オフィスコスト削減アイデア7選｜オフィス移転もおすすめ
働き方改革やコロナ禍の影響でテレワーク導入企業が増えました。厚生労働省や総務省もテレワーク推進サイトを運営し、テレワークが生産性向上につながるという論文もあります。しかし企業にとって良いところでも、社員にとってはデメリットかもしれません。本記事は、テレワークのメリット・デメリットを企業と社員双方の視点から調査しました。
働き方改革が推進されるなか、コロナ禍の影響もあってテレワークを導入する企業が増加しました。厚生労働省や総務省がテレワークを推進する情報サイトを運営するなど、社会的にもテレワーク化の動きが広がっています。
テレワークによって柔軟な働き方ができるようになり、企業・社員として効率化などのメリットを感じているケースも多いでしょう。しかし、テレワークがデメリットとなってしまっていることもあります。
本記事は、テレワークのメリット・デメリットを企業と社員（従業員）双方の視点から調査しまとめました。デメリットについては、解決策もあわせて解説しているので、導入を迷っている経営者もぜひ参考にしてください。
テレワークとは、情報通信技術（ICT）を活用して柔軟に働くことをいいます。テレ（tele）は遠くや離れたところという意味があり、場所にとらわれない働き方（work）という意味の造語です。テレワークは、遠隔で仕事をするという意味でリモートワークとも呼ばれます。
また、似たワードとして、次の言葉と間違われることがあります。整理しておきましょう。
在宅勤務：自宅で働くこと（テレワークの一種）
サテライト：出勤や移動効率の良いオフィス（小規模のサテライトオフィス）を選んで働くこと
コワーキング：個人事業主や小規模法人が共有スペースで働くこと
モバイルワーク：電車・バスなどの交通機関の利用中や移動の合間の喫茶店などで仕事をすること
ワーケーション：観光地や宿泊施設などでテレワークをおこなうこと
ブレジャー：出張の前後などに出張先で休暇を楽しむこと
コワーキングスペースを探しているなら、サービスオフィスが検索・比較できるこちらのサービスもおすすめです。
【企業側】テレワークのメリット
まず、企業がテレワークを導入することで得られるメリットを解説します。企業側には次のような利点があります。
生産性向上につながる
新たな人材の確保が期待できる
企業イメージのアップ
コスト削減の効果がある
社会貢献にもつながる
各メリットを詳しくみてみましょう。
テレワークで従業員一人ひとりが自分の仕事に集中することで、生産性や作業効率の向上につながります。
特に、社内資料のペーパーレス化が進み、データでのやり取りがスムーズな会社環境が整っていると効率性が高いです。テレワークは、従業員同士がデータを介してやり取りするため、業務や進捗状況の共有がしやすいメリットがあります。
オフィスで肩を並べて仕事をしたほうが効率が良さそうなイメージがあるかもしれませんが、データを共有して連携できる仕事なら、テレワークのほうが生産性の向上につながる可能性があります。
テレワークなら、働く場所を問わず幅広い選択肢のなかから人材を探すことができます。テレワークの導入で、オフィス勤務では見つけられなかった優秀な人材に出会えるかもしれません。
例えば、フルタイムでの出勤が難しい人や、海外・地方に住んでいる人などにも求人をかけることができます。また、オフィス環境で働くことが難しい障がいがある人に働いてもらいやすくなるメリットもあります。
働き方改革を推し進めることは、社会全体の課題として注目されています。テレワークを導入し継続することで、先進的な考えを持った企業と認められ、イメージアップにつながることもメリットです。
テレワークを導入するには、業務のIT化を進める必要があります。テレワークを進めることで、さらなる成長を目指す企業という前向きな印象付けにもつながるでしょう。
また、従業員側としては求人を探す際、テレワークの導入を条件にする人も多いです。テレワークを導入することで、人材確保の面でもイメージアップが期待できます。
テレワークを導入することで、会社の運営コストの削減につながる点は大きなメリットのひとつです。
まず、従業員のテレワークを推進すると出勤の必要がなくなるので、交通費の負担が大幅に削減できます。また、オフィスを常に稼働する必要がないため、光熱費や印刷代などのオフィスのランニングコストが下がる効果もあります。
さらに、小規模企業や完全リモートワークを実現した企業では、広いオフィスを持つ必要がなくなるかもしれません。出勤する人員にあわせたサイズのオフィスに引越したり、使用するときだけオフィスを借りるスタイルに変更したりと、賃料が節約できる場合もあります。
テレワークのメリットは、企業を超えて社会的に良い影響をもたらす可能性もあります。
例えば、電力不足が騒がれるなか、企業やお店の消費電力量の多さが問題視されています。テレワークを進めることで、オフィスの電力消費を抑えることができるでしょう。
また、テレワークで新たな人材を確保することは、労働人口の減少緩和や地域活性化につながります。働きたいのにオフィスに通えない事情を持つ人や、障がい者、地方に住んでいる人など、さまざまな人に雇用機会が生まれるでしょう。
続いて、従業員側から見るテレワークのメリットを解説します。
ワークライフバランスの実現
モチベーションアップ
作業効率が上がる
社員が感じられるテレワークの主なメリットは上記の3つです。それぞれ詳しく解説します。
テレワークが導入されることで、生活と仕事のバランス（ワークライフバランス）が整うメリットがあります。
テレワークで自宅を勤務地に選ぶと、まず通勤のストレスから解放されます。満員電車や交通障害といったストレスに晒されず、通勤時間の分の時間的余裕も生まれるでしょう。スーツや通勤着に着替える必要もないので、楽な服装で仕事ができます。
さらに仕事が終わったあとも、すぐに休んだり趣味の時間を始めたりできるので、心身の健康維持にも効果的です。子育てや介護と仕事を両立したい人にも、比較的働きやすいでしょう。
テレワークの選択肢が生まれることで、従業員のモチベーションアップにつながる利点もあります。
例えばテレワークなら、従業員の好きな場所・好きな恰好で仕事ができます。好きな時間に休憩を入れることも可能です。周りを気にすることなく自分の仕事に集中できるので、業務に対するモチベーションも高まるでしょう。
また、働き方の選択肢が広がることで、会社への信頼にもつながります。従業員の満足度向上で、企業側にもメリットが得られるでしょう。
ワークライフバランスが整い、仕事に対するモチベーションが向上することは、従業員の作業効率にも良い影響を与えます。
まず、出勤に労力や時間がかからないので、体力的にも時間的にも余裕が生まれます。その分自分の仕事に集中でき、納期にゆとりが持てたり完成度が高まる効果があるでしょう。
また、データで業務内容や状況を周りと共有できるので、オフィスで働く場合よりも早く作業が完了するケースも多いです。IT技術の導入により、印刷した資料を持って集まって会議をする時間も節約できるでしょう。
では、テレワークにはどのようなデメリットがあるでしょうか？企業がテレワークを導入することで起こりうるデメリットからみてみましょう。
セキュリティリスクがともなう
勤怠管理が難しい
コミュニケーションの減少
人事評価がしづらくなる
デメリットそれぞれを詳しく解説します。
テレワークの導入を検討するうえで、セキュリティリスクの話は外せません。テレワークを導入すると、従業員は社外で仕事をおこなうことになるため、ウイルス・不正アクセスといったリスクが高まります。
従業員は配布したパソコンなどで仕事をおこないますが、自宅やカフェなど自由な場所で働くことができます。Wi-Fi接続やUSB機器の接続などの管理は個人に任せることになるため、情報漏えいやウイルス感染のリスクが高いです。
ウイルスソフトの導入といったセキュリティ対策はもちろん、従業員のセキュリティ・インターネットリテラシーの向上にも努める必要があります。
次に、従業員の勤怠管理が難しくなるデメリットがあります。
オフィスに出勤していれば、出勤時間や休憩、退勤時間などが目で見てわかるため管理は簡単でした。カードやソフトで管理している会社も多いでしょう。
しかしテレワークでは、従業員がそれぞれのペースで仕事をするため、勤務時間や進捗状況の確認が困難です。休憩を取らない・退勤してからも仕事を続けるといった時間外労働やサービス残業の問題もあります。
従業員の心身の健康を守るためには、勤務時間や業務状況をいかに管理するかが重要です。
テレワーク化によって、従業員と管理職、従業員同士のコミュニケーション不足に悩むケースもあります。
チャットやビデオ通話など、インターネットを介してコミュニケーションを取ることは可能です。リモートワークの普及にあわせて、ビジネス用通信ソフト・アプリも進化を続けています。
しかし、インターネット上のやり取りだけでは、業務外の雑談などコミュニケーションの機会は減少する傾向にあります。テレワークでも従業員が孤立しないように配慮が必要です。
従業員の人事評価や育成・マネジメントが困難になるデメリットもあります。
テレワークの社員に対しては、仕事の成果や内容を重視して人事評価をします。つまり、業務の過程や業務に対する姿勢を評価することが難しいです。仕事を始めたばかりの新入社員など、仕事の成果を出しにくい従業員は評価を上げにくくなってしまいます。
また、教育やマネジメントが難しいというデメリットもあります。業務状況が見えづらいことで指示が出しづらく、一部の社員に業務が寄ってしまったり、指示があったほうが動きやすいスタッフの作業効率を下げてしまったりするかもしれません。
従業員からみると、テレワークには次のようなデメリットがあります。
自己管理が難しい
運動不足になりやすい
ワークスペースの確保ができない
それぞれ詳しくみてみましょう。
自己管理が苦手な従業員にとっては、テレワークは働きにくい環境になるかもしれません。
テレワークで仕事をすると、出勤・休憩・退勤など業務のタイムスケジュールが比較的自由になります。人の目が届かないので、時間にルーズになってしまうこともあるでしょう。
仕事をおろそかにしてしまうだけでなく、仕事が終わらないからと長時間に渡って労働してしまうケースもあります。公私の切り替えが難しく、プライベートに影響が出る可能性もあるでしょう。
テレワークを導入すると自宅から出る機会が減り、運動不足になりやすい点もデメリットです。
オフィスに出勤するよりも時間や体力に余裕ができます。しかし、座りっぱなしになることで体重増加や筋力低下など、健康被害につながる恐れもあります。
運動不足は精神面の健康にも良くありません。心身ともに健康で働き続けるには、適度な運動も必要でしょう。
自宅が1Kなどで狭く、テレワークで仕事をするスペースが確保できないという声もみられます。
テレワークが導入されるまでは、睡眠と食事のスペースがあれば十分生活ができました。しかしテレワークが始まって自宅での仕事を始めようとすると、「プライベートと仕事の空間を分けたい」「物が多くて気が散る」「ビデオ会議で部屋を映したくない」など、自宅に不満を感じる人も多いようです。
また、日中仕事で自宅を使うことで、電気代・ガス代などの料金が上がる場合もあります。企業としては省エネになりますが、従業員の支出が増えてしまう点はデメリットでしょう。
では、テレワークを導入して従業員の満足度を高めていくために、企業側はどのようなことができるでしょうか？
紹介したようなデメリットを解決するには、次の対策をおすすめします。
セキュリティツールの導入
勤怠管理システムの導入
コミュニケーションツールの導入
評価基準の明確化
テレワークのルール作り
それぞれ詳しくみてみましょう。
テレワークのセキュリティリスクに対応するには、セキュリティツールの導入がおすすめです。
従業員が使うパソコンにはセキュリティソフトをダウンロードしたり、重要な情報へのアクセスは決められた端末のみに限定するなどの対策が考えられます。セキュリティツールの導入には費用がかかりますが、情報漏えいなどの問題の発生を考えると安い投資です。
また、従業員への意識づけも大切です。情報管理やインターネットリテラシーなどに関して勉強会や、定期的に注意喚起など意識向上を目指しましょう。
勤怠管理の問題には、勤怠管理を一元化できる勤怠管理システムの導入で対策しましょう。
勤怠管理システムは出勤や退勤の記録はもちろん、社員の業務進捗・タスクなどの管理もできます。また、パソコンの操作ログを記録して従業員の業務時間が管理できるログ管理システムもおすすめです。
リモートワークの普及により、さまざまな業務管理ツールが開発されています。業務内容などにあわせて、適切なサービスを選びましょう。
従業員とのコミュニケーション不足を感じたら、社内のコミュニケーションに特化したツールを導入しましょう。
オフィスで話しかけるような感覚で気軽に使用できるツールだと、従業員同士の交流も促せます。遠方にいるスタッフでも連絡が取りやすくなります。
また、ツールの導入だけでなく、従業員への心配りも必要です。孤立している従業員がいないか、業務の進捗状況確認もかねて定期的に連絡を取るようにしましょう。テレワークであっても定例会議をビデオチャットでおこない、顔をあわせることも大切です。
社員の人事評価が難しいというデメリットには、評価基準を明確化することで対策しましょう。テレワークを導入する前に、導入後の人事評価基準を明確に決めておきます。
テレワークで見づらいポイントを避け、評価しやすいポイントを対象にするとよいでしょう。仕事の成果だけでなく、社員が自ら決めた目標とその達成率などによる評価もおすすめです。
ただし、出社とテレワークを選ぶことができる場合は、どちらかの不利になるような評価基準を作らないよう注意しましょう。
自己管理が苦手な社員にとっては、テレワークでの仕事が苦に感じられる場合もあります。しかし、災害時や感染症対策のためにテレワークを促さなければならないこともあるでしょう。
従業員が気持ちよく働くためには、テレワークに関するルール作りをすることも必要です。セキュリティ面のルール、出退勤や休憩時間のルール、進捗報告のルールなど、仕事に集中できるようなルール作りを整備しましょう。
また、従業員個人のルール作りを促すこともおすすめです。1人で仕事をするとルーズになってしまう人も多いので、自分なりのルールを作って効率的に仕事ができるよう促しましょう。
最後に、テレワークによる働き方改革の実現事例を紹介します。正しく導入すれば、テレワークは従業員の満足度向上に大いに役立ちます。ぜひ参考にしてください。
アフラック生命保険株式会社は、テレワークの導入により常態化していた法定外労働時間が4.5時間まで削減され、労働環境の改善を実現しています。功績がたたえられ、厚生労働大臣から輝くテレワーク賞優秀賞を授与されました。
アフラック生命保険株式会社では、テレワークの導入に際して在宅勤務業務に関するガイドブックを作成しました。ルールの明確化により、正社員だけでなく派遣社員や業務委託社員もテレワークを利用でき、在宅勤務実施率も高い水準を維持しています。
また、従業員が自宅で仕事をする環境を整えるために一時金を支給したり、在宅勤務で発生する光熱費に対して毎月補助金を支給するなどの対策もおこなっています。
このような従業員に対するきめ細やかな配慮が、労働環境の改善につながりました。
人材紹介や転職支援サービスをおこなうLAPRAS株式会社では、さまざまなツールやSaaSサービスを活用したテレワークの実践をおこないました。サテライトオフィスやワーケーションなどの導入に加え、ツールを活用することでパフォーマンスを維持した完全テレワークを実現しています。
まず、社員との連絡は社内のチャットツールでできるよう整備されました。発言やアクセス状況を調べることで、労働時間管理も徹底しています。勤怠システムは労務担当者が毎日チェックし、長時間労働の傾向がある場合は本人だけでなく上司にも注意を促すことで改善を目指しています。
また、オンライン上で参加できる瞑想やストレッチのプログラム、ゲーム感覚で歩数を競えるシステムなど、運動不足にも配慮したツールも導入しました。コミュニケーション不足の解消には、バーチャルオフィスを導入し、雑談の機会も増やしています。
テレワークは、企業や経営者側だけでなく、従業員側にもメリットがあります。生産性の向上、新たな人材の確保、コスト削減などがその一例です。オフィスで仕事をするよりも比較的自由に働けるので、働き方改革の糸口としても注目されています。
一方でセキュリティ面のリスクや、従業員の評価やマネジメントが難しいなどのデメリットもあります。導入する場合は勤怠管理システムやチャットツールなど、問題点にあわせたツールを導入し、テレワークのルールを作成するなどの対策が必要です。
テレワークの導入は、従業員の満足度や健康状態、パフォーマンスを向上させる効果が期待できます。紹介した導入事例も参考にぜひ導入を検討してください。
サービスオフィスを複数棟、比較検討できます。
気になる物件を選び、条件や設備などの違いを確認してみましょう。一覧表で比較ができる便利な機能です。比較資料としてご利用ください。
