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サテライトオフィスの導入を検討をしつつも、自社に最適解なのか、導入すべきか不安を抱えてはいませんか？本記事では検討中の企業のために、サテライトオフィスの種類を解説。オフィスの立地による違いも紹介します。加えてサテライトオフィスのメリット・デメリットや実際の導入方法も解説するので参考にしてください。
新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワークが注目されるようになりました。しかし、自宅でのテレワークには様々な課題があります。例えば、家族やペットの騒音、集中力の低下などです。
そこで、近年注目されているのが「サテライトオフィス」です。本記事ではサテライトオフィスの特徴や種類を、テレワークとの違いを交えて解説。また、サテライトオフィスを利用するメリットも紹介します。後述では導入方法も紹介するので、ぜひご参考にしてください。
テレワークとは、Tele（離れて）とWork（仕事）を組み合わせた造語です。仕事を自宅やカフェなど、オフィス以外の場所で行う働き方のことを指します。
厚生労働省の定義では、「情報通信技術（ICT＝Information and Communication Technology）を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」とされています。
※参考：厚生労働省「テレワークについて」
場所にとらわれない仕事のスタイルを実現できることから、働き方改革の1つとして注目されています。また近年では、新型コロナウイルス等の感染症の拡大を防止する有力な手段としても重要視されており、企業や個人の間でテレワークが急速に普及しました。
テレワークと共によく使用されるワードとして、「リモートワーク」という表現が挙げられます。リモートワークも場所に制約を受けない働き方を指しますが、テレワークとは微妙な違いがあります。
リモートワークは、「リモート（遠隔）」＋「ワーク（仕事）」を組み合わせた造語で、遠隔勤務を意味する用語です。単に地理的に離れた場所から働くことを指し、テレワークに含まれる「ICT活用」の概念は含まれていません。
また、テレワークは総務省や厚生労働省など公的機関で用いられているのに対し、リモートワークは主にIT・ベンチャー企業で用いられます。
ただほとんどの場合、どちらも同様の意味で使用されますが、政府の呼びかけによりテレワークの方が浸透している傾向にあります。
新たなワークスタイルとして浸透しつつあるテレワークですが、従来のオフィス勤務とは異なる点が多くあります。
まず、メリットについては以下のような点が挙げられます。
通勤時間がなくなりストレスを軽減できる
自分のペースで仕事ができて効率的に仕事ができる
育児や介護などの家庭と両立しやすい
オンラインでのコミュニケーションが円滑になる
一方で、デメリットは以下のとおりです。
自宅で仕事をするため仕事とプライベートの区別がつきにくい
社員間の交流がオンライン上のみとなり関係が希薄になる
自分で時間や業務を管理するため自己管理能力が必要
自分で機器や環境を整えなければならない
テレワークは、個人の働き方や企業の業務フローに合わせて柔軟に活用できるため、今後も広がっていくことが予想されます。
サテライトオフィスとは、企業が本拠地以外に設ける小規模なオフィスのことです。テレワークの一形態であり、地域での新しい働き方や仕事を生み出すとして、コロナ以前より総務省による開設推進プロジェクト（おためしサテライトオフィス）も導入されています。
ここでは、他の勤務スタイルと比較して、サテライトオフィスの特徴を解説します。
テレワークは、大きく分けて在宅勤務、サテライトオフィス勤務、モバイル勤務の3つ。加えて、類似する働き方であるワーケーションがあります。違いを一覧にすると以下のとおりです。
場所 | 通勤時間 | ワークライフバランス | セキュリティ | 通信環境 | |
在宅勤務 | 自宅 | なし | 切り替えづらい | 場合による | 場合による |
モバイル勤務 | カフェや交通機関 | なし | 切り替えづらい | 低い | 低い |
ワーケーション | リゾート地など | あり | 切り替えやすい | 場合による | 場合による |
サテライトオフィス | 小規模オフィス | あり | 切り替えやすい | やや低い | 高い |
続いて各勤務スタイルを詳しく解説します。
在宅勤務とは、従業員が自宅で仕事をするスタイルのことを指します。通勤時間が発生しないため、育児や介護などを行っている人にとって両立しやすい勤務形態です。一方で、通信環境やセキュリティの体制が個人の設備に影響されるため、企業は充分に注意が必要になります。
モバイル勤務とはカフェや交通機関など、時間や場所にとらわれずに働くスタイルです。移動中や外出中の空き時間に業務を行えるのが特徴で、時間効率の良い働き方ができます。移動時間を無駄にすることがないため、生産性を向上できる一方で、在宅勤務同様、場所によって通信環境やセキュリティにおける懸念が発生します。
ワーケーションとは、「ワーク（仕事）」と「バケーション（休暇）」を組み合わせた造語です。観光地や帰省先などを就業場所として、余暇を楽しみつつ働くことを指します。
企業が有給休暇の取得促進など、福利厚生を目的として行っている場合もあります。生産性とパフォーマンスの向上が見込める一方で、情報漏洩のリスクや労務管理・人事評価が困難になるといったデメリットは注意が必要です。
サテライトオフィスは、本拠地から離れた場所に設置された小規模なオフィスのことです。従業員が柔軟な働き方を実現するために設置されることが多く、地方創生の一環としても注目されています。
また、複数社による共同サテライトオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースも、サテライトオフィスに近い勤務環境として存在します。
サテライトオフィスと支社・営業所との大きな違いは、本拠地との距離と業務が関係します。
サテライトオフィスは、従業員の柔軟な働き方を実現するために設置されることが多く、本拠地との距離に関わらず設置します。一方、支社・営業所は、その場所でしかできない業務を行うために設置されることが多く、本拠地から離れた場所に設置されることが一般的です。
また、支社・営業所へ配属された従業員は、定められた場所へ出社しなければならないことが多いですが、サテライトオフィスでは働く場所を選択できるという特徴があります。
サテライトオフィスの導入は、本社勤務や他のテレワークにはないメリットを企業や従業員にもたらします。その一方で、導入に先んじて認識しておくべきデメリットもあります。以下でそれぞれを確認していきましょう。
サテライトオフィス導入で得られるメリットは以下のとおりです。
サテライトオフィスは、従業員が私生活と業務のワークライフバランスが取りやすくなります。サテライトオフィスがあることで、通勤時間の短縮や住む場所の選択肢が増え、プライベートの時間を確保できるようになるためです。
また、サテライト勤務は本拠地からは離れているものの、オフィスで業務をおこなえるため集中しやすいです。在宅勤務やモバイル勤務に比べ、ずるずると業務をしなくなり生産性の向上や残業時間の減少を狙えるでしょう。
加えて、サテライトオフィスは、従来の勤務形態で勤務できないものの、優れた能力を持つ人材を使えるのもメリットです。親の介護や出産・育児などの理由で働けなかった人たちも、自宅近くのサテライトオフィスがあれば柔軟な働き方を実現できます。
サテライトオフィスを設置することで、地方の優秀な人材を採用することが可能です。地方の人材を雇用することで、地域経済の活性化にも貢献できます。家庭の事情がある人やU/Iターン希望者も雇用しやすく、人手不足も解消される可能性があります。
従来の働き方では、企業は会社などへ出勤できる範囲で人材を探すのが一般的です。しかし必然的に出勤圏内の人材に絞られてしまうため、地方に眠る潜在的な優良人材を雇用できません。しかしサテライトオフィスなら、勤務地に縛られることはなくなります。
サテライトオフィスは、支社や営業所よりも低コストで借りることができるため、コスト削減ができます。都心の高額な賃料や交通費を避け、分散してオフィスを構えれば固定費や交通費の削減が可能です。
また、営業で外回りが多い会社にとっては、取引先や顧客に近い場所にオフィスを設けることで移動費用も削減できます。加えて、ペーパーレス化によって印刷代や紙代の削減にもつながります。
BCPとは、「Business Continuity Plan（事業継続計画）」の頭文字を取った言葉です。BCPとは、大規模災害などによって事業活動を断念せざるを得ないような状況に備え、被害を最小限にし早期復旧を図るための計画を指します。
近年、地震を始めとした自然災害に加え、新型ウイルスの流行など、様々なリスクが懸念されています。そういった不測の事態でも迅速に業務復帰しやすくするために、サテライトオフィスは有効です。固定のオフィスとして契約するため、本社と同レベルの通信環境やセキュリティをもつ拠点として利用できます。
例えば緊急時にサテライトオフィスを利用して、本社や支社の代わりにテレワークで事業活動を維持することもできます。企業活動の回復に貢献することもできます。
また、通勤ラッシュや感染症予防など、日々のなかの不測の事態にも備えることができるためリスク分散としても有効です。
サテライトオフィスの設置は、企業イメージの向上にも有効です。地方人材の活用やワークライフバランスの実現を通じ、多様な働き方を採用する姿勢は社員や求職者にとって魅力的に映ります。採用市場においてのイメージ向上が期待でき、更なる優秀な人材確保につなげられるでしょう。
さらに、顧客や取引先に近い場所にサテライトオフィスを設けることで、顧客や取引先からの要望にスピーディに対応しやすくなります。結果、周囲の企業からのイメージアップも期待できるでしょう。
一方でサテライトオフィスの導入では以下のデメリットも存在します。
サテライトオフィス勤務においては、社員同士のコミュニケーション不足が課題となります。
従業員同士が顔を合わせる機会が減ってしまうため、情報の共有漏れや認識の齟齬がうまれかねません。従業員ごとに対面する量も差が生じるため、情報格差や社員同士の連帯感低下といった影響も生じる可能性があります。
そのため、コミュニケーション不足の対策として、日頃から積極的にコミュニケーションを取ることが必要です。ビデオ会議やオンラインミーティングを活用し、社員同士が情報共有やコミュニケーションを行える環境を整えることが重要になるでしょう。
サテライトオフィスでのテレワークにおいては、社員個々人の自己管理能力が強く求められます。自分の裁量で仕事量を調節したり休憩できる一方で、監督されている環境でない場合は業務効率の低下につながる可能性があるためです。
従業員の管理も難しくなるため、テレワーク向けの規則を作ったりフォロー方法を考えて、生産性の維持に努めることが必要です。
また、サテライトオフィス勤務では、チームや部下のタスクが把握しづらくなる側面もあります。そのため、タスク管理ツールを導入するなど、タスク管理にも気を配ることでデメリットをカバーすることができるでしょう。
サテライトオフィスにおいては、他社とオフィススペースを共用することがあるため、情報漏洩のリスクなどもデメリットです。顧客情報や会社の機密事項の漏洩などに備え、共用のインターネット回線のセキュリティも留意する必要があります。
特にレンタルオフィスを利用する場合は、不特定多数の人が出入りするため情報の取り扱いに細心の注意をしてください。セキュリティ上のトラブルを防ぐために、情報取り扱いのルールの策定や研修の実施など、適切な対策をしておくと安心です。
サテライトオフィスには大きく3つのタイプに分けられます。それぞれ魅力や強みが異なるので、設置を検討する際は目的に応じて選ぶことをおすすめします。
一つ目は、都市型サテライトオフィスです。
このタイプは、地方に本社を置く企業が大都市に設置するケースと、都市部に本拠地を置く企業が別の都市に設置するケースがあります。
営業負担を軽減するメリットが見込まれ、第2・第3の営業拠点としても機能します。
郊外型サテライトオフィスは、都市からは少し離れた周辺地域に設置されるタイプです。
都市の企業に勤める従業員の多くは、郊外に居住していることが考えられます。
エリアに、サテライトオフィスを設置することで、通勤時間の短縮や作業効率の向上が期待できます。特に、介護や育児などで通勤時間が制限されている従業員に対して、より働きやすい環境を提供することができるでしょう。
最後は地方型サテライトオフィスです。こちらは、都心部に本拠を置く企業が地方に設置するタイプで、新たな人材の確保や地域の活性化、BCP対策にも役立ちます。
また、拠点を設けることで、エリアでの活動をスムーズに行えるようになるメリットがあります。
これまで、サテライトオフィスとはどういったシステムなのかについて説明してきました。最後に、実際の導入に向けての手順や必要なツールをご紹介します。
サテライトオフィスを導入するためには、以下の手順が必要です。
1. 設置目的の決定
2. 場所・規模の決定
3. オフィスの賃貸契約
4. オフィスの環境整備
5. 運用ルールの制定
6. 運用スタート
サテライトオフィスの導入は、設置目的の検討が最も重要です。
メリット・デメリットを把握した上で、極力デメリットを軽減できるようなルール設定・運用を心がけましょう。
サテライトオフィスを円滑に運用するために、以下のツールが必要です。
クラウドストレージ
コミュニケーションツール
セキュリティツール
勤怠管理ツール
サテライトオフィスの運用において最も懸念されることは、セキュリティリスクとコミュニケーションの不足です。
日頃の業務の性質や企業の特性に応じて、適切なツールを導入することで、安全かつ円滑な業務スタイルを構築しましょう。
サテライトオフィスは、柔軟な働き方を促進し、BCPを強化するなど、企業の利益につながるメリットがあります。しかし、コミュニケーションの課題や進捗管理の難しさなど、デメリットもあり、対策を講じてからオフィス設置が必要です。
サテライトオフィスを導入する際には従業員の意見なども聞きながら、目的や場所の決定、オフィスの環境整備、運用ルールなどを決めていきましょう。多様な人材が働きやすい環境を整え、サテライトオフィスの強みを自社に活かしてください。
サービスオフィスを複数棟、比較検討できます。
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