オフィスコスト削減アイデア7選｜オフィス移転もおすすめ
働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、Web会議が一般的になりつつあります。本記事ではWeb会議を円滑に進行させるための15のマナーとコツを紹介します。理解を深め、テレワークやオンラインで効率的にコミュニケーションしましょう。
近年、働き方改革や新型コロナウイルス感染症の影響により、リモートワークが浸透してきました。それに伴い、さまざまな場面でWeb会議がおこなわれる機会も増えてきています。
しかし、オンラインでのコミュニケーションは、必ずしも対面での会議と同じように進められるとは限りません。実際にWeb会議を経験したことがある人は、対面との違いに難しさを感じた人も多いでしょう。
そこで本記事では、Web会議を円滑に進めるための15のマナーやルールを紹介します。効率的かつ生産的におこなうために、ぜひ参考にしてみてください。
Web会議とオフライン会議の違いを適切に認識して備えなければ、社員のモチベーション低下や組織力の低下、また「Web会議疲れ」といった問題につながりかねません。
まずはWeb会議におけるよくある悩みを紹介します。
オンライン上でのコミュニケーションに慣れていない人によく見られるのが、対面での会議との違いを認識していないことによる、コミュニケーションのすれ違いです。目線が合わない、表情が読めないなどの問題が生じ、円滑な会議の進行を妨げる要因になり得ます。
ZoomなどのWeb会議ツールに慣れていない人は、技術面で手間取ってしまうことも少なくありません。例えば、ログイン方法がわからず会議への参加時刻に遅れたり、通信環境が悪く会話中に回線が途切れたりするなどの問題があります。
Web会議におけるマナーについて、参加者間の認識が揃っていない・甘いといった問題も考えられます。具体的には、会議の進行に対して反応しない、常にカメラオフで顔や表情を見えなくしている、会議中にマルチタスクをするなどです。こうした意識の低さから生じる行動は、会議の進行に支障をきたす可能性があります。
また日本文化特有の議題として上座・下座の考慮が挙げられますが、Web会議では意識する必要はありません。基本的に会議に参加した人から順番に画面に表示されるため、上座や下座を意図した並びにはできないためです。
Web会議においてよくある悩みを見ていくと、定義そのものへの理解不足がWeb会議がうまくいかないことに関与しています。
Web会議とはどのような会議スタイルを指すのか、違いや前提について整理してみましょう。
Web会議とはオンライン上で行われる会議のことで、パソコンやスマートフォンといったデバイスとネット環境を使用します。一方対面での会議はオフライン会議とも言い、同じ空間に参加者が集まり、顔と顔を合わせておこないます。
この2つの会議方法は、どのような違いがあるのでしょうか。違いを一覧にすると以下のとおりです。
Web会議（オンライン会議） | 対面会議（オフライン会議） | |
特徴 |
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メリット |
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デメリット |
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対面会議は対面でおこなうため、スムーズに意思疎通ができ、お互いの感情や温度感が伝えられます。ホワイトボードや紙に図を書いて補足したり、ジェスチャーで体現できたりするのは対面ならではの利点です。
しかし集まって会議をするため、時間と移動コストがかかります。また、座席の配置などで役職が目に見えてわかりやすいので、萎縮して発言しにくいのは弱点です。
一方、Web会議はどこからでも会議に参加することができ、移動・時間コストを減らせます。加えて、Web会議上では座席順がないため、フラットに発言しやすい環境を作ることも可能です。わざわざ会議室を確保したり、配布資料を印刷したりする手間もありません。
ただし、Web会議はパソコン越しになることで、受け手の感情を読み取りづらく、会議における周囲の感触を感じにくい側面もあります。また、通信状況によっては会議を円滑に進めにくくなるため、通信環境に会議の質が依存してしまうのは否定できません。
Web会議と似た会議スタイルとして、テレビ会議があります。これは近年のリモートワーク拡大以前から存在した形式で、会議室などに設置された専用機材を用いて、遠く離れた場所にいる参加者と会議します。主に異なる場所にある部屋同士を繋ぐ場合が多く、大人数での会議も可能です。
また、専用機器を使用するため映像や音声の品質が高く、回線も安定していることが多いのも特徴です。Web会議とテレビ会議を総称して、参加者が離れた状態でおこなう会議のことを「リモート会議」と呼ぶこともあります。
Web会議とオフライン会議の特徴を比較しても、大きな違いが複数あることがわかります。当然、オフラインのときと同様の進め方では、効率的なWeb会議はできません。
デメリットを払拭してWeb会議を円滑に進めるには、各参加者が性質を理解して改善し、より良い会議を運営することを意識化する必要があります。
そのためには、Web会議で一定の基準として、マナーを周知・準拠することも重要です。各参加者が一定の基準を守ることで、快適な会議につなげることができます。Web会議を制するかどうかで、ビジネス効率が左右されるといえるでしょう。
Web会議は、オフライン会議よりも情報共有や意見の取りまとめがスムーズにおこないやすいです。会議の質が上がれば、以下のようなメリットが発生します。
社員の生産性向上
信頼関係の構築
迅速な意思決定
ビジネス自体の加速
これらの予測できるメリットから見ても、Web会議のマナーを身につけることは有益といえるでしょう。
ここからは気を付けるべき15個のポイントとして、Web会議のマナーを紹介します。会議の前、会議中、会議後の3つに分類したので、会議を進める際の参考にしてみてください。
以下より詳しく解説します。
Web会議を成功させるには、事前準備が欠かせません。Web会議に参加する前に、以下のような準備をしておくことが大切です。
まずは、社内でWeb会議におけるルールを設けましょう。会議の進め方や重要視されるポイントは、人によって認識が異なります。そのため、世間一般的なルールについて意識を向けると同時に、社内で一定の共通認識を形成することが大切です。
具体例としては、参加者の表示名、会議資料や議事録の共有方法、誰が議事録を取るのかなどが挙げられます。形式的な側面も含め、ルールを明文化しておくと、新たに社員が着任した際もスムーズに共有することが可能です。
会議形態問わず重要になるのは、議題や目的の明確化です。特に、Web会議では部屋移動などメリハリを作る動作がなく、時間に対する意識が対面よりも希薄になります。
テーマに沿った議論ができるよう、「何のために会議をするのか？」など、決めたいこと・到達したいゴールなどを共有しておくのがおすすめです。目的を決めておけば、時間の浪費や趣旨から逸脱することを避けることができます。会議の司会者やファシリテーターを担当する際は、特に意識しておきましょう。
また、会議資料などは事前に参加者へ共有しておいてください。会議前に参加者が情報を得られることで、共通の前提条件のもとで議論を進めることができます。
Web会議に使用する機器の操作方法の周知・確認も必ず必要です。特に、ZoomやSkypeといったオンライン会議ツールや、マイクなどの電子機器を使用したことがない人には、難しく感じられる可能性があります。
会議の場で進行を妨げることがないように、会議前に操作に不安がないか確認しておくとよいでしょう。また、自身が不安な場合は他のメンバーに遠慮せず確認し、逆に他の方がわからない場合は練習時間を取るなど、お互いにサポートしあいながら進めてください。
Web会議の参加は、特定の場所に集まっておこなうわけではないため、参加者それぞれが会議に適した環境を整える必要があります。
具体的な施策は以下のとおりです。
スマートフォンをマナーモードにする
ノイズの少ない場所に移動する
インターネットの回線速度が安定した場所から参加
セキュリティ対策をする
自宅やカフェなどから参加する際は、特にセキュリティ面に気を付けましょう。VPNで接続する、覗き見防止シートを使用するなど、情報漏洩が起きないように注意してください。
Web会議では画面越しの参加になるため、自らの全身が映る場面はかなり少ないです。オフライン会議よりもラフな格好で参加できなくもありません。
とはいえ業務時間中である以上、ビジネスシーンに違いないことは頭に留めておきましょう。業種や社風によって異なるため一概にはいえませんが、服装への認識はオフラインのときと同様に捉えておくと無難です。
だらしない恰好で参加して周囲が気を取られるより、きちんとした恰好で接するほうが会議での発言に余計な先入観を与えません。ビジネスにふさわしい服装や身だしなみで会議に参加するように心がけましょう。
続いて、会議中に注意したい点について紹介します。
オフラインと同じく、Web会議でも時間を守ることは重要です。会議参加が遅れると他の参加者にも迷惑をかけることになるため、オンタイムもしくは数分前にはミーティングに入室するようにしましょう。
また終了時刻においても、会議室の予約などが発生しないことから、ダラダラと長引いてしまうこともあります。業務の生産性を担保するためにも、会議中は時間配分をして議論を進め、終了時刻は守ることをおすすめします。
Web会議でも対面会議と同じように、開始・終了時には挨拶をしましょう。さらに、会議の冒頭ではアイスブレイクとしてお互いの近況を聞いたり、軽い雑談を挟んだりすると参加者の緊張をほぐすことができます。その後の会議でスムーズな議論がしやすくなるでしょう。
Web会議では、なかなか参加者同士の表情や温度感を把握することが困難です。そのため、会議中には全員が気持ちよく会議に挑めるように、ポジティブな態度を心がけましょう。全員が聞き手であることを意識すると、不快な思いをさせることがありません。
また、会議中のマルチタスクは避けてください。手元やディスプレイが周りの人に見られないため、つい他のタスクに手を伸ばしてしまうことはありがちです。しかし人間の性質上、2つのことを同時におこなうと、集中力や生産性が低下します。
そのため、マルチタスクはおこなわず会議に集中することに意識を向けましょう。チームメンバーなど他の従業員にも認識を周知させてください。
Web会議で温度感を知ることが難しいのは、他の参加者にとっても同じ悩みです。話し手は「自分の話した内容が伝わっているかわからない」「ちゃんと話を聞いてくれているのかな？」と不安を抱えます。
そのため、自身が聞き手側になったときには話し手側の不安を拭えるよう、基本的にはカメラをオンにし、積極的にリアクションを取りましょう。相づちは大きめにすると、相手にも安心してもらえます。
Web会議ではマイクを通して会話するため、どうしても対面のときよりも聞こえづらいこともあります。そのため、聞き取りやすいようにゆっくりハキハキとした話し方を心がけましょう。
また、使用するマイクによっては、息や衣擦れなどのノイズを拾ってしまうことがあります。さらに複数の参加者が近くにいると、参加者同士の音を拾って不快な音を出力してしまう、ハウリングという現象が起こることもあるため注意が必要です。
そうした雑音により会議の進行が妨げられないように、発言しないときはマイクをミュートにしておきましょう。同時にツールで雑音カット設定を施すなどの配慮も心がけてください。
発言時にはチャットや挙手ボタンを利用し、マイクオンのタイミングをはかれば障害はありません。
画面越しでも反応がわかるように、基本的にカメラオンで参加し、カメラを見ながら話すように心がけてください。対面で目を見て発言する人への印象が好ましいように、Web会議でもそれは変わりません。
また、回線が重くなったときや諸事情でカメラをオンにできない場合は、チャットやマイクを通して一言添えると失礼になりません。
Web会議では画面共有を利用することで、参加者が同じ資料をリアルタイムで確認しながら会議を進行できます。ツールによっては、画面上で資料にマーカーを引いたりイラストを書いたりすることもできるため、積極的に活用しましょう。
スムーズな会議進行のためにも、資料共有の方法もあらかじめ確認しておくことがおすすめです。
発言者の方が話している内容とは別に、チャットでも必要な内容を送信できることもWeb会議の大きな魅力です。会議に必要な資料や参考リンクを共有したり、入退出時の挨拶など簡単なコミュニケーションを取ったりすることで、効率的かつ親密感のあるやりとりをおこなえます。
どれだけ入念に準備しても、トラブルが生じてしまう可能性はあります。特にマイクが通じない、画面共有がうまく反映されないといったシステム都合でのトラブルは、避けることが難しい場合もあります。
そうした状況下でも会議の流れを止めないために、他の対処法やシステムを準備するなどの対策を講じておきましょう。例えばスマートフォンで会議に入室する、代理で会議を進められる人を用意しておくなどの対策があれば安心です。
また、必要であればカメラをオフにして、体制を整えることも一つの手段といえます。
最後に、会議後に注意したい点を見ていきましょう。実施して終わりではなく、終わってからの対応も会議の効果を左右します。
Web会議では反応が見えづらいことから、参加者の理解度を正しく把握できるとは限りません。そのため、参加者の情報取得のレベルに差が生まれないよう、会議後はなるべく早めに議事録を共有することがおすすめです。
また、参加者の中に新人社員や議題に不慣れな社員がいる場合は、理解が及んでいるか確認するなどしてフォローアップしていくとよいでしょう。参加者全員があとから内容を振り返ることができるよう、録画データを共有することも有効です。
Web会議では、オフラインの会議とは異なる点を把握し、その障害を乗り越えるためのマナーやルールに則ることが重要です。一見ルールが多く大変な印象を持つかもしれませんが、一度Web会議のコツをつかんでしまえば、オンラインだからこそのメリットを享受することもできます。
Web会議におけるマナーを守り実践することで、円滑なコミュニケーションを実現し、業務効率化を進めましょう。
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