レンタルオフィスが怪しいと思われる理由とは？実際のところは？
レンタルオフィスの利用を検討するなかで、次のような疑問をおもちではないでしょうか。
「思っていたより使いにくいかも？」
「自分に合っているかな？」
「オフィス選びで何に注意すべきなの？」
レンタルオフィスには確かにデメリットがありますが、使い方や選び方を工夫することで、多くの問題は解決できます。重要なのは、事前にデメリットを理解した上で、自分の働き方に合った活用法を見つけることです。
この記事では、レンタルオフィスの主なデメリット4つと、それらを回避するための効果的な使い方や選び方について解説します。
レンタルオフィスの利用を検討する際には、デメリットについて理解しておきましょう。デメリットを理解せずに契約してしまうと後悔するおそれがあります。
主なデメリットは、以下の4つです。
以下でそれぞれのデメリットが発生する原因について解説します。
契約するレンタルオフィスによっては、使いたいときに使えないケースがあります。なぜなら、多くのレンタルオフィスでは利用時間が決まっているからです。
たとえば、以下のような営業時間があります。
上記のような営業時間の場合、深夜作業をおこないたい方にはデメリットになります。ただし、24時間運営しているレンタルオフィスもあります。
「オフィスデザインにこだわりたい」という方にとって、レンタルオフィスは不向きです。レンタルオフィスは、すでに完成されたオフィスを利用するサービスだからです。
そのため「おしゃれなオフィス家具を入れたい」「オフィスカラーを統一させたい」などのカスタマイズはできません。
自社のブランドを反映させたデザインにこだわるのであれば、賃貸オフィスのほうが向いています。
>【都内厳選】おしゃれなシェアオフィス7選｜選定ポイントも解説
半個室のレンタルオフィスでは、プライバシーの確保が難しいです。半個室タイプは、壁の上部が空いていたり簡易的な仕切りが使われていたりする個室で、会話や作業内容が周囲に聞こえてしまいます。
商談や電話の内容が漏れる可能性もあり、重要な情報を扱う高い業務には向いていません。
ただし、レンタルオフィスによっては音が漏れない完全個室のタイプもあります。
レンタルオフィスは、追加サービスの利用で予想以上にコストがかかることがあります。月額料金が安く見えても、会議室の時間貸しや電話代行などのオプションで費用がかかるからです。
たとえば、会議室を週に何度も利用する場合は、1時間あたりの料金が積み重なり、結果的に専用オフィスより高くつくこともあります。
必要なサービスを事前に確認し、料金体系を把握しておきましょう。
「デメリットがあるならレンタルオフィスは使わない方が良いか？」と言われれば、決してそうではありません。レンタルオフィスを上手く活用する方法もあります。
以下で4つの例を紹介しますので、ぜひレンタルオフィスを検討する際の参考にしてください。
普段使うオフィスに会議室がない場合、レンタルオフィスの会議室を活用できます。多くのレンタルオフィスには、必要な設備を備えた会議室や来客用の待合スペースが用意されています。
たとえば、プレゼンテーションに適したディスプレイやホワイトボードが設置されていたり、来客を迎える受付サービスが利用できたりします。
外部との打ち合わせがあるときなどに便利です。
サテライトオフィスとしてレンタルオフィスを使えば、業務効率化につながります。自宅から遠い本社まで通勤する必要がある場合、自宅から近い場所にオフィスをつくることで通勤時間を削減できるからです。
契約も柔軟で、必要がなくなれば解約できるため、状況に応じた使い方が可能です。
働く場所の選択肢を広げたいときに、レンタルオフィスは便利に使えます。
>個室サテライトオフィスの活用法｜月10万以下のおすすめオフィス3選
副業で自宅しか作業場所がない場合、レンタルオフィスの活用がおすすめです。レンタルオフィスを使えば、自宅以外に集中できる環境を確保できますし、対外的な信頼度も上がります。
必要な時間だけ利用できるプランもあるので、コスト負担も少ないです。法人登記や来客対応にも対応している施設なら、事業としての体裁も整えやすくなります。
このように、事業環境を整えるための一つとしてもレンタルオフィスを活用できます。
新しいプロジェクトの拠点として、レンタルオフィスは活用できます。短期間の利用が可能で、固定オフィスよりもコストを抑えられるからです。
たとえば、開発チームを一時的に集めて作業をおこなうとき、必要な人数分の座席を確保したうえで契約期間も設定できます。専用の会議室なども使えます。
場所や人数に応じてスペースを選べるため、プロジェクトごとの最適な環境づくりが可能です。
「コストを抑えたい」「すぐにオフィスを用意したい」といった場合には、レンタルオフィスが向いています。賃貸オフィスと比べて初期費用も準備もかからないからです。
とくに以下のような方には、レンタルオフィスがおすすめです。
以下で、それぞれのケースにおすすめな理由について解説します。
事務所が必要な個人事業主や起業を考えている人には、レンタルオフィスをおすすめします。通常の賃貸オフィスよりも費用を抑えられ、開業や業務開始までのハードルを下げられるからです。
たとえば、自宅では取引先との打ち合わせがしづらい場合でも、レンタルオフィスなら会議室や受付のある拠点を確保できます。また、住所を名刺やサイトに記載できるため、対外的な信頼性の向上にもつながります。
費用を抑えつつ事業に必要な環境を整えたい方に向いています。
成長速度の速いベンチャー企業には、レンタルオフィスが向いています。事業フェーズに応じて、柔軟にスペースを調整でき、無駄なコストを抑えられるからです。
たとえば、立ち上げ当初は1名用の個室を選び、拡大後には数名用の個室やフロアへ変更することもできます。一般の賃貸オフィスのように長期契約や原状回復義務もないので、経営リスクも軽減できます。
成長速度の速いベンチャーにとって、レンタルオフィスは無理なく事業を進める手段といえるでしょう。
許認可が必要な業種でも、レンタルオフィスを利用できるケースは多くあります。行政が求める条件を満たしていれば、登記や許認可の申請先としてレンタルオフィスの住所を使えるためです。
建設業や人材紹介業などで必要とされる「個室での事務所確保」「使用権限の証明」「賃貸契約書の提出」などの条件を満たすレンタルオフィスも増えています。
対応実績のある物件を選べば、手続きがスムーズに進みやすいです。
オフィスの縮小を検討している企業には、レンタルオフィスの利用が適しています。賃貸オフィスに比べて月々のコストを抑えられ、利用スペースを柔軟に調整できるからです。
業務のオンライン化や人員体制の見直しで広いオフィスが不要になった場合でも、レンタルオフィスなら必要最低限の個室や共用スペースだけを契約できます。立地や設備によっては、従来よりも印象の良いオフィス環境を用意できる可能性もあります。
オフィスコストを見直す際には、ぜひレンタルオフィスを検討してみてください。
来客が多く、顧客の信頼が重要な業種には、レンタルオフィスが適しています。レンタルオフィスには来客対応に必要な設備が整っているためです。
たとえば、受付スタッフの常駐、会議室、待合スペースが設けられている物件であれば、顧客をスムーズに迎え入れられます。一方、雑居ビルにある小規模なオフィスでは、部屋の案内に手間取ったり、共用部が狭く印象を損ねたりすることもあります。その点、清潔感があり立地も良いレンタルオフィスなら、訪問者の満足度も高くなりやすいです。
レンタルオフィスのデメリットを回避するには、自分の業種や働き方と合っているかを確認しましょう。デメリットの多くは、自分の業種や働き方のミスマッチだからです。
たとえば、以下の点を確認しておくと良いです。
以下では、具体的な確認ポイントについて解説します。
セキュリティを重視するなら、専用の個室があるレンタルオフィスを選びましょう。半個室は天井部分が開いているため、会話や資料の内容が周囲に聞こえる可能性があるからです。
一方、完全個室であれば、情報漏洩のリスクを下げられるだけでなく、周囲の音を気にせず作業や打ち合わせに集中できます。
業務の性質上、守秘義務がある方や重要な商談を行う機会が多い方は、専用個室の有無を必ず確認しましょう。
深夜や早朝に仕事をする場合は、24時間利用可能なレンタルオフィスを選びましょう。営業時間が限られているオフィスでは、作業途中でも退室を求められることがあり、業務に支障が出るおそれがあるからです。
24時間対応のレンタルオフィスであれば、自分のスケジュールに合わせて好きな時間に作業を進められます。
夜型の働き方をしている場合は、契約前に必ず確認しましょう。
セキュリティに配慮が必要な業種では、レンタルオフィスの設備を必ず確認しましょう。セキュリティが確保されていないレンタルオフィスでは、情報漏洩のリスクがあるからです。
たとえば、以下の設備があると安心できます。
施設によっては指紋認証やカードキーを採用しているところもあります。
契約前に、必要なセキュリティ対策が整っているかを確認してください。
駅から近いレンタルオフィスは、来客がある業種にとって便利です。来訪者が迷わずに訪問できる立地を選ぶことで、訪問時の負担や印象の悪化を防げます。
また、スタッフの通勤や外出先からの移動もスムーズになり、日々の業務効率も上がります。
アクセスの良さは、来客だけでなく、業務全体の使い勝手にも関わるため、立地選びは慎重におこないましょう。
登記や許認可の取得を予定している場合、対応可能なレンタルオフィスを選ぶ必要があります。一部の施設では、許認可の申請に必要な条件を満たせないことがあるからです。
たとえば、行政書士や人材紹介業などでは、個室の有無や使用権限の明記が求められることがあります。
登記だけでなく業種ごとの要件に対応しているかを確認しておきましょう。
レンタルオフィスが自分にとって合っているかわからない場合は、他のオフィス形態も検討してみましょう。事業によっては、シェアオフィスやバーチャルオフィスが向いているかもしれません。
以下にそれぞれの特徴をまとめたので、自社に合うオフィス形態を見つけてください。
| レンタルオフィス | |
| 利用体系 | 専用個室または半個室の賃借 |
| 主な利用者層 | 個人事業主、中小企業 |
| 法人登記の可否 | ほとんどの場合で可能 |
| 許認可対応 | 一部対応 |
| 利用時間 | 24時間対応の施設有り |
| 会議室の有無 | 併設されている場合が多い |
| 契約の柔軟性 | 月単位での契約が可能 |
| セキュリティの高さ | 比較的高い |
| バーチャルオフィス | |
| 利用体系 | 住所・電話番号などの提供のみ |
| 主な利用者層 | 登記目的の法人、士業、スタートアップ |
| 法人登記の可否 | ほとんどの場合で可能 |
| 許認可対応 | 原則不可 |
| 利用時間 | 住所利用のため物理的利用はできない |
| 会議室の有無 | なし（オプションで利用できる場合あり） |
| 契約の柔軟性 | 月単位での契約が可能 |
| セキュリティの高さ | 物理セキュリティなし |
| シェアオフィス | |
| 利用体系 | デスクや共用スペースを他者と共有 |
| 主な利用者層 | フリーランス、小規模チーム |
| 法人登記の可否 | 施設により異なる |
| 許認可対応 | 原則不可 |
| 利用時間 | 施設により異なる |
| 会議室の有無 | 共用の会議室を予約制で利用可能 |
| 契約の柔軟性 | 月単位での契約が可能 |
| セキュリティの高さ | 共有のためやや低い |
| 賃貸オフィス | |
| 利用体系 | 専有区画を長期契約で借りる |
| 主な利用者層 | 中堅〜大企業 |
| 法人登記の可否 | 可能 |
| 許認可対応 | 可能 |
| 利用時間 | 原則24時間 |
| 会議室の有無 | 自由に設置できる |
| 契約の柔軟性 | 年単位の長期契約が一般的 |
| セキュリティの高さ | 自社で自由に設定可能 |
また、レンタルオフィスのグレードを高めたサービスオフィスという選択肢もあります。以下から検索できますので、ぜひサービスオフィスの利用も検討してみてください。
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