レンタルオフィスで法人登記は可能？事業のメリットデメリットも解説
オフィスの移転を検討したときに、いまあるオフィスの原状回復をどこまでやるべきかと疑問を持つ人も多いのではないでしょうか。賃貸オフィスでは借りている会社側・事業主に原状回復義務が伴います。本記事ではそんなオフィス移転準備をはじめた担当者に向け、オフィスの原状回復義務の範囲について解説。加えて原状回復をする実際の流れやかかる費用についても紹介します。オフィス移転をスムーズに進めるため、原状回復について把握しましょう。
オフィスの移転を検討したときに、いまあるオフィスの原状回復をどこまでやるべきかと疑問を持った人も多いのではないでしょうか。賃貸オフィスでは借りている会社側・事業主に原状回復義務が伴います。
ただし賃貸住宅の原状回復とは異なる部分があるため、移転に備えて正しい知識を得ておく必要があるでしょう
本記事ではそんなオフィス移転準備をはじめた担当者に向け、オフィスの原状回復義務の範囲について解説します。
加えて原状回復をする実際の流れやかかる費用についても紹介しますので、ぜひ参考にしていただき、オフィス移転をスムーズに進めるため、原状回復について抜かりなく把握しましょう。
まずはオフィスの原状回復義務について、意味と義務の所在を整理してみましょう。
原状回復とは、賃貸物件を退去する際に借りたときと同じ状態に戻すことを指します。
賃貸オフィスでもその原状回復は必要で、借り主は借りた当時と同じ状態に回復させなければいけません。ただし原状回復範囲についての正確な項目は、その要件によって異なっています。
原状回復は法律により借り主に100％の負担義務があるとして、法律でも定められています。
賃借人は、賃借物を受け取った後にこれに生じた損傷（通常の使用及び収益によって生じた賃借物の損耗並びに賃借物の経年変化を除く。以下この条において同じ。）がある場合において、賃貸借が終了したときは、その損傷を原状に復する義務を負う。
ただし、その損傷が賃借人の責めに帰することができない事由によるものであるときは、この限りでない。
引用元：G-Gov法令検索「民法第六百二十一条（賃借人の原状回復義務）」
つまり民法第六百二十一条を要約すると、基本的なオフィス使用による経年劣化による傷みは借り主に原状回復の義務はありません。
一方で通常のオフィス使用を超える損傷があるケースは、原状回復させる義務が生じます。例えばこれはオフィスを借りたときより、アップグレードした設備なども「通常の使用を超える」とみなされることもあるでしょう。
これらは全て借り主が原状回復として工事を依頼し、その費用を支払う必要があります。原状回復は「借りた当時と同レベルに回復をおこなう」という点が争点になるのです。
借り主が100％負担があると聞くと理不尽だと感じる人もいるでしょう。これは借り主の使い方によって劣化や損傷レベルが全く異なることが理由です。
オフィスの内装をどのようにいじり、日々の業務でどの程度消耗するかは、事前に確実な数値として観測することは不可能です。そのため、貸主側も原状回復費用を賃貸取引で盛り込めません。
だからこそ退去時に「自分たちが消耗させた部分は回復して返してください」として、借り主側に原状回復をしてもらうことになっています。
つまり、必要以上の損傷がある部分の修復だけで済むため、きれいにオフィスを使っていれば費用は安く済むでしょう。よくわからない項目で余分にお金を払うこともないという側面もあります。
賃貸契約における原状回復については、国土交通省でもガイドラインが発表されています。ただしこのガイドラインが適用されるのは賃貸住宅で、賃貸オフィスには適用されません。
住宅は住む延長で起こりうる摩耗・劣化で予想ができますが、前述したようにオフィスでの傷みは借り主の使い方次第で異なるためです。つまりオフィスでの原状回復は、一般的な原状回復範囲などと全く異なると考えておく必要があります。
オフィスでの原状回復範囲は、どのように決められているのでしょうか。じつは法律で定められた通常を超える損傷部分以外に、原状回復が必要になる箇所があります。
重要となるのはオフィスを借りた時の契約書の内容です。ここからはオフィスでの具体的な原状回復範囲について解説します。
オフィスでの原状回復は事前の賃貸契約書に、どのように記載されているかで範囲が左右されます。項目としては賃貸借契約書には、原状回復特約として記されています。
オフィス向けの契約として「ハウスクリーニングはしてください」「退去時は機材は撤去してください」といったように具体的な原状回復について決めているケースがあります。
このような原状回復についての明確な指示がある場合は、記された原状回復範囲に基づき原状回復をおこなわなければいけません。
実際に賃貸オフィスでは以下のような原状回復の範囲例があります。
看板・家具・機材・備品の完全撤去
カーペットの撤去
壁紙や天井の張り替え・補修など
照明の撤去・交換
増設した電気回線の撤去・回復
床の張り替え
そのほか任意で増設したものを撤去
全体のクリーニング
これらの原状回復範囲は一例です。まずは契約書を確認し、正確な原状回復の範囲を把握しましょう。
原状回復の範囲例を見ると想像より費用がかかるかもと不安を持ち始める人もいるでしょう。そこで次に原状回復にかかる費用相場を見ていきましょう。
正確な部分はオフィスの傷み具合や契約内容により左右されますが、費用相場を知っておけば、かかる費用に備えることができます。
オフィスが30坪以下のケースは、小規模オフィスに区分されます。小規模オフィスの原状回復費用は、坪単価2～5万円／合計で90～150万円ほどが相場です。
オフィスは大きいほど原状回復部分が増えてしまうため、小規模オフィスでは比較的軽微な費用であることもあるでしょう。
100坪未満のオフィスは、中規模オフィスです。中規模オフィスの原状回復費用は、坪単価3～5万円／合計90～500万円ほどが相場となっています。
中規模オフィスは坪数によって左右されるため、小規模オフィスに近い費用で収まるケースもあれば100坪に近づくほど費用が膨らむケースもあるでしょう。
100坪以上のオフィスは、大規模オフィスになってしまいます。大規模オフィスの原状回復費用は、坪単価5～10万円／合計500～1,000万円が目安です。
大規模オフィスのケースはデスクなどの物理的な備品の数の撤去の数も多いです。また、部屋数やエリアも増えてくるため、原状回復が必要な箇所・数が増えるため、費用も膨らみやすくなっています。
ある程度まとまった原状回復費用をオフィス移転費として盛り込んでおく必要があるでしょう。
次に実際に原状回復を実施するときの流れについて予習していきましょう。主な流れは以下のようになっています。
賃貸契約書を確認する
施工業者を選ぶ
現地調査の実施
見積もりを作成
原状回復工事の実施
原状回復工事終了後引き渡し
基本的にはオフィスの契約満了日までに原状回復を終えて、引き渡しをしなければいけません。間に合うように手続きや原状回復を進めるようにしましょう。
原状回復工事の流れがわかれば、どれぐらいの手間と時間がかかるのか予想しやすいです。以下でそれぞれの工程も見ていきましょう。
まずは原状回復の条件を確認するために、賃貸借契約書を確認しましょう。原状回復の特約について、いずれかの具体的な指示があれば、それに準拠した原状回復をおこなうようにします。
また、もし住宅兼オフィスとしていた場合は、範囲が特殊なケースもあるため注意しながら進めましょう。オフィスとして使用していた部分だけは、オフィスとしての対応が必要なことも考えられます。
賃貸借契約書に施工業者が指定されていれば、指定業者に依頼をします。指定されてないケースなら、自社で施工業者を探しましょう。
なお、原状回復の業者選びでは見積もりを出してもらいましょう。さらに見積もりは1社だけではなく複数社の見積もりを依頼してください。金額の妥当性が判断しやすくなるほか、より依頼したいと思える信頼できる業者を絞ることができます。
依頼する業者を決めたら、オフィスの現地調査を実施してもらいます。原状回復をおこなう場所の確認をおこなうためです。見積もりとあわせて確認をし、依頼箇所をしっかりと確認していきましょう。
もし見積もりの内訳でわからない部分があったら、この時点で確認を取るようにしてください。なお、入念な確認のために何回か確認のやり取りが必要になることもあるため、時間には余裕を持っておきましょう。
次に最終的な見積もりを作成してもらいます。現地調査のうえ、打ち合わせして依頼した工事項目が盛り込まれているか、逆に不明な項目がないかしっかりと確認しましょう。
見積もりに納得できたら、工事開始・終了のスケジュールを確認して、早々に工事を進めてもらいましょう。
施工業者と決めたスケジュールをもとに、原状回復工事が実施されます。なお、ここで大切なのは施工業者に任せっきりにしないことです。工事が適切におこなわれているか監視するために、定期的な進歩報告をしてもらうようにしてください。
また、原状回復工事が依頼通りに進んでいるか確認するために、中間検査をしてもらうことも一般的です。しっかりと確認をして依頼通りに工事を進めてもらいましょう。
なお、原状回復工事にかかる期間は、工事だけで平均2週間～1ヵ月とされます。
原状回復工事が終了すると、施工業者立ち会いのもと、引き渡しがおこなわれます。依頼通りに原状回復はおこなわれているか、項目ごとに確認をします。
また、管理会社の担当者やオーナーなどとも原状回復に問題がないか確認をしましょう。問題が見つからなければ原状回復は終了です。
最後にオフィスの原状回復に関してよくある疑問について、Q＆A方式でわかりやすく解説します。
原状回復～退去までは6ヵ月ほどを見ておくことがおすすめです。施工会社探しや見積もりの比較、その先の工事内容の確認までは意外と時間がかかります。
なお、工事自体は2週間～1ヵ月程度です。ただし損傷が激しいケースでは、1ヵ月以上かかることもあるため、余裕あるスケジュールを組んでおくようにしましょう。
借主負担ではない原状回復工事が含まれていないか、不要なアップグレードがないか確認してみましょう。賃貸借契約書に明記されている原状回復の条件は、基本的に借り主は守る義務があります。
しかし、逆を言えば明記されていない原状回復はやらなくてもよいということです。明記されていない箇所は、貸主側と相談しつつ原状回復工事をおこなわない方向性で進めていきましょう。
また、設備などはあくまでも「原状回復」なため、借りた当時以上のアップグレードは必要ありません。その点でも見積もりを削れる部分がないか確認してみましょう。
原状回復費用を安く抑えるには、以下の点がポイントとなります。
契約内容の徹底確認・・・範囲から不要な項目のコストカットを狙える
管理会社・オーナーに相談・・・傷み具合によっては工事を減らせる
原状回復業者を比較する・・・より安い提案をしてくれる業者を探せる
見積もり内容の確認・・・業者の不要な工事が削れる可能性がある
居抜き物件とする・・・オーナーの許可を得て原状回復をせずに引き渡す
原状回復の費用はオフィスの規模にもよりますが、いずれも安くはありません。少しでも費用を安くするために、できる策は講じておくとよいでしょう。
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オフィスの原状回復は、基本的に100％借り主負担となります。ただし原状回復する範囲については基本的なオフィス使用を超える設備などの傷みに加え、賃貸借契約書に盛り込まれている原状回復についての要項に左右されるため、確認しましょう。
契約書に明記された範囲は必ず原状回復する義務がありますが、書いていない範囲は無理に原状回復をする義務はないので、不要な工事はおこなわないことが大切です。
なお、オフィス規模にもよりますが原状回復工事の施工会社探しからは、平均で半年ほどかかります。スケジュールに余裕を持っておくようにしてください。
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