働き方改革に必要なオフィス改革、効果的なレイアウトとは？

どうすればオフィス改革は効果的になるのか、悩んでいませんか。オフィス改革はさまざまな会社で行われており、多数のメリットがあります。この記事では、オフィス改革は必要なのかや実施するメリット、レイアウト事例、注意点などを紹介します。

働き方改革にオフィス改革は必要なのかどうか、気になっていませんか。オフィス改革はさまざまな会社や組織で行われており、メリットも複数あります。また、働き方改革と一体化している大事な要素でもあります。

本記事では、働き方改革にオフィス改革は必要なのかや実施することのメリット、オフィスのレイアウト事例などを取り上げます。

本記事を読んでいただくことで、オフィス改革についての理解が深まり、成功させられる可能性が高まるでしょう。ぜひ最後までお読みください。

​働き方改革にオフィス改革は必要？

働き方改革にオフィス改革は必要です。国土交通省から変化事例が示され、総務省管理事務局もオフィス改革を行っています。ここでは、働き方改革にオフィス改革は必要なのかについて詳しく見ていきましょう。

国土交通省からも変化事例が示されている

国土交通省の「働き方改革を支える不動産のあり方検討会」では、以下のように新旧オフィスの変化事例が提示されています。

このように、新しいオフィスのあり方が明確に示されています。

総務省管理事務局もオフィス改革を行っている

働き方改革は行政機関も対象になっています。例えば総務省管理事務局でも、情報のデジタル化やコミュニケーションの活性化を目指したオフィス改革が行われました。

行政機関でも、働き方改革のためのオフィス改革が実施されており、民間企業もオフィス改革が求められています。

働き方改革のためのオフィス改革のメリットと効果

オフィス改革には、以下のようなメリットと効果があります。

• さまざまな働き方に対応できるようになる

• 集中席導入で業務を効率化できる

• コミュニケーションを活性化できる

• 会議時間を短縮化

• コスト削減につながる

ここでは、各メリットや効果について詳しく紹介します。

さまざまな働き方に対応できるようになる

働き方改革のためのオフィス改革によって、多様な働き方を実現できるようになります。

オフィス改革では、さまざまな働き方に焦点をあてて改善していくため、テレワークや時短勤務、育休などにおいても柔軟に働ける環境づくりが可能です。

働く場所も時間も、固定化されないオフィスを目指せるからこそ、さまざまな働き方に対応できるようになります。

集中席導入で業務を効率化できる

集中席を作り仕事の効率性を上げられることも、働き方改革のためのオフィス改革のメリットです。集中席とは、邪魔されずに黙々と仕事に集中できる空間のことです。

集中席を設けて「集中席にいる人には話しかけない」「集中席で仕事をしている人には電話を取らせない」などのルールも作ることで、業務効率化を目指せるでしょう。

従来のオフィス環境では、固定席で上司や同僚と連携して仕事を進めることが一般的でした。コミュニケーションが取りやすいメリットがあるものの、周りから話しかけられて仕事に集中できないことも少なくありません。

集中席を導入すれば、目の前のタスクに集中でき、効率良く作業を進められるでしょう。

コミュニケーションを活性化できる

フリーアドレス導入によって、社員同士のコミュニケーションが活性化することも、オフィス改革のメリットです。

フリーアドレスとは、固定席がなく、自由な場所で仕事ができるオフィス空間のことで、国からも推奨されています。

個人のデスクを配置しないため、他部署の社員との交流が増加したり、さまざまな社員と意見交換できたりするメリットがあります。

また、デスクを固定しないことで、席を移動して気分転換を図ることもできるので、業務効率向上にもつなげられるでしょう。

会議時間を短縮化

オフィス改革により、会議の時間を短くできるメリットもあります。モニターが設置されたミーティングスペースを作ることで、資料を画面共有できるため、会議資料作成の時間短縮が可能です。

また効率的に打ち合わせができるため、会議時間の短縮にもつなげられます。さらに、会議室の予約・管理システムを導入することで、無駄な会議予約がなくなり、ミーティングスペースを有効活用できるようになるでしょう。

コスト削減につながる

オフィス改革は、コスト削減できるメリットもあります。例えば、以下のようなツールを導入することで、人件費削減や業務効率化につながりコストを削減できます。

• 無人受付システム

• テレビ会議システム

無人受付システムがあれば人件費をカットでき、テレビ会議システムの導入により、無駄な移動時間を減らせるので、効率良く打ち合わせを行えます。こうしたICTツールの導入は、オフィス改革に欠かせません。

​働き方改革の中でオフィス改革を成功させるには

オフィス改革を成功させるポイントは以下の通りです。

• オフィス改革の目的をはっきりさせる

• コミュニケーション活性化の工夫を行う

• 使用目的に沿った作業スペースを複数作る

• 動線を考慮したレイアウトを設計しよう

• ペーパーレス化を進める

• テレワークを導入する

改革を失敗したくない方は、ぜひ参考にしてください。

オフィス改革の目的をはっきりさせる

最初に「なぜオフィス改革を行いたいのか」「どんな方針でオフィス改革を進めるのか」という目的を明確にすることが、オフィス改革を成功させるポイントです。

やみくもにオフィス改革を行っても、業務効率の向上やコスト削減などの効果は期待できません。

オフィス改革の目的をはっきりさせるためには、社内調査などを行い、理想のオフィスや出社したいと思えるオフィスについて把握しましょう。

職種や仕事内容によって理想のオフィスは異なるため、社内調査によって課題とニーズを明確にし、オフィス改革の目的を設定してください。

コミュニケーション活性化の工夫を行う

社員同士のコミュニケーションが活性化するための工夫も、オフィス改革を成功させるポイントです。

コミュニケーションの活性化によって、新しいアイデアが生まれたり、イノベーションにつなげられたり、会社にとってプラスになることが多いです。

コミュニケーションの活性化を実現するためには、席を流動化させるフリーアドレス化を採用したり、休憩スペースを設けたりするとよいでしょう。

使用目的に沿った作業スペースを複数作る

オフィス改革を成功させるためには、さまざまな使用目的に沿った作業スペースを作ることも一つの方法です。スペースを分けることで、生産性を上げられたり、働きやすい環境を作れたりします。

集中して仕事を行うスペースや、プロジェクト関連の話を進める共同作業のスペース、リフレッシュできる休憩スペースなど、複数の場所があると社員も働きやすさを実感しやすいでしょう。

動線を考慮したレイアウトを設計しよう

オフィスのレイアウトで動線に気を使うことも、オフィス改革には欠かせません。オフィスに適した動線にすることで、狭苦しく感じずスムーズに動けるようになり、社員がのびのびと仕事を行える環境を作れます。

また、設備の使いやすい動線にしたり、安全面に考慮したりすることも重要です。動線を確保する際は、通路に関わる法律も守りながら、快適なレイアウトを設計しましょう。

ペーパーレス化を進める

オフィス内の文書や書類、資料、掲示物などの電子化を推進するペーパーレス化も、オフィス改革にとって重要なことです。紙の書類などをデジタル形式にすることで共有しやすくなり、フリーアドレス化やテレワークを進めやすくなります。

また紙は場所を取りやすく、ファイリングやコピーにも時間やコストがかかってしまいます。紙による情報管理を廃止し、ペーパーレス化・デジタル化を進めましょう。

テレワークを導入する

働き方改革において推奨されているテレワークを導入することも、オフィス改革につながります。テレワークに対応できる職種は、エンジニアなどに限定されているわけではなく、クリエイティブ職や事務職など、さまざまな仕事で実現可能です。

またテレワークには、以下のようなメリットがあります。

• 通勤時間がなくなり、ストレス軽減

• 非常事態時でも事業を継続できる

• オフィスの光熱費を減らせる

• 育児中の社員も働ける

多様な働き方やコスト削減を実現したい場合は、テレワークの導入をおすすめします。

​オフィスのレイアウト事例

オフィスのレイアウトは、以下のようにさまざまな種類があります。

• 対向型

• 同向型

• 背面型

• フリーアドレス型

• ブース型

• クラスター型

ここでは、各レイアウト事例のメリット・デメリットを詳しく見ていきましょう。

対向型

対向型は、デスクを部門ごとに向かい合わせに配置するレイアウトです。コミュニケーションがとりやすく、効率的にスペースを利用できるメリットがあります。

しかし、社員が向かい合わせになっているため、周囲の目線が気になって仕事に集中しにくいという大きなデメリットもあります。また、他の部署とコミュニケーションしづらいことも欠点です。

同向型

同向型は、デスクを同じ方向に向けて並べるレイアウトです。教室の机の配置に似ており、周囲の目線がそれほど気にならず、仕事に集中しやすいメリットがあります。

一方、対向型のようにコミュニケーションしやすいレイアウトではありません。個々人の作業を重視する会社や仕事内容には、向いているといえるでしょう。

背面型

背面型は、デスクを後ろ合わせに配置するレイアウトです。社員同士が背を向けている状態になるため、高い集中力が必要な設計・開発などの仕事に適しています。

しかし、デスクを壁側に設置するため、デッドスペースができやすく狭いオフィスには向いていません。

フリーアドレス型

フリーアドレス型は、席を固定せず自由に好きな席を使えるレイアウトです。オフィスの省スペース化やコミュニケーションの活性化に向いているレイアウトで、人気を高めています。

しかし他のレイアウトのように、誰がどこで仕事をしているのか把握しづらいことがデメリットです。、進捗管理がしっかり行われていない場合は、業務の停滞などが起きやすくなります。

ブース型

ブース型は、デスクをひとつひとつパーテーションで仕切るレイアウトです。プライバシーがしっかり守られ、仕事に集中しやすい環境を作れます。

一方、それぞれが独立したデスクになっているため、コミュニケーションがとりづらく、進捗管理も難しい点がデメリットです。

クラスター型

クラスター型は、列ごとにデスクを反対向きに配置し、さらに列の間にパーテーションによる仕切りが入ったレイアウトです。プライバシー確保に特化した配置となっており、集中力を求められる仕事に向いています。

デメリットは、デスクが大きくなり場所を取ってしまうことです。さらに配線が難しくなるデメリットもあります。

​働き方改革におけるオフィス改革の注意点

オフィス改革を失敗しないためには、以下のことに注意しましょう。

• 法令を順守したレイアウトにする

• 移動は大きなものから行う

• 応接スペースは入り口近くに作る

より働きやすいオフィス作りを目指している方は、参考にしてください。

法令を順守したレイアウトにする

オフィスのレイアウトを設計する際は、法令を守ることは必須です。レイアウトに関係する法令は、以下の労働安全衛生法や消防法、建築基準法です。

こうした法令を守りながら、快適なレイアウトを設計しましょう。

移動は大きなものから行う

オフィス改革を行う際は、大きなものから移動させることも注意点の一つです。あとから大きなものを移動させて置ける場所が見つからなかった場合は、運び戻さなければなりません。

移動は「大きくて重いものから行う」と認識しておきましょう。

応接スペースは入り口近くに作る

応接スペースの設置に気を配ることも、オフィス改革を行う上での注意点です。特に他社からの来客などが多い会社は、応接スペースをどこに作るのかは重要事項です。

基本的に応接スペースは、会社の入り口に近いほうがよいでしょう。応接スペースが遠くにあると、来客者に対して失礼になる可能性があります。したがって可能な限り、入り口付近に応接スペースを作りましょう。

オフィス改革は働き方改革と一体化している大事な要素

働き方改革のためのオフィス改革には、さまざまなメリットがあります。多様な働き方を実現させ、コストの削減や業務の効率化が図れるなど、事業成長においても重要なことです。

オフィス改革を成功させるためには、コミュニケーション活性化に導けるフリーアドレス化を採用したり、ペーパーレス化を進めたり、テレワークを導入したりしましょう。さまざまな使用目的に沿った作業スペースを作ることもおすすめです。

また、オフィスのレイアウトに気を配ることも重要です。対向型やブース型などさまざまなレイアウトの種類があり、それぞれメリット・デメリットがあります。事前に理解を深めておくと、オフィス改革で失敗するリスクを減らせるでしょう。

効果的なオフィスレイアウトを把握し、オフィス改革を進めませんか。