小規模オフィスで事業を開始！業態や規模にあったオフィスを選ぼう！

小規模オフィスで事業を始める際には、1人あたりのデスクの広さがどれくらいなのかといった基礎的な知識が必要になります。この記事では、小規模オフィスを探している人向けにそれらをわかりやすく解説し、物件選びに必要な情報をお伝えします。

小規模オフィスで事業を始める際は、どのようなことから始めればよいのでしょうか？また、物件選びはどのように行い、どのような手順で進めていけばよいのでしょう？ちなみに物件は立地と予算から探していくのがよいですが、これには社員数なども関係するのでよく検討する必要があります。

この記事では小規模オフィスを探している人向けに、基本的な内容をわかりやすくお伝えしていきます。最後までご覧になれば、物件選びに必要な知識がしっかり身につき、自身のビジネスに適した小規模オフィスがきっとみつかるでしょう。

​小規模オフィスの基礎知識

ここでは、小規模オフィスの基礎知識として以下の内容をお伝えします。

• 小規模オフィスの理想の床面積

• 小規模オフィスの賃料の傾向

• 小規模オフィスで事業をするメリット

• 小規模オフィスで事業をするデメリット

• 小規模オフィスで必要になるもの一覧

事務所衛生基準規則という法令を満たし、業務にあたるうえで問題のない広さのものです。具体的には容積が10立方メートル以上という基準があり、例えばオフィス内の高さを2.5メートルと仮定すると、4平方メートルがこの場合の広さになります。

ただし、こちらはオフィスの高さによって数字が上下するため、事務所によって基準は変わるので注意が必要です。また業務にあたるうえで、ゆとりを持ったスペースがあったほうが資料などを置けるので、おおよそ1.3坪（約4.5平方メートル）程度を確保しておくとよいでしょう。

小規模オフィスの賃料の傾向

小規模オフィスの賃料については、東京エリアとその他のエリアで以下のような傾向になっています。

一方地方などでは、東京のように空き店舗が生まれるケースだけではありません。出店を決めた事業者もおり、賃料が上昇したケースが存在するため、このような結果になっています。新型コロナウイルス感染症については、いつ収束するとはいえないので、今後も同じような傾向が続く可能性があるでしょう。

小規模オフィスで事業をするメリット

小規模オフィスで事業をすることには以下のようなメリットがあります。

• 少人数で働けることで集中できる

• 賃料が安いため資金を他に使える

また小規模の場合は、普通のオフィスと比べて賃料が低いことが一般的です。したがって、コストを抑えながら事業を展開できたり、他の必要な機器や人材に資金を使えたりもします。

小規模オフィスで事業をするデメリット

メリットがある一方で、小規模オフィスは以下のようなデメリットがあります。

• 狭いことで快適性がそがれる

• 仕切りなどをたくさん設けると精神衛生上よくない

​小規模オフィスではこのようなデメリットがあるので、どのようにしてメリットを生かせるのか考えることが必要になるでしょう。

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小規模オフィスで必要になるもの一覧

小規模オフィスを利用していくには以下のものが必要です。

小規模オフィスで事業を開始するまでの流れ

ここでは、自身で小規模オフィスを用意して事業を始める人に向けて、流れを簡単に紹介します。手順としては、以下の5つの通りにやっていけば問題ありません。

1. 仕事をしやすい立地を選ぶ

2. 予算内に収まる物件を探す

3. 決まったオフィスに入居の申し込み

4. コンセプトに合った形に内装のレイアウト

5. 引越しして各種の手続き

仕事をしやすい立地を選ぶ

まずは自身と社員にとって、有益な立地であるのかを検討していくことが大切です。具体的には駅から近い立地であるか、銀行や市役所などが周りにあるかなどを確認してみましょう。これらにあてはまれば、通勤が楽になったり、入金などの業務や公的な手続きをスムーズに進められたりするので効率的です。

また、取引先と頻繁に打ち合わせを行う必要があれば、それを加味した立地を選択するのもよいでしょう。どうすれば仕事のしやすい環境を作れるのか、よく検討しながら最適な立地を選択してください。

予算内に収まる物件を探す

ある程度エリアの目星がついたら、月々にかかるコストを計算して予算に収まる物件を探してみましょう。想定している数の従業員が問題なく仕事ができる広さがあり、資金繰りに問題が生まれないような賃料であるのか判断してください。

例えば、従業員数が5人で、1人あたりに必要なオフィスの広さを1.3坪（約4.5平方メートル）と仮定すれば、最低でも6.5坪（約22.5平方メートル）以上の物件をみていけばよいです。

その中で賃料などを合わせたコストが、月々に支払える予算内に収まっているものを検討してください。なお、見栄を張って予算を超えるコストの物件を選択すると、キャッシュフローに問題を生じさせるのでやめましょう。あとは興味がある物件に内見を申し込み、実際に見て検討してください。

このように予算から物件を探していけば自ずと答えはみつかるはずです。

決まったオフィスに入居の申し込み

入居するオフィスが決まったら、以下の必要書類を用意して申込を行ってください。

• 入居申込書

• 登記簿謄本

• 会社概要

• 決算書

• 所得証明書など（個人事業主の場合）

コンセプトに合った形に内装のレイアウト

入居する物件との契約が完了したら、内装のレイアウトを検討しましょう。この際にポイントとなるのが以下の2点です。

• 従業員にとって仕事のしやすい環境

• 来客者を意識したレイアウト

引越しして各種の手続き

最後に、契約した物件に引越しが完了したら、公証役場や法務局などにすみやかに所定の手続きを行ってください。箇条書きで簡単にまとめると以下の提出と手続きが必要です。

• 公証役場：会社設立のために定款を作成したうえで会社定款や委任状などを提出する

• 法務局：登記申請書や取締役および監査役選任決定書、就任承諾書などを作成し提出する

• 税務署：法人設立届出書などを提出して会社成立手続きを行う

手軽に小規模オフィスを用意する5つの選択肢

小規模オフィスには以下のようなものもあります。

• バーチャルオフィス

• シェアオフィス

• レンタルオフィス

• コワーキングスペース

• サービスオフィス

会議室だけ必要ならバーチャルオフィス

オンラインで業務が完結する場合や、会議室も最低限しか利用しない場合は、バーチャルオフィスを検討してみましょう。その名の通り仮想的なオフィスとなっており、住所のみを事業に使う形式です。郵便物やFAXなどは転送してもらったり、臨時で会議室を借りたりすることもできます。

バーチャルオフィスは、リモートワークが業務の主体である場合におすすめです。現実のオフィスを持たなくても事業ができるため、賃料コストを抑えられる点がメリットです。

一方で、弁護士や弁理士、宅地建物取引業などの業種では、認可がおりないため利用することはできません。その場合は別のタイプの小規模オフィスを検討しましょう。

規模の変更が容易なシェアオフィス

事業規模が増減する可能性が高い業種の場合には、シェアオフィスを利用すると対応しやすいです。シェアオフィスは、昨今利用が盛んになっている方式で、1つのオフィスを複数の事業者でシェアするものです。業務で利用するデスクや、スペースを取りがちな会議室などを他と共有していくことで、好立地であっても賃料コストを抑えられます。

また、それぞれの事業者は仕切られた環境ではないため、事業の状況に応じてオフィスの規模を変更できることもメリットです。そのため、ベンチャーを立ち上げた場合などにうってつけの方法でしょう。

ただし、1つのオフィスに複数の事業者が存在することで、さまざまな問題が生じる可能性もあります。セキュリティの問題が起きたり、会議室などがすぐに利用できなかったりするなど、シェアオフィスならではの不都合が起きやすい点には注意しましょう。

許認可取得が可能なレンタルオフィス

コストを抑えたうえで許認可を取得したい場合には、レンタルオフィスの利用がおすすめです。シェアオフィスと同様に、1つのオフィスを複数の事業者が利用します。レンタルオフィスの方は仕切りがなされており、社員のデスクが個別に用意されているという違いがあります。オフィスの一部のエリアを貸し切っているとイメージするとわかりやすいでしょう。

この相違点は、バーチャルオフィスなどを利用できない弁護士などにとってはメリットになり、賃料コストを抑えたうえで許認可を取得できます。ただし、シェアオフィスに比べると、貸し切っていることで賃料は高いため、他の方法で契約したほうが有益な場合があります。自身のケースに合っているのかをよく比較したうえで、レンタルオフィスにするのか考えてみてください。

基本設備がそろうコワーキングスペース

コストを抑えたうえで基本的な設備を利用したい場合には、コワーキングスペースで小規模オフィスを契約するとよいでしょう。「コワーキング＝共有して仕事をする」という意味のオフィスで、形式はシェアオフィスとよく似ています。場合によっては、同じ意味として使われているケースもありますが、コワーキングスペースには個室がないことが相違点です。

事業を始めたばかりのスタートアップ企業や取引先などが少ない企業にとっては、コストを抑えたうえで人脈を広げられるメリットがあるでしょう。ただし個室がないため、静かに業務に向きあいたい人には向いていません。またシェアオフィスよりもセキュリティ面で問題がある点もデメリットです。そのため、事業の状況に合わせて利用すべきなのか検討していくとよいでしょう。

業務コスト節約にサービスオフィス

事務作業などにかかるコストを節約したい場合には、サービスオフィスの利用を検討してください。こちらはレンタルオフィスと同様に、仕切られた区域を貸切る方式です。有料オプションで、電話対応などの事務作業や資料作成などの秘書業務を任せることができます。人材がそれほど潤沢ではなく、本来の業務に集中したい事業者に向いているでしょう。

ただし、その他の方式に比べると、月々のコストが割高である点と内装を変えられない点はデメリットです。したがって、本当にサービスオフィスで業務効率をあげられるのか検討し、価値があるのか判断して契約してください。

​知っておきたい小規模オフィスの失敗例

ここで、よくある小規模オフィスの失敗例を3つ紹介します。

• レイアウトが悪く仕事をしにくい

• 働き方の多様化でオフィスの縮小

• 業態にフリーアドレスが合わない

レイアウトが悪く仕事をしにくい

小規模オフィスでありがちなのが動線の確保に失敗したケースです。小規模オフィスはコンパクトなレイアウトになっているため、デスクの位置や人がすれ違う通路の広さをよく考えておかないと、使い勝手が悪くなります。場合によっては、オフィス家具を搬入することもままならないケースもあります。

これを避けるためには図面からレイアウトをよく検討したり、実際に現地で確かめてみたりするとよいでしょう。

働き方の多様化でオフィスの縮小

現在の職場環境は大きく変化しており、オフィスで仕事をすることが当たり前ではなくなっています。特に新型コロナウイルス感染症により、密閉された環境や人がたくさんいる環境は避けられるようになっており、テレワークに切り替える事業者も珍しくありません。そのような状況の中で、オフィスがなくても業務にあたれるのにもかかわらず契約してしまうと、支払った賃料が無駄になるケースもあります。

オフィスは、契約してしまうとコストが発生するので、後悔しないように検討を重ねたうえで利用しましょう。

業態にフリーアドレスが合わない

個別のデスクを持たないフリーアドレスは、業態によって合わないことがあります。具体的には、昔ながらのアナログな業態の事業者には向いていません。導入したとしても、デジタル化されていない環境ではうまくいかず、失敗することが多いです。

一方、フリーアドレスはコミュニケーションが活発になり、業務の改革などが行われるというメリットがあります。しかし、そもそも従業員同士がコミュニケーションをあまり取っていないケースでは、フリーアドレスのよさは活かされません。したがって、導入自体を目的にするのではなく、フリーアドレスがうまく作用するように環境を整え、周知を徹底していく必要があります。

効率的な小規模オフィス実現のポイント

効率的な小規模オフィスを実現するためには、以下のポイントを留意しましょう。

• 小規模オフィスが得意な不動産会社を利用

• フレキシブルオフィスは比較サイトで探す

小規模オフィスが得意な不動産会社を利用

成功させるための基本的な方法は、得意な不動産会社に依頼することです。具体的には、これまで小規模オフィスを数多く扱ってきた実績を持ち、ノウハウなどを蓄積している不動産会社を利用しましょう。そのような業者であれば、事業の規模に応じて適切な物件を皆さんに提案してくれます。

また、プロの不動産会社であれば、理解できていない点を解説してくれたり、アドバイスなどもしてくれたりするでしょう。頼りになる味方をみつけることが成功への近道といえます。ただし、あらかじめどのようなオフィスを契約したいのか要望をまとめておき、それを正しく相手に伝えることが大切です。

フレキシブルオフィスは比較サイトで探す

シェアオフィスなどのフレキシブルオフィスを探したい場合には、比較サイトを活用していくとよいでしょう。上手に利用することで、気になるオフィスの設備やオプションなどを、他と比較しながら検討することができます。一例として比較サイトの「サービスオフィス.jp」を紹介します。

こちらでは、自身がオフィスに求める条件からスクリーニングを行い、そこから該当する物件を賃料と面積で比較することが可能です。簡単に小規模オフィスを探せるので、ぜひ試してみましょう。

まとめ

小規模オフィスは業務に集中できたり、賃料のコストを抑えたりすることができます。ただし低予算にこだわりすぎると、動線がよくないなどの理由から、社員のパフォーマンスに影響がでる可能性があります。

またバーチャルオフィスやシェアオフィスなどの方式があるので、メリットなどを加味したうえで検討するとよいでしょう。

効率的な小規模オフィスを実現させるためには、実績のある不動産会社や比較サイトを利用して探してください。そしてビジネスの業態や社員数にあったオフィスを選択すれば、きっと事業をスムーズに始められるでしょう。