新規オフィスで初期費用がかからない方法とは？維持費の節約もしよう

​新規オフィスを構える際の初期費用を抑える方法を紹介します。賃貸オフィス以外にもシェアオフィスやバーチャルオフィスなど選択肢は豊富です。初期費用一覧、費用を抑えるコツのほか活用できる融資や補助金も解説するので、ぜひ参考にしてください。​

賃貸オフィスの初期費用は数百万円がかかるため、ビジネスを始めるときの高いハードルとなります。「初期費用を抑える方法はある？」「オフィスを構えること以外の方法は？」など、気になる人もいるのではないでしょうか。

そこでこの記事では、賃貸オフィスにかかる初期費用の相場と節約の方法を詳しく紹介します。事業内容や規模によって最善策は異なるため、まずはさまざまな選択肢を見てみましょう。

後半では、活用できる融資の方法や補助金、助成金なども紹介するので、ぜひ参考にしてください。

賃貸オフィスにかかる初期費用

賃貸オフィスにかかる初期費用の一覧を表で見てみましょう。

入居工事や家賃・設備費用は工夫次第で抑えられますが、一般的には家賃の10倍が初期費用の目安です。

賃貸オフィスより初期費用がかからない方法

賃貸オフィスの初期費用は家賃の10倍程度の金額がかかるため、そのほかの方法も検討しましょう。代表的な5選を紹介します。

バーチャルオフィス

その名のとおり仮想のオフィスであり、ワークスペースは存在しませんが住所や電話番号を取得できるサービスです。郵便物や電話は転送してもらえ、サービスによっては会議スペースを借りることもできます。

入会金と保証金があれば利用でき、費用相場は月額500～数千円と安価です。1,500円以上のバーチャルオフィスであれば、登記先住所としても利用可能な場合があります。

バーチャルオフィスがおすすめのケース

まずはバーチャルオフィスのメリット・デメリットを見てみましょう。

メリット、デメリットを比較したときのおすすめのケースは次のとおりです。

• 自宅の住所、電話番号を公開したくない場合

• テレワーク中心の働き方の場合

• 経営が軌道にのるまで利用したい場合

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、1つのテナント内を仕切った区画を部屋として借りられるサービスです。郵便物の受け取りや電話の常設が可能かどうかはサービスによって異なります。

インターネット回線や家具など、オフィスとしての設備は整備されていることが多く、敷金や礼金の支払いがないため初期費用を抑えられることが魅力です。ただし、月々の家賃としては賃貸オフィスより高額な傾向があるので注意しましょう。

レンタルオフィスがおすすめのケース

メリット、デメリットを比較したときのおすすめのケースは次のとおりです。

• 従業員のワークスペースが欲しい場合

• 初期費用だけ抑えたい場合

• 他社との合同事業などで使用したい場合

シェアオフィス

シェアオフィスは、企業や個人がオフィス空間や設備をシェアできるサービスです。レンタルオフィスやコワーキングスペースを含めてシェアオフィスと呼ぶこともありますが、レンタルオフィスのような仕切りがないフリーアドレス制が大半です。

また、作業目的の利用が多いコワーキングスペースとは違い、会議室や住所、受付窓口、電話代行などを利用できるサービスが多く見られます。なお、賃料相場は都内でも20,000円～と安価です。

シェアオフィスがおすすめのケース

メリット、デメリットを比較したときのおすすめのケースは次のとおりです。

• 従業員のワークスペースや会議室が欲しい場合

• 他社との交流の機会が欲しい場合

• 週に数日または数時間など限定的に利用したい場合

コワーキングスペース

コワーキングスペースは、カフェなどで仕事をする感覚に近いフリーアドレス制のサービスです。オープンな空間で好きな場所を選べるタイプや、デスクごとに簡易な仕切りが設けられているタイプなどがあります。

個人の利用が多いサービスで、1人あたりの月額利用料は5,000～30,000円前後と安価です。

コワーキングスペースがおすすめのケース

メリット、デメリットを比較したときのおすすめのケースは次のとおりです。

• 自宅と仕事場所を分けたい個人事業主

• テレワークの従業員の作業場所として提供する場合

• 家具やオフィス機器の費用を抑えたい場合

サービスオフィス

サービスオフィスは、レンタルオフィス以上の設備やサポートを提供するサービスです。執務用の個室やラウンジ、受付、コンシェルジュ、事務代行、事業サポートなど、サービスによって提供内容は異なります。

また、セキュリティを重視したオフィスが多いことも特徴です。なお、利用料金はサービス内容や区画の広さなどによって差があります。

サービスオフィスがおすすめのケース

メリット、デメリットを比較したときのおすすめのケースは次のとおりです。

• 事務手続きや事業相談などのサポートを受けたい場合

• 他社との交流の機会が欲しい場合

• セキュリティを重視する場合

賃貸オフィス向けの初期費用の節約方法

賃貸オフィスを借りることを選択した場合でも、初期費用を抑える方法はあります。3つの方法を参考にしましょう。

賃料が安い地域から入居先を厳選

インターネットで検索すると、募集賃金を基にした相場を確認できます。東京都23区内でも相場に差があるため、まずは検索してみましょう。

安いエリアを確認できたら、そのエリアに絞って物件を検索することをおすすめします。同じエリア内でも駅からの距離や竣工年、規模、設備内容によって金額は大きく変化するため、相場より安い物件がみつかる可能性があります。

ただし、安い理由を確認することも大切です。周辺と比べて格段に安い場合は、隣人トラブルなどの諸事情がないかどうかを調べましょう。

不動産会社やオフィスのオーナーと交渉

募集賃金はオーナーが「この金額なら即決できる」と考えている金額です。しかし、実際には値下げの余地があるケースが少なくありません。交渉によって値下げが可能であるかを確認しましょう。

家賃は下げられなくても、敷金・礼金の金額を安くできる場合もあります。

また、不動産会社の仲介手数料は家賃の1カ月分と消費税が上限ですが、あくまでも上限であるため交渉次第で安くできる場合があります。不動産会社にも交渉してみましょう。

フリーレントや居抜き物件に入居

まずはフリーレントと居抜き物件のメリット、デメリットを確認しましょう。

どちらも初期費用は抑えられますが、場合によっては一般的な賃貸オフィスよりも、退去時の費用や維持費が高くなる可能性があります。中長期の計画とマッチするかも考慮して選びましょう。

備品はリースや中古を検討

家具や備品をリースまたは中古品から選択すれば、初期費用は抑えられます。廃棄予定のオフィス家具を無料で引き渡すサービスなどもあるので活用してみましょう。

またリースであれば、オフィスのトータルコーディネートから依頼できる業者もいます。選定にかける時間と手間を省けるため、入居準備をスムーズに進めやすいことがメリットです。

ただし、中古品の場合は家具や什器の減価償却費が少なくなったり、リースの場合は中途解約に違約金が生じたりするなどのデメリットがあります。メリット・デメリットを比較して検討しましょう。

オフィスの初期費用の自社負担を減らす方法

初期費用自体の節約が難しくても、初期の自社負担を減らす方法はあります。2つの方法を見てみましょう。

初期費用の融資

初期費用の負担を減らすために、融資をうけることもひとつの方法です。融資の種類とそれぞれのメリット・デメリットをまとめたので、参考にしてください。

補助金・助成金の申請

国や地方自治体が定める補助金、助成金を利用できれば初期費用の負担を抑えられます。具体例を見てみましょう。

各自治体の支援内容も詳しく調べましょう。例えば群馬県みなかみ町では、移住および5年以上の事業を継続しておこなう計画の事業者に対し、事業所開設に要する経費の2分の1に加え賃借料の2分の1など、最大100万円の支援を示しています。

オフィス開設・移転前に知っておきたい基本

最後に、オフィスの開設・移転に向けて具体的に行動する前に検討しておきたい基本事項3つを解説します。

オフィスの必要性

そもそもオフィスは必要かどうかを検討しましょう。次のような場合、オフィスは必要ないと判断できる可能性があります。

• 従業員のいない個人事業主

• 独立した事務所が必要でない職種（不動産や士業などではない）

• 従業員がフルリモート勤務で遠方に住んでいる

• 対面コミュニケーションは年に数回程度で十分

• 来客がほとんどない

このような場合には、オフィスを構えても出社の必要性がとくにないため、賃料が無駄になってしまうと考えられます。本当に必要かどうか吟味しましょう。

住所や電話番号が欲しいだけであれば、バーチャルオフィスや私書箱、法人契約できるモバイル回線などを利用するのもひとつです。

オフィス開設・移転の流れ

オフィス開設・移転の流れは次のとおりです。

1. 事業内容、経営課題を考え理想的なオフィスをイメージする

2. 必要面積と適切な立地の条件をリスト化する

3. オフィスに必要な家具、機器、備品などをリスト化する

4. 事業開始前であれば基本事項の決定や必要書類、各種届け出を済ませる

5. 1～3番までを網羅できるオフィスを探す（検索、不動産会社へ相談）

6. 賃貸物件のオーナーと契約、入居日を決める

7. 内装工事等を手配する

8. 登記申請および法人設立の届け出など各種手続きをおこなう

9. 内装工事完了後、家具や備品などを搬入、設置する

たとえば、従業員が増えたことで現在のオフィスでは手狭になったため広いオフィスに移転したい、従業員のモチベーションを上げるために好立地に開設したいなど、まずは目的となるイメージが必要です。

そのうえで具体的に必要な項目を洗い出し、予算とのバランスを見て物件を検討しましょう。

オフィス開設・移転の無料相談先

起業、オフィス開設、移転などの相談窓口には次のようなものがあります。

• 管轄の税務署

• 商工会・商工会議所

• 中小企業基盤整備機構

• よろず支援拠点

• 日本政策金融国庫

• 各種自治体のセミナーや相談窓口

なお、不動産会社への物件の相談や家具などの専門業者への見積依頼は無料でおこなえます。複数社に相談し、比較検討することも大切です。

まとめ

従来とは働き方が大きく変わり、オフィスの形式にもさまざまなバリエーションが出てきました。あらためてオフィスの必要性を検討しなおし、目的にかなう要素を備えたオフィスを選択することが大切です。

賃貸オフィスを選択した場合でも初期費用を抑える方法は豊富にあります。中古品やリースの利用、融資や補助金の活用、賃貸オーナーとの家賃交渉などの手段を組み合わせて、予算内で理想に近づける方法を検討しましょう。

判断に迷ったときは、行政や各自治体、商工会などの無料相談窓口を訪ねることもおすすめします。