が必要な人やまだ小さな子供がいる人など、幅広い労働者が働きやすくなります。
雇用形態による待遇差についても見直すことがおすすめです。雇用形態による格差は労働者のやる気搾取に繋がりやすく、社会的な問題点ともされます。
特に正規と非正規で業務量や労力が変わらないケースもあり、逆に非正規のほうにしわ寄せが行く場合もあるのです。それでも非正規の待遇のほうが不利となれば、続けるのが難しくなるかもしれません。
そのため正規と非正規の待遇差をなくすことが重要となるのです。雇用形態にかかわらず同一労働同一賃金を目指し、非正規の賃金を上げて保証を手厚くするか、非正規を正社員として雇用する人数を増やしてみましょう。
要介護者がいたり育児が必要であったりする労働者など、具体的なケースでの支援を導入するのもよいでしょう。さまざまな状況で時間などが縛られることが要因となり、優秀な人材を逃すことになれば会社としても損失となります。家族との生活バランスを取りつつも、仕事が続けやすいように支援を導入することで勤続しやすくなるでしょう。
それぞれのケースで導入がおすすめの支援例は以下の通りです。
要介護者の家族がいる | 小さい子供がいる／できる |
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働き方改革では、労働環境を柔軟にするために業務の効率化も必要不可欠です。従来通りとは、やり取りや業務手順も変わってくることも考えられるため、今までの業務方法のままだと効率が悪くなるかもしれません。それを避けるためには、業務自体のフローの見直しが重要です。
ここからは業務を効率化するためのアイデアとして、以下の3つをご紹介します。
業務マニュアルやチャートの作成
減らす業務の洗い出し
ワークシェア
業務を効率化するためには、その工程を視覚的に従業員同士で把握することが必要不可欠です。そこで、業務マニュアルやチャートを作成しておくことをおすすめします。
この場合は誰に回して、別の場合はどの順序で進めるか、あらかじめ決めておくことで無駄な確認作業や時間のロスを減らすことができるでしょう。
効率化するためには不要な業務の洗い出しも必要です。いくらマニュアル化しても、工程が多いままでは大幅な効率化には繋がりません。例えば現在の柔軟な働き方に変えてみて、必要がなくなる業務はないか、短縮したりまとめたりすることができる業務がないか、検討していきましょう。
また、アナログなものはなるべくIT化して、オンライン上でやり取りできるようになれば、より効率化を目指せます。
ワークシェアすることでも効率化を図ることができます。ここでのワークシェアとは以下のようなシステムです。
ワークシェア化の項目 | 効果と目的 |
情報の整頓と共有 | 情報は共有サーバーに管理し、誰でも円滑にアクセスできるようにする。 |
業務を問わない対応力強化（多能工） | 業務を定期ローテーションすることで、それぞれがどの業務にも対応できるようにする。 |
チームプレー・ペアプレイ強化 | 経験やスキルの異なる人を共に配置して、完成度向上やフォローしやすい業務体制を作る。 |
次に長時間労働を解決するためのアイデアをご紹介します。長時間勤務があるのは、極端に仕事が多すぎることが原因です。そのため業務効率化と同時に、以下のアイデアで改革を進めていくことがおすすめです。
残業の抑制と早朝勤務の取り入れ
不要な会議や決裁方法の見直し
残業管理の見直し
業務終了後の残業が多すぎると、従業員の疲労と負担がどんどん増えてしまい、効率が悪くなる可能性が高いです。そこで早朝勤務を取り入れることで、体力や集中力が余っているうちにより多く業務をこなし、残業になりにくいようにすることを狙いましょう。
また、残業を全くなくすことが難しいのなら、チケット制にするのもおすすめです。残業が必要な場合は上司と相談して決定するなど、無駄な残業を抑制するようにしましょう。
会社でそれぞれの業務時間を圧迫するものとして挙げられるのが、複数人が集まらなければいけない状況や許可が必要な場合です。特に会議が惰性的に行われていたり、わざわざ集まって通達するほどではない内容だったりすることも多いです。このような場合はメールや回覧版で済ませたりして、無駄な会議時間を削減するようにしましょう。
また、決裁や許可にかかるロスが多すぎて、許可待ちの非効率さが問題点なら、そもそもの組織と権限を効率的な構造に見直していくとよいでしょう。このように時間が消えがちな事柄から解決することで、間接的に残業対策に繋げることも大切です。
そもそも残業時間の上限は、法律によって原則月45時間まで年間360時間と定められており、違反した場合には会社（代表）は懲役または罰金が科せられます。多くの会社はこれをラインとして、残業管理を行っています。
しかし残業が多いことが問題点なら、このラインより下回る残業時間を独自に設定するとよいでしょう。限界の残業時間を少なくすることで、残業時間を抑制することを狙えます。また、残業をしないノー残業デーを制定したりして、慢性的な長時間勤務の「当たり前」を抑制することもおすすめです。
日本の会社では「努力が美しく、休む（遊ぶ）のは悪」という古い考えが根底にあり、休みを取ることに対して良く思わない人もいます。そのため、有休消化に消極的な傾向があることも事実です。努力を美徳とする精神は大切ですが、従業員はあくまでも好きに休みを取る権利があります。
そこで、従業員が休暇を取得しやすいようにするアイデアも導入していくことをおすすめします。ご紹介するのは以下の3つです。
年次休暇取得推進
特別休暇を設定する
多能工の育成
働き方改革改正案により、1年間で最低5日の有給休暇を取得させることが義務付けられています。そのため、そのラインは厳守しなければなりません。積極的に取得を促すためには以下のような対策が有効的です。
希望日の聴取を積極的に行う：希望日を取りやすくなる
チケット制にする：「使用しないともったいない！」という雰囲気を作って休みやすくする
希望日を聴取したり、有給取得は当たり前という空気作りをしたりすることで、社内の有休に対するイメージをポジティブにし、休みやすいように改革していきましょう。
特別休暇については設定することは任意ですが、従業員の満足度も高められるため導入をおすすめします。例えば企画の節目や家族・育児休暇、年末年始など、目的を持った休暇を制定することで休暇が取りやすくなり、意義のある休みを従業員に取ってもらえます。
従業員を意識してこのような特別休暇を制定することで、「従業員を大切にする」という企業イメージの向上にも繋がるでしょう。
有休消化にネガティブな人がいることは、そもそも業務が滞ることや仕事のしわ寄せが起きることを懸念しているせいです。そのため、業務に関わる従業員が休んでも、代わりに対応できる多能工の育成をしておくことも重要です。
多能工とは、さまざまな業務に対応できるマルチスキルを持つ人員のことで、もし部署で有休を取得したい人が出ても代わりに対応できます。そのため、業務に対する懸念は生まれず、滞ることもなくなります。
そのような人材を多く育成すれば、年次有給を取得しやすい雰囲気を作ることができるでしょう。
働き方改革は社内の意識的なものから、働き方の形や時間といった実際的なものまで、多方面で進めていく必要があります。具体的なアイデア例を知ってどのような改革を導入すべきか、展望が見えてきている方もいるのではないでしょうか。
そこで最後に、働き方改革を行う前にやっておきたいことをご紹介します。
働き方改革を進める前に、まずは現在の社内の制度を見直してみましょう。現時点で自社の制度に問題点はあるのか、見直すべき箇所はどのような部分なのか、客観的に分析してみてください。現時点の制度を見直すことで、導入していくべき改革アイデアも見えてきます。
働き方改革を導入する目的を明確にし、なぜ必要なのか理由を理解しておくことも大切です。ゴールが見えていれば到着できるように、目的を明確にすることで、大きな改革の目的地をしっかりと認識して進めていくことができます。
また、問題点を踏まえた目的や改革内容をきちんと理解しておけば、社内に説明する際や意識改革を行う際に伝えやすくなります。
改革を促進するためには、社内の一人一人が「変えていこう」「新しい働き方に慣れていこう」と意識する必要があります。いくら働き方を変えていきたくても、従業員が置いてきぼりになったのでは意味がなくなってしまうでしょう。
「改革を行わなければいけない」という想いだけが先走りしないようにすることが大切です。従業員に協力してもらうために、社内でコミュニケーションを取っていきましょう。社内全体で働き方改革を目指せば、より良い職場作りに繋がります。
さまざまな従業員が、ストレスなく働ける環境にするためには労力がかかります。しかし、多様な人材が働きやすくなり私生活を犠牲にせずに済めば、会社の生産性も上がり、より良いものが生み出せる会社になります。
そんな会社に変えていくためには、今回ご紹介した意識・働き方・効率化・労働時間・休暇消化のポイントを参考に、自社に合った形で反映して改革を進めていってください。多様な人が快適に働ける会社作りを始めていきましょう。
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