ビジネスの成長を加速させる、サービスオフィスとは？
サービスオフィスを使うと、どんなメリットがあるのでしょうか？
本記事では、多くの企業がサービスオフィスを選ぶ7つの理由を詳しく解説します。
オフィス設立コストの大幅削減、事業の変化に合わせた柔軟な対応、利便性の高い立地など、サービスオフィスならではの強みをぜひ知ってください。また、サービスオフィス利用時の注意点も押さえておくことも大切です。トラブルを避けて賢く活用するためのポイントを理解しておきましょう。
最後は、実際の活用事例もご紹介します。
あなたにとって、サービスオフィスが選択肢の一つになれば幸いです。
サービスオフィスとは、オフィスとして必要な設備やサービスがあらかじめ整っている賃貸オフィスのことです。
一般的にサービスオフィスは、レンタルオフィスやシェアオフィスと同じような意味で使われることもあります。そこで「受付サービスがあり、共用施設とサービスが充実しているオフィス」と当サイトでは定義し、話を進めます。
サービスオフィスを借りれば、すぐにオフィス機能を使い始められるのが大きな特徴です。個人でオフィスを借りる場合と比べて、初期費用を抑えられるのも魅力の一つ。また、利用できる共用施設やサービスが充実しているため、オフィス運営に必要なさまざまな機能を、スムーズに利用開始できるでしょう。
より詳しい説明は、下記のページで詳しくまとめていますので、併せてご覧ください。
サービスオフィスを利用すると、どんなメリットがあるのでしょうか。
ここでは、多くの企業がサービスオフィスを選ぶ7つの理由を詳しく解説します。コスト削減、柔軟性、利便性など、サービスオフィスならではの強みを知ることで、あなたのビジネスにどんな効果があるのかが見えてくるはずです。
サービスオフィスは、オフィスに必要な設備や家具がすでに整っているため、初期投資を大幅に抑えられます。サービスオフィスを利用することで、以下のようなコストを削減できます。
敷金
一般的なオフィス賃貸では、高額な敷金が必要となりますが、サービスオフィスではこれらの費用が不要または低額です。
内装工事
オフィスの内装工事に必要な費用も不要です。サービスオフィスでは、オフィススペースの内装はすでに整っており、入居者が別途内装工事を行う必要が原則としてありません。
清掃費
清掃費も原則賃料に含まれているため、別途支払う必要がありません。オフィスの清掃は、サービスオフィスの運営会社が定期的に行います。
セキュリティ費用
「入退室管理システム」や「監視カメラや警備員の配置」などが、運営会社の責任のもと完備されています。入居者は、別途セキュリティ費用を支払う必要がありません。
オフィス移転や事業立ち上げ時の時間とコストを大幅に節約できるのは、サービスオフィスの大きな魅力の一つです。初期投資を抑えつつ、充実した設備とセキュリティ環境を利用できるため、スムーズに事業を開始できます。
事業の成長や縮小に合わせて、オフィススペースを柔軟に拡大・縮小できるのもサービスオフィスの特徴です。
一般的なオフィス賃貸では、長期の賃貸契約を結ぶ必要がありますが、サービスオフィスでは短期契約や月単位の契約が可能です。これにより、事業リスクを抑えつつ、状況に応じて最適なオフィス環境を維持することができます。
以下のようなビジネスの変化に対応するために、柔軟な契約が求められる場合があります。
事業が拡大して、社員が増えた
新しいプロジェクトが始まり、一時的に人が増えた
事業が縮小して、オフィスを小さくしたい
繁忙期や閑散期に合わせて、オフィスの広さを変えたい
新しい事業を始めて、部署を増やしたい
地方や海外に拠点を作りたい
経済状況が変わって、事業計画を見直したい
このような状況では、長期の賃貸契約では対応が難しい場合があります。サービスオフィスの柔軟な契約は、ビジネスの変化に素早く対応できる点で大きな利点があります。
また、設備のトラブルや修理などのリスクも提供者が負担してくれるため、オフィス運営に関する手間を省くことができます。
サービスオフィスは、ビジネスの中心地に位置していることが多く、交通アクセスに優れています。以下のような点で、利便性の高い立地が実現されています。
主要な駅から徒歩圏内にある
複数の路線や駅を利用できる
バスや車でのアクセスも良い
高速道路やインターチェンジに近い
空港や新幹線の駅から近い
このような立地の良さにより、クライアントや取引先との面会がスムーズに行えるため、営業活動の効率が上がります。また、スタッフの通勤時間も短縮できるため、働きやすさの向上にもつながります。
さらに、サービスオフィスの周辺には、以下のような施設が充実していることが多いです。
カフェやレストランなどの飲食店
コンビニエンスストア
銀行やATM
郵便局
印刷やコピーのできる店舗
文具や事務用品を販売する店舗
これらの施設が近くにあることで、業務の合間の時間を有効に活用することができます。急な打ち合わせやミーティングにも対応しやすく、業務の効率化につながるでしょう。
サービスオフィスには、ビジネスに必要な設備やサービスが充実しています。以下のような環境が整っています。
会議室
大人数対応の会議室、少人数用の会議室、オンラインミーティング専用ブースなど
レセプションサービス
来客対応やティーサーブ、郵便物や宅配物の受け取り、秘書サービス（オプション）など
打ち合わせスペース
オープンスペース、ラウンジスペース、個室の商談スペースなど
高速インターネット環境（施設による）
共用部の無料のWi-Fi
オフィス機器（施設による）
コピー機、プリンター、スキャナー、シュレッダーなど
ドリンクサービス（施設による）
コーヒー、ソフトドリンクなど
これらの設備やサービスは、高級感のある内装とともに提供されるため、スタッフやクライアントに好印象を与えることができます。オフィス運営に必要な設備を自分で用意する必要が大幅削減され、コストと手間を省くことができるでしょう。
サービスオフィスには、ビジネスをサポートする様々な専門的なオプションサービスが用意されています。以下のようなサービスを利用することで、業務効率を上げることができます。
受付・秘書サービス
会議室予約サービスI
郵便物の取り扱い
その他のビジネスサポート
これらのサービスを利用することで、日常的な管理業務から解放され、本業に集中することができます。サービスの内容や質は、サービスオフィスによって異なるため、自社のニーズに合ったサービスを提供しているかどうかを確認することが大切です。
サービスオフィスには、様々な業種や規模の企業が入居しています。このため、同じ施設内の他企業と交流する機会が多く、新たなビジネスチャンスが生まれる可能性があります。
入居者交流会
セミナーやワークショップ
懇親会やパーティー
こうしたイベントに参加することで、ビジネスに役立つ情報を得たり、パートナーシップを築いたりすることができるでしょう。ただし、すべてのサービスオフィスでこのようなイベントが開催されているわけではありません。
入居者同士の交流を重視するのであれば、コワーキングスペースやシェアオフィスを選ぶのも良いでしょう。サービスオフィスは、オフィス環境やサポートサービスの充実度を重視する企業に適しているといえます。
サービスオフィスは、リモートワークやサテライトオフィスとしても活用できます。柔軟で多様なワークスタイルを実現することで、優秀な人材の採用につなげることができます。以下のような活用例があります。
地方在住の人材の採用
子育て中の社員の雇用継続
フリーランスや副業人材の活用
ワーケーションの実施
フレックスタイム制の導入
ワーケーションの実施
など、サービスオフィスを活用することで、通常のオフィスに通うことが難しい人でも働きやすい環境を整えることができます。また、オフィスの利用時間や利用日数を柔軟に設定できるため、社員のワークライフバランスを支援することもできるでしょう。
サービスオフィスは、たくさんのメリットがある一方で、いくつか気を付けたい点もあります。ここでは、サービスオフィスを選ぶ前に知っておきたい3つの注意点を詳しく説明します。
サービスオフィスは共有スペースなので、自社のブランドイメージを反映しにくいです。
オフィスの内装や設備に対して、自社らしさを出すのは難しいでしょう。そのため、自社ブランディングを優先する企業には向かない場合があります。
サービスオフィスには色々な業種の企業が入居しているため、特定の業界に絞った交流には限界があります。同業他社との情報交換や、業界内でのネットワーク作りを重視する企業にとっては、サービスオフィスでは深い関係を築きづらいかもしれません。
事業が大きくなるにつれて制約が出てくる点も注意が必要です。事業拡大によってオフィススペースが足りなくなる可能性があり、大きな企業や、大人数のプロジェクトチームには適さない場合があります。将来の事業の成長を考えて、オフィスを選ぶことが大切ですね。
サービスオフィスは、ビジネスのニーズに合わせて柔軟に活用できるオフィスとして、様々な業種や規模の企業に選ばれています。ここでは、サービスオフィスを実際に利用している企業の事例をご紹介します。それぞれの事例から、サービスオフィスがどのようにビジネスに役立っているのかを探ってみましょう。
ビジネスエアポートに入居している、社員1名の企業の事例です。
当初はオフィスを構えていませんでしたが、外出先での電源確保やセキュリティ面の不便を感じ、集中して働ける空間を求めてシェアオフィスの利用を検討したそうです。
ビジネスエアポート品川の高級感あるシェアワークプレイスと集中できる個室、そして駅直結のアクセスの良さに惹かれ契約を決めたそうです。事業拡大に合わせて部屋を移動・拡大し、現在ではお客様を迎えるための専用スペースも用意できるほどに成長しました。また、居室内のカスタマイズにも力を入れ、「家でも外でもない空間」をコンセプトに畳を敷くなど、お客様に驚かれるような工夫をしているとのことです。
長年利用し続けている理由は、飽きがこないことと安心感だそうです。拠点ごとに雰囲気が異なるため、気分やお客様に合わせて打ち合わせ場所を選べる点も魅力だと語っています。シェアオフィスを活用することで、小規模ながらも事業の成長と共に快適なオフィス環境を維持できているようです。
出典：ビジネスエアポート
クロスオフィスに入居する、航空会社の総代理店をする、社員5名ほどの企業の事例です。
チケット販売の営業活動や、国土交通省への書類申請などを主な業務としており、霞が関へのアクセスを考慮して都心部でのオフィス探しを進めていたとのこと。
当初はサービスオフィスを検討していなかったそうですが、紹介でクロスオフィス見学すると、立地の利便性やサービスの高さに魅力を感じ契約に至ったそうです。航空・旅行系の企業が集まるエリアにあり、全国から来る来客にとって訪問しやすい立地であること。そして、VIPを迎えるのにふさわしい上質な雰囲気の施設であることが決め手に。
現在は在宅勤務が基本になりつつも、他拠点も利用することで、営業スタッフとの打ち合わせや出張先での作業にも対応できると考えているそうです。
出典：クロスオフィス
H¹Oに入居する、IT業界のネットワークインフラを提供する、創業34年目の企業の事例です。
本社が手狭になってきたことと、東京からの出張者が集まることで生まれる「密」を避けたいという想いから、オフィス移転を検討していたそうです。
H¹O新大阪を選んだ決め手は、ラウンジや会議室など、様々な設備を利用できる点だったとのことです。居室自体がそこまで広くなくても、働けるスペースが広がるという期待を持ったから。また、以前からH¹Oの綺麗なオフィスに憧れを抱いていたことも契約を後押ししたようです。
H¹O新大阪への移転後、社員のモチベーションが高まり、女性社員の採用につながったとのこと。魅力的なオフィス環境と新しい働き方の実践が、採用面での強みになっているようです。
出典：H¹O
最後に冒頭でお伝えした、サービスオフィスの7つのメリットを振り返りながら、このページの重要なところを振り返ってみたいと思います。
オフィス準備コストの大幅削減
柔軟な契約でビジネスの変化に対応
利便性が高く営業活動しやすい立地
充実した設備とサービスのあるオフィス環境
様々な業務バックアップサービスあり
人脈が増え、ビジネスチャンス拡大
多様なワークスタイルで優秀な人材を採用
こうしたメリットによって、小規模事業者から大企業まで、様々な規模の企業に利用されていることがわかりましたでしょうか？
しかし、魅力的なメリットが並ぶ一方で、注意点もありますね。
長期利用でのコスト増加
ブランディングの制約
プライバシーや機密保持の不安
特定業界交流の難しさ
事業成長に伴う制約など
こうした注意点も含めてサービスオフィスを比較していただき、自社のニーズに合った場所を選んでくださいね。
サービスオフィスを複数棟、比較検討できます。
気になる物件を選び、条件や設備などの違いを確認してみましょう。一覧表で比較ができる便利な機能です。比較資料としてご利用ください。
